¿Qué son los activos fijos? Control, depreciación y ejemplos en la era digital

¿Aún estas apuntando en un cuaderno los muebles y equipos de oficina que posee tu empresa? Es extraño ver como algunos líderes de negocios buscan tener ganancias y resultados como los grandes manteniendo los procesos de los más pequeños. Los activos fijos tienen un importante valor patrimonial y financiero para tu negocio, es por eso que resulta muy importante controlarlos correctamente.

En este post platicaremos un poco sobre qué son los activos fijos, su depreciación y cómo la tecnología puede ayudar a contabilizarlos de una forma simple y eficiente.

¿Qué son los activos fijos?

Un activo fijo es un bien de la empresa que no puede convertirse en liquidez a corto plazo y que normalmente es necesario para el funcionamiento de la empresa como por ejemplo, esa máquina con la que fabricas tus productos, o el camión que utilizas para transportarlos.

Otros ejemplos de activos fijos en la era digital podrían ser: muebles, equipo de oficina, maquinaria, inmuebles, inversiones, derechos de patente, equipos de transporte, etc.

Los activos fijos tienen una importancia fundamental en los negocios grandes y pequeños, ya que si se posee la información correcta, se puede conocer el pasado, vigilar el presente y programar el futuro de las inversiones del negocio, tanto a corto como a largo plazo. Para lograr esto, es necesario considerar las necesidades propias de la empresa y evaluar las políticas con las que cuentan para la planificación o gestión de sus activos.

Para una adecuada gestión de los también llamado activos no circulantes de una empresa, es necesario identificar y contar con la información precisa de los bienes que lo componen, disponiendo de sus principales datos, por ejemplo, código (incluso a nivel del número de parte/componente) descripción, estado, ubicación física, valor, vida útil, depreciación, entre otros.

 ¿Por qué es importante el control de los activos fijos?

Llevar un control de los activos fijos es un asunto tan serio como importante, pues implica conocer dónde y en qué estado están los objetos de propiedad de la empresa.

Puede que en una pequeña o mediana empresa hacer un inventario de los activos no sea una tarea demasiado engorrosa, pero esta es una actividad que mal efectuada puede acarrear consecuencias negativas, como por ejemplo la pérdida o deterioro de la maquinaria. 

Cuando una empresa lleva un correcto control en la depreciación de activos fijos obtiene ventajas como:

• Capacidad de llevar adelante información cruzada con los estados financieros

• Conocimiento sobre el valor de cada activo y su respectiva vida útil, ubicación estado y personal responsable a su cargo.

• Capacidad para tomar mejores decisiones en cuanto a inversión de activos

• Mayor aprovechamiento de sus activos fijos

• Conocimiento de los periodos de mantenimiento, transferencias y cualquier movimiento que se haya realizado con cada activo fijo.

Video: Conoce el sub-modulo de activos fijos de SAP Business One

¿Cómo un software de activos fijos puede ayudar a contabilizarlos de manera fácil y directa?

La tecnología ha logrado que los procesos de oficina que antes tomaban muchas horas ahora puedan ser resueltos en un par de clics, como por ejemplo, la contabilización de los activos fijos y de su respectiva depreciación o amortización.

Un software de activos fijos como el ERP de SAP Business One te permite contar con una buena gestión administrativa de los activos de tu empresa. Estos son ejemplos de algunos de sus beneficios como:

• Planificación al día de la depreciación de los activos fijos de tu empresa utilizando el método de depreciación llamado “

  Control del periodo de línea recta

  ”

• Cálculo de la depreciación de los activos fijos con base mensual

• Administración de la información relacionada con activos fijos en datos maestros de artículos

• Compra y venta de activos fijos utilizando documentos como facturas, notas de crédito, facturas de reserva, etc.

• Creación de pagos de descuento en efectivo para los activos fijos adquiridos y descuento automático de la parte descontada de los activos fijos creando automáticamente una nota de crédito de capitalización.

• Cambio de la clase de activo de un activo fijo creando un documento de transferencia.

• Apreciación de un activo fijo y creación de su respectivo documento.

• Aplicación de más de un conjunto de cuentas a cada activo, de modo que la depreciación y las transacciones puedan contabilizarse en más de un conjunto de asientos al mismo tiempo.

• Revalorización de activos fijos.

• Aplicación de multi-dimensiones a los activos en la contabilidad de costos.

• Creación de informes como: informe de estado, de transacción e importación de activos fijos.

El sub-módulo de Activos Fijos es una nueva función ofrecida para que las pequeñas y medianas empresas en crecimiento tengan la posibilidad de manejar, ingresar y mantener la información referente a sus Activos Fijos, de acuerdo a las exigencias legales y considerando su depreciación.

Con SAP Business One tu empresa puede controlar de una manera sencilla e intuitiva todos los registros, capitalizaciones, desincorporaciones y depreciaciones de los activos fijos.

¿Aún no cuentas con un software como este en tu empresa? El software ERP de SAP Business One y su sub-módulo de activos fijos ha demostrado a través de casos de éxito y escenarios reales el gran aporte que puede hacer en las pequeñas y medianas empresas de las distintas industrias. Sus distintas funcionalidades en el área de finanzas, producción, inventarios, compras, ventas, CRM, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, bancos, etc. son la mejor opción para que tu empresa logre alcanzar niveles de productividad y crecimiento nunca antes vistos.

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Julio Castro - Director General | SAP Business One Monterrey