¿Qué es el análisis de procesos en la implementación de un ERP?

Cada día son más las empresas que apuestan por alcanzar altos niveles competitivos a través de la optimización de sus procesos, implementando soluciones que les permitan integrar y automatizar cada parte de la organización, como por ejemplo un sistema ERP.

Sin embargo, en algunas ocasiones, luego de realizar un gran esfuerzo humano y financiero el proyecto y la herramienta no logran el objetivo que se perseguía ¿Te preguntas por qué ocurre esto? ¿Quién pudo haber fallado, el proveedor o los empleados?

Tomar la decisión de implementar un software ERP en tu empresa es un tema de suma importancia. Este tipo de tecnología a pesar de ser una gran aportación para la operación y administración del negocio, puede tener sus complejidades, que de ser ignoradas podrían causar que el proyecto resulte más costoso o que su desarrollo se prolongue más de lo previsto.

Por tal razón, es vital contar con una metodología de implementación adecuada y además, realizar un análisis previo a ella; es decir, llevar a cabo un diagnóstico profundo de las necesidades de la empresa, el cual permita documentar todos los aspectos y necesidades que deberá cubrir el sistema ERP. Aunado a eso, es importante que el proveedor seleccionado colabore con la ejecución de principio a fin y asuma el compromiso de cumplir y hacer todo lo necesario para garantizar que se cumplan exitosamente los objetivos del proyecto.

Este paso previo a la implementación, es conocido como el análisis de procesos. En esta edición de Corponet, te platicamos en qué consiste y las razones por las que esta fase es considerada una de las más importantes de todo el proyecto.

¿Qué es el análisis de procesos en la implementación de un ERP?

El análisis de procesos consiste en una entrevista  que se realiza entre el proveedor de software ERP y los responsables de cada uno de los departamentos de la empresa. La misma tiene la finalidad de definir y establecer una base de las necesidades y los requerimientos que tu negocio tiene con respecto al proyecto de implementación ERP.

Luego de esto, el proveedor ERP es el encargado de analizar la información y entregar a los involucrados un documento con una proyección del alcance del proyecto y la propuesta económica. Una vez que todos estos temas estén asegurados y alineados, es el momento en el que los ejecutivos determinan si la solución y el proveedor son aceptados o no.

Son muchos los beneficios que tiene el realizar un análisis de procesos durante la evaluación de un sistema ERP, pero sin duda uno de los principales y el cual vale la pena destacar es que te permite contar con una visión mucho más clara del alcance que puede tener este proyecto en tu empresa.

Básicamente, te permite conocer con sinceridad qué impacto tendrá esta inversión en tu negocio. A continuación, te compartimos algunas otras ventajas que brinda el realizar un análisis de procesos en tu empresa:

• Te permite evaluar si tu posible proveedor está tomándose el tiempo de conocer tu empresa y realizando un esfuerzo por ofrecerte soluciones adaptadas a los procesos, problemáticas y necesidades de tu negocio.

Recuerda que el proveedor del software ERP que elijas se convertirá en un aliado para tu empresa. Por lo que es muy importante verificar su reputación, experiencia, calidad de servicio, su dominio con el tema e incluso, la manera en la cual se relaciona con tus colaboradores.  En resumen, esta fase te brinda la posibilidad de definir y despejar las dudas acerca del proveedor a contratar.

• Permite conocer las expectativas, inquietudes, aportaciones y comentarios que cada área de tu empresa tienen sobre la solución, lo cual es sumamente importante para comenzar a integrarlos en el proceso.
• Por último pero no menos importante, realizar un análisis previo a la implementación de un software ERP te permite conocer a fondo todos los procesos que conforman la parte operativa de tu negocio, detectar oportunidades de mejora y realizar todos los ajustes que sean necesarios para garantizar el éxito del sistema.

La implementación de un sistema ERP debe estar siempre basada en una correcta evaluación y análisis, contar con una metodología que te permita instalar esta solución en tu empresa es vital para garantizar su éxito y buen funcionamiento.

El éxito del proyecto no depende sólo de la calidad de la solución, del servicio ofrecido por el partner o de la inversión realizada, sino que también influye en gran medida el análisis de procesos realizado de manera previa a la implementación.

Recuerda siempre que, lo que es bueno para algunas empresas, puede que no sea lo más adecuado para la tuya. Por eso es muy importante no dejar a un lado esta importante fase en el proyecto de implementación de un ERP.

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 Julio Castro | Director General CorpoNet