¿Cuál es el primer problema a vencer para implementar un ERP?

Estamos en una época en la que la tecnología representa grandes oportunidades para las organizaciones, tal es el caso de los sistemas ERP. Sin embargo, adoptar estas nuevas herramientas no siempre es sencillo, pues se deben enfrentar diversos desafíos.

Uno de los principales problemas a vencer al implementar un ERP es la resistencia al cambio por parte de los colaboradores. Misma que surge, en gran medida, porque un ERP no es solo un sistema informático, sino una herramienta que modifica procesos de negocio y requiere que los empleados ajusten su forma de trabajar, sus tareas y sus conocimientos; lo que inevitablemente genera dudas, inseguridades u objeciones.

• Resistencia al cambio al implementar un ERP y cómo resolverla: VIDEO
• ¿Qué causa la resistencia al cambio al implementar un ERP?
• 10 consejos para combatir la resistencia al cambio de los empleados  

Los estudios demuestran que casi el 70% de los proyectos ERP fracasan debido a la resistencia de los usuarios y a una gestión deficiente del cambio. Esto evidencia que el factor humano, su disposición y compromiso para adaptarse a las nuevas herramientas y procesos, es determinante para el éxito de la implementación.

En este artículo, exploraremos las razones por las que los empleados suelen mostrar resistencia durante la implementación de un ERP y compartiremos consejos prácticos para que tu empresa logre superar este desafío y alcanzar una transición tecnológica exitosa.

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Resistencia al cambio al implementar un ERP y cómo resolverla: VIDEO

¿Qué causa la resistencia al cambio al implementar un ERP?

Comprender las razones detrás de esta resistencia es fundamental para que los líderes sepan cómo gestionarla y convertirla en una oportunidad de crecimiento. Desarrollar estrategias que reduzcan las inseguridades y fomenten la confianza es clave para anticiparse a las dudas y objeciones que surgen en este tipo de procesos.

Existen múltiples factores que pueden detonar la resistencia al cambio durante la adopción de un ERP, en nuestra experiencia, los más frecuentes son:

• Miedo y temor. Este es uno de los principales detonadores de resistencia y puede manifestarse de diversas formas:
  • Miedo a lo desconocido, la incertidumbre ante un sistema nuevo y complejo.
  • Miedo al fracaso, temor a no adaptarse correctamente o cometer errores en el uso del ERP.
  • Inseguridad ante nuevas formas de trabajo; por ejemplo, resistencia a abandonar rutinas y procesos tradicionales.
  • Temor a perder poder o relevancia dentro de la organización, sobre todo en quienes dominaban los procesos anteriores.
  • Miedo a no contar con las habilidades necesarias o incluso a no aprender lo que el nuevo sistema requiere.
  • Ansiedad por la llegada de nuevo talento que pueda desplazar funciones ya establecidas.
    
    
• Falta de información sobre el proyecto. La ausencia de comunicación clara y oportuna genera incertidumbre, rumores y especulaciones. Cuando los colaboradores desconocen los objetivos, alcances y beneficios de la implementación, es natural que surja resistencia.
  
  
• Amenaza de cambios estructurales. La adopción de un ERP suele implicar ajustes en organigramas, reasignación de funciones y redefinición de responsabilidades. Esto puede percibirse como una amenaza al estatus laboral actual.
  
  
• Incertidumbre sobre la estabilidad laboral. Algunos colaboradores asocian la modernización tecnológica con despidos o reestructuras. Esta duda, aunque no siempre tenga fundamento, suele generar resistencia significativa.
  
  
• Preocupación por la carga de trabajo. Surgen cuestionamientos sobre si la implementación del ERP aumentará o reducirá las tareas diarias. En algunos casos, el temor es que el aprendizaje del sistema se convierta en una carga extra no reconocida. De aquí la necesidad de hacer un plan de capacitación bien estructurado que brinde tranquilidad a los empleados.  
  
  

• Otros factores adicionales:
  • Resistencia cultural a la innovación o a los procesos estandarizados.
  • Falta de acompañamiento y capacitación continua.
  • Experiencias previas negativas con otros proyectos tecnológicos.
  • Desconfianza en el liderazgo o en la visión del proyecto.

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10 consejos para combatir la resistencia al cambio de los empleados

Todo cambio genera incertidumbre. Por ello, es fundamental que los directivos, desde su rol de liderazgo, la reduzcan creando un entorno de confianza y transparencia. Con base en nuestra experiencia en implementaciones de ERP, queremos compartirte algunas estrategias clave para asegurar que tu proyecto de adopción alcance resultados óptimos desde el inicio hasta su consolidación.

• Forma un equipo multidisciplinario responsable del proyecto. En todo proceso de cambio tecnológico, contar con un equipo sólido es fundamental. Reunir líderes de las distintas áreas de la empresa no solo enriquece el proyecto con visiones diversas, sino que también facilita la participación y el compromiso de sus equipos. Además, este grupo de líderes juega un papel clave al impulsar y “vender” el proyecto internamente, generando confianza y respaldo en toda la organización.
  
  
• Realiza un “kick off” oficial del proyecto. Una presentación formal a toda la empresa es clave para involucrar a los colaboradores y hacerlos sentir parte del cambio. Durante esta reunión, se debe comunicar claramente los objetivos del proyecto, su carácter estratégico para la organización y cómo impactará en las actividades de cada área. 
  
  

• Permite a los colaboradores aportar ideas sobre sus procesos y actividades. Los proyectos generan mayor apoyo cuando las personas participan activamente y comprenden su propósito. En implementaciones de cambio tecnológico y de procesos, es especialmente importante involucrar a los empleados, permitiéndoles aportar ideas y sugerencias en el análisis de sus procesos de trabajo. 
  
  

• Organiza reuniones periódicas de seguimiento. A medida que el proyecto avanza, es fundamental mantener visibilidad y transparencia mediante reuniones periódicas de seguimiento. En estas juntas se deben presentar avances, ajustes, logros y decisiones tomadas, así como los beneficios futuros de la implementación. Involucrar a los colaboradores en las decisiones pertinentes les permite sentirse parte del cambio y familiarizarse con la herramienta, reduciendo la resistencia al final del proyecto.
  
  

• Invierte en capacitación para tu equipo. La incertidumbre y la falta de confianza en sus habilidades son factores clave que generan resistencia al cambio tecnológico. Por ello, es fundamental ofrecer capacitación práctica y, si es posible, realizar pruebas piloto o simulacros fuera del entorno operativo, para permitir que el equipo se familiarice con la herramienta.
  
  

• Permite al empleado cometer “errores” dentro de un ambiente seguro. La práctica en la utilización del sistema en un ambiente de pruebas es de vital importancia para que los colaboradores disminuyan su inquietud hacia la nueva herramienta. No debe existir el temor de causar una falla o de un error que pueda poner en riesgo información de la empresa. Así, al ganar confianza poco a poco irán bajando la guardia hacia la solución y conociendo la solución para obtener el mayor provecho.

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• Mantén una actitud positiva y comunicación abierta. Escucha a la gente que tenga mayor resistencia al cambio con una actitud empática, atendiendo sus inquietudes. En este proceso es importante que las personas sientan la confianza de externar sus dudas y saber que cuentan con el apoyo en caso de tener alguna dificultad. 
  
  

• Conserva la identidad de tu empresa. Durante todo este proceso, es primordial que tus colaboradores no tengan la falsa percepción de que la empresa y su esencia están cambiando. Elige el ERP que mejor se adapte a tu negocio, de esta manera, además de las ventajas evidentes para tu organización, permitirá que tu equipo de trabajo esté más cómodo con el cambio.
  
  

• Involucra desde el inicio a los líderes de la organización. Los líderes de tu compañía deben de ser el ejemplo a seguir para tus empleados, si ellos no participan en el proyecto o no creen en él, la aceptación por parte de toda la organización será difícil de lograr. 
  
  

• Apóyate de un consultor especialistas en soluciones ERP. La implementación de un ERP puede llegar a ser compleja y frustrante, por eso el apoyo de un consultor te ahorrará mucho tiempo y esfuerzo. La consultoría de Corponet permite optimizar los tiempos y procesos para acelerar la implementación sin interrumpir tus operaciones. 

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Siguiendo estos consejos, tus colaboradores podrán adoptar con mayor facilidad la nueva solución ERP y comenzar a percibir sus beneficios en menor tiempo. La gestión del cambio tecnológico, sea cual sea el tamaño de tu empresa, es fundamental para transformar la mejora de procesos y la implementación de un ERP en resultados concretos de negocio.

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Julio Castro | Director General CorpoNet | SAP Business One México