¿Qué es la gestión de activos fijos y cómo se realiza?

El crecimiento de una empresa no solo depende de sus ingresos, sino también de la eficiencia con la que gestiona sus recursos. Por esta razón, la gestión de activos fijos se vuelve fundamental para las organizaciones. Administrar adecuadamente los bienes tangibles de una empresa garantiza su disponibilidad y prolonga su vida útil, pero también impacta en la eficiencia operativa y en la capacidad de respuesta ante oportunidades del mercado. 

Tabla de contenidos: 

• ¿Qué son los activos fijos?
• ¿Qué es la gestión de activos fijos?
• ¿Por qué es importante el control de los activos fijos?
• Ejemplos de activos fijos que se deben gestionar
• ¿Cómo un software de activos fijos ayuda en su gestión?
• Beneficios de la gestión de activos fijos

Una gestión de activos eficiente puede, de hecho, transformar por completo la operativa de una compañía. Según un estudio de ARC Advisory Group, las empresas que implementan software de gestión de activos empresariales han experimentado un incremento promedio del 24% en su eficiencia operativa. Este dato evidencia la importancia de adoptar sistemas que permitan un control integral de los activos, impulsando simultáneamente la productividad en el camino hacia un crecimiento sostenido.

En este artículo, analizaremos por qué la gestión de activos fijos es un elemento clave para el éxito de las empresas. Descubrirás qué es la gestión de activos fijos y lo que implica, conocerás ejemplos concretos que ilustran su aplicación, y comprenderás cómo el uso de un software especializado puede optimizar su administración, junto con los beneficios que aporta a la productividad y eficiencia de la organización.

¿Qué son los activos fijos?

Antes de hablar de por qué es necesario gestionar los activos fijos, primero conviene aclarar a qué nos referimos. Un activo fijo es un bien propiedad de la empresa que no se espera convertir en efectivo a corto plazo y que resulta fundamental para el funcionamiento de sus operaciones. Por ejemplo, puede tratarse de la maquinaria con la que se fabrican los productos o del camión utilizado para su transporte.

En la actualidad, los activos fijos abarcan tanto bienes tangibles como intangibles. Entre ellos se incluyen muebles, equipos de oficina, maquinaria, inmuebles, vehículos, inversiones y derechos de patente, entre otros; todos esenciales para el desarrollo y la sostenibilidad del negocio.

¿Qué es la gestión de activos fijos?

Y entonces ¿qué es la gestión de activos? Se trata de un proceso fundamental para cualquier empresa, ya que implica la administración, el control y la optimización de los bienes que forman parte de su infraestructura y que son indispensables para la operación diaria. Se trata de supervisar los activos físicos a lo largo de todo su ciclo de vida, asegurando que cada inversión genere el máximo valor posible.

Este proceso es fundamental porque los activos fijos representan inversiones considerables y su correcto manejo impacta directamente en la eficiencia, la productividad y la planificación financiera de la organización.

La gestión de activos fijos se divide en varias etapas clave:

• Adquisición: En esta fase se registran los nuevos activos, documentando información esencial como el costo, la fecha de compra, el proveedor y el número de serie.
  
  
• Uso y mantenimiento: Durante la vida útil del activo, se monitorea su ubicación, estado e historial de mantenimiento.
  
  
• Depreciación: Con el tiempo, los activos pierden valor debido al desgaste, el uso o la obsolescencia. La gestión de activos calcula y registra esta depreciación.
  
  
• Disposición: Cuando un activo deja de ser útil, se decide si se vende, desecha o transfiere. En esta etapa se actualizan los registros para reflejar la salida del activo y cualquier ganancia o pérdida asociada.
  
  

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¿Por qué es importante el control de los activos fijos?

Video: Conoce el sub-modulo de activos fijos de SAP Business One

Si consideramos que los activos fijos son la base sobre la que se sostiene la operación diaria y, en muchos casos, constituyen una parte importante del patrimonio corporativo; entonces llevar un control riguroso de estos recursos es una práctica para garantizar la estabilidad y crecimiento de la organización. Estas son algunas buenas razones: 

• Asegura que la contabilidad refleje con precisión la realidad de la empresa. Una gestión adecuada evita distorsiones en los estados financieros y ofrece una imagen fiel de la situación patrimonial.
  
  
• Ayuda a tomar decisiones con mayor certeza. En el terreno financiero, disponer de información clara y actualizada sobre los activos permite tomar decisiones estratégicas informadas.
  
  
• Facilita calcular de manera correcta la amortización de cada activo. Esto impacta en la determinación de impuestos, ayuda a evitar sanciones y mejora la planificación tributaria
  
  
• Ofrece información valiosa sobre el estado, uso y ubicación de cada bien. Con ello, las empresas pueden anticipar necesidades de mantenimiento, programar reemplazos de maquinaria y evitar compras innecesarias. A su vez, este nivel de control contribuye a prevenir pérdidas por robos o extravíos.
  
  
• Facilita una auditoría más concisa. Un registro detallado de los activos permite solventar observaciones tanto en revisiones internas como externas, fortaleciendo la transparencia y el cumplimiento de normas de control.
  
  

Ejemplos de activos fijos que se deben gestionar

No importa si se trata de una institución médica, una empresa de transporte o un centro educativo; en todos los casos, los activos fijos representan inversiones que requieren control y seguimiento. A continuación, algunos ejemplos clave:

• Maquinaria. En sectores industriales y manufactureros, la maquinaria es el corazón de la producción. Gestionarla significa llevar un registro detallado de su vida útil, programar mantenimientos preventivos y prever reemplazos cuando sea necesario. 
  
  
• Equipo de cómputo. Su gestión implica controlar inventarios, actualizaciones de software y políticas de renovación tecnológica. Esto mejora la productividad de los colaboradores y protege la seguridad de la información corporativa.
  
  
• Instalaciones. Gestionarlas incluye el seguimiento de su mantenimiento, el cumplimiento de normativas de seguridad y la correcta depreciación en los libros contables. Un control adecuado ayuda a preservar su valor y extender su vida útil.
  
  
• Aeronaves. En aerolíneas o compañías que dependen de la aviación corporativa, las aeronaves constituyen activos de alto costo y alta regulación. Su gestión abarca desde el registro de vuelos hasta inspecciones técnicas periódicas exigidas por autoridades aeronáuticas.

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• Equipo hospitalario. Una gestión adecuada asegura que estos equipos funcionen bajo estándares normativos, se programen calibraciones y se eviten riesgos para los pacientes. 
  
  
• Equipo de transporte. Una gestión eficiente permite reducir costos operativos, extender la vida útil de las unidades y garantizar entregas puntuales.
  
  
• Equipo de audio y video. Gestionarlo implica inventariar cada unidad, dar seguimiento a su estado y programar renovaciones tecnológicas para asegurar calidad en la transmisión de mensajes y en la experiencia del usuario final.

¿Cómo un software de activos fijos ayuda en su gestión?

Gracias a los avances tecnológicos, la gestión de activos puede realizarse hoy de manera rápida y eficiente, prácticamente con un par de clics. Un software de activos fijos, como el ERP SAP Business One, se convierte en una herramienta esencial para pequeñas y medianas empresas que buscan optimizar la administración de sus bienes. 

Este tipo de solución permite llevar un control detallado y automatizado de cada activo, y brinda la posibilidad de conocer el estado de los activos, su número de serie, generar alertas de mantenimiento y rastrear su ubicación, ya sea dentro o fuera de la empresa, facilitando una gestión integral y confiable. Entre los principales beneficios que ofrece un software para gestión de activos fijos se encuentran:

• Planificación precisa de la depreciación: Permite calcular la depreciación utilizando métodos como el “Control del periodo de línea recta” y con base mensual, asegurando que los registros contables reflejen la realidad económica de la empresa.
  
  
• Administración centralizada de información: Los datos maestros de cada activo, desde su adquisición hasta su baja, se registran de manera organizada, evitando pérdidas de información y errores manuales.
  
  
• Gestión de compras y ventas de activos: Se pueden procesar operaciones mediante documentos como facturas, notas de crédito y facturas de reserva, facilitando la trazabilidad de cada movimiento.
  
  
• Control financiero automatizado: La creación de pagos con descuentos en efectivo y la generación automática de notas de crédito vinculadas a los activos agilizan la contabilidad y reducen la carga administrativa.
  
  
• Flexibilidad en la clasificación de activos: Es posible cambiar la clase de un activo mediante documentos de transferencia, aplicar más de un conjunto de cuentas contables y realizar apreciaciones de activos con su correspondiente registro contable.
  
  
• Revalorización y análisis avanzado: La revalorización de activos y la aplicación de multidimensiones en contabilidad de costos permiten un seguimiento integral de su desempeño financiero.
  
  
• Informes completos y actualizados: Los módulos de SAP Business One generan reportes de estado, transacción e importación de activos fijos, facilitando la toma de decisiones.

El submódulo de Activos Fijos de SAP Business One es una función ofrecida para que las pequeñas y medianas empresas en crecimiento tengan la posibilidad de manejar, ingresar y mantener la información referente a sus Activos Fijos, de acuerdo a las exigencias legales y considerando su depreciación.

Beneficios de la gestión de activos fijos

Para las empresas que buscan optimizar sus recursos y maximizar su rendimiento, la adopción de un sistema de gestión de activos es una necesidad. Este tipo de software va más allá del simple inventario, ofreciendo una visión integral del ciclo de vida de cada activo. Entre sus beneficios principales, podemos citar:

• Optimización financiera y planificación estratégica. Un software para control de activos proporciona una visibilidad completa de la infraestructura de la empresa, lo que permite una planificación financiera mucho más precisa.
  
  
• Rastreo y visibilidad total de los activos. Uno de los desafíos más comunes en las empresas es saber la ubicación exacta y el estado de cada activo. Un software para gestión de activos resuelve este problema al permitir un seguimiento meticuloso. Esta capacidad de rastreo elimina las suposiciones y reduce la pérdida o el robo de equipos.
  
  
• Mantenimiento proactivo y reducción de costos. El software permite programar mantenimientos preventivos basados en las horas de uso o el tiempo, en lugar de esperar a que ocurra una falla. Esta programación reduce drásticamente los costos de reparación de emergencia y minimiza el tiempo de inactividad no planificado.
  
  
• Eficiencia operacional y mayor disponibilidad. El personal puede dedicar menos tiempo a la búsqueda de equipos o la gestión manual de registros, y más a sus tareas principales. Además, al garantizar que los activos estén en óptimas condiciones y listos para su uso, el sistema aumenta la disponibilidad de los mismos.
  
  
• Toma de decisiones informada y cumplimiento normativo. La capacidad de este tipo de software para generar informes detallados y analizar datos históricos proporciona una base para la toma de decisiones, al identificar tendencias de uso, evaluar el retorno de la inversión de activos específicos y planificar futuras adquisiciones con confianza.

La gestión de activos fijos es un factor que influye en la rentabilidad, la eficiencia operativa y el crecimiento de las organizaciones. Contar con herramientas especializadas como el submódulo de Activos Fijos de SAP Business One permite llevar un control detallado del ciclo de vida de cada bien, automatizar cálculos de depreciación, optimizar mantenimientos y garantizar información confiable para la toma de decisiones.

Sin embargo, la clave no está únicamente en la tecnología, sino en cómo se implementa. Por esta razón, Corponet aporta el conocimiento, la experiencia y el acompañamiento necesarios para adaptar SAP B1 a las necesidades específicas de cada empresa, asegurando que la solución no sólo funcione, sino que genere valor al negocio.

Si tu empresa está lista para dar el siguiente paso hacia una gestión de activos más eficiente, contáctanos hoy mismo y descubre cómo podemos ayudarte a transformar la administración de tus recursos en una ventaja competitiva.

Julio Castro - Director General | SAP Business One Monterrey