Cómo medir el ROI de un proyecto ERP y su importancia en las empresas

En la actualidad, las Pequeñas y Medianas Empresas (PyMEs) se encuentran en un constante desafío por mantenerse competitivas. En este contexto, la implementación de sistemas ERP se ha convertido en una herramienta indispensable para optimizar la gestión empresarial y mejorar la eficiencia operativa. Sin embargo, el éxito de un proyecto va más allá de la simple adopción de tecnología, implica una evaluación exhaustiva del Retorno de la Inversión (ROI) asociado.

Tabla de contenido:

¿Qué es el ROI?

Importancia de analizar el ROI en tu proyecto ERP

Factores que influyen en el ROI de un proyecto ERP

¿Cómo calcular el retorno de la inversión del ERP?

De acuerdo con un informe, cuando se les pidió a las empresas que seleccionaran áreas donde el ERP producía Retorno de Inversión, las tres respuestas principales fueron costos de TI reducidos (40%), niveles de inventario reducidos (38%) y tiempo de ciclo reducido (35%). Estos hallazgos subrayan la importancia de comprender y cuantificar el impacto económico de la adopción de un sistema ERP, especialmente para las empresas en crecimiento, que suelen operar con recursos financieros limitados y enfrentar restricciones presupuestarias significativas.

Comprender y cuantificar el impacto económico de la adopción de un sistema ERP es fundamental para tomar decisiones informadas y maximizar los beneficios obtenidos. En este blog post, exploraremos la importancia de analizar el ROI en proyectos de implementación de ERP, destacando cómo este enfoque estratégico puede ser un factor determinante para el éxito empresarial.

¿Qué es el ROI?

En el mundo empresarial, el término ROI es una sigla que ha ganado una enorme relevancia; sin embargo, para muchos, puede resultar un concepto abstracto o desconocido. ¿Qué significa realmente? ¿Y por qué es crucial para cualquier empresa? 

ROI proviene del inglés Return on Investment, que en español se traduce como "Retorno de la Inversión". En términos simples, el ROI es una métrica que se utiliza para evaluar la rentabilidad de una inversión o proyecto. Es una medida que te indica cuánto beneficio o utilidad se ha generado en relación con el costo de la inversión.

La fórmula básica para calcular el ROI es la siguiente:

ROI= (Beneficio−Costo) / Costo ×100

Su importancia radica en que permite a la empresa evaluar la eficacia de las inversiones, comparar la rentabilidad de diferentes proyectos o estrategias, optimizar el rendimiento y maximizar los beneficios, así como justificar inversiones futuras.

Importancia de analizar el ROI en tu proyecto ERP

La implementación de un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) es un paso significativo para cualquier empresa, ya sea grande o pequeña. Estos sistemas integran y gestionan una amplia gama de procesos empresariales, desde la gestión de inventario y compras, hasta la contabilidad y recursos humanos. Sin embargo, antes de embarcarte en la implementación de un ERP, es crucial analizar el ROI (Retorno de Inversión) de tu proyecto para garantizar que la inversión sea beneficiosa para tu empresa a largo plazo. 

Estas son algunas buenas razones por las que es importante analizar el ROI en un proyecto de ERP.

1. Permite evaluar costos y beneficios
   
   Un análisis detallado del ROI te permite evaluar tanto los costos como los beneficios asociados con la implementación del sistema ERP, desde el costo inicial de adquisición e implementación, hasta los costos continuos de mantenimiento, soporte y capacitación. Al mismo tiempo, debes considerar los beneficios potenciales, como la mejora de la eficiencia operativa, la reducción de costos, el aumento de la productividad y la toma de decisiones más informadas.

2. Ayuda a identificar objetivos y metas
   
   Analizar el ROI te ayuda a identificar claramente los objetivos y metas del proyecto de ERP. ¿Qué esperas lograr con la implementación del sistema? ¿Necesitas mejorar la eficiencia en la cadena de suministro?, ¿optimizar los procesos financieros?, ¿mejorar la visibilidad de los datos empresariales? Al establecer objetivos claros y medibles, puedes evaluar con mayor precisión si tu proyecto está cumpliendo con las expectativas y generando el retorno deseado.

3. Ayuda a tomar decisiones informadas
   
   El análisis del ROI proporciona una base sólida para que tomes decisiones informadas sobre la implementación del ERP. Por ejemplo, te ayuda a evaluar diferentes opciones de software, funcionalidades, características, proveedores y enfoques de implementación, en función de tu potencial de retorno de la inversión. 

4. Impulsa la alineación organizacional al proyecto
   
   Sabemos que la implementación de un sistema ERP suele implicar cambios importantes en los procesos empresariales y la cultura organizacional. Analizar el ROI te ayuda a comunicar de manera efectiva los beneficios esperados del proyecto y a obtener el apoyo necesario de los empleados y la alta dirección.

5. Mide el éxito
   
   Una vez que el sistema ERP esté en funcionamiento, el análisis del ROI te permitirá medir el éxito y realizar ajustes y optimizaciones continuas según sea necesario. Puedes monitorear el rendimiento del sistema, identificar áreas de mejora y realizar inversiones adicionales para maximizar el retorno de la inversión inicial. Esto asegura que el sistema ERP siga siendo una herramienta valiosa y efectiva para tu empresa a medida que evolucionan tus necesidades y el entorno empresarial.

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Factores que influyen en el ROI de un proyecto ERP

Es importante tener en claro que el ROI de un proyecto de ERP depende de una serie de factores interrelacionados que, al ser gestionados de manera efectiva, te permitirán maximizar el Retorno de Inversión de tu proyecto y asegurar que la inversión realizada sea benéfica para tu empresa.

Conoce los principales factores que, en nuestra propia experiencia, influyen en el ROI de un proyecto ERP.

1. En la planificación y análisis, hemos identificado estos elementos:

• Tener bien definidos los objetivos, en relación con las necesidades y objetivos de la empresa.
• Evaluar adecuadamente los procesos actuales para identificar áreas de mejora y optimizar la implementación del ERP.
• Seleccionar el software ERP que mejor se adapte a las necesidades específicas del negocio.

2. En la implementación y gestión del proyecto:

• Contar con una metodología de implementación adecuada, según las características del proyecto.
• Preparar a los usuarios para la nueva forma de trabajar y minimizar la resistencia al cambio.
• Mediante pruebas y capacitación exhaustivas, asegurar que el sistema funcione correctamente y que los usuarios estén capacitados para utilizarlo.

3. Factores relacionados con costos y beneficios:

• La inversión inicial, incluyendo costo del software, licencias, hardware, consultoría e implementación.
• Costos operativos, tales como el mantenimiento, actualizaciones, soporte técnico y capacitación continua.
• Beneficios tangibles, como el aumento de la productividad, reducción de costos, mejora en la toma de decisiones, mayor eficiencia en los procesos.

4. Factores adicionales:

• Compromiso de la alta dirección.
• Una cultura abierta al cambio y dispuesta a la adopción de nuevas tecnologías.
• Contar con un equipo capacitado para la gestión del proyecto y la implementación del sistema.

¿Cómo calcular el retorno de la inversión del ERP?

Calcular el retorno de la inversión (ROI) de un proyecto ERP es fundamental para determinar su viabilidad y evaluar su impacto en la empresa. No obstante, en diversas ocasiones, no sabemos cómo proceder para realizar un cálculo totalmente fidedigno. Para ayudarte en este tema, aquí te proporcionamos una guía paso a paso, sobre cómo realizar este cálculo:

1. Identifica los costos de implementación: Incluye todos los costos asociados con la implementación del ERP, como licencias de software, consultoría, personal interno dedicado al proyecto, hardware, capacitación, personalización del sistema, y cualquier otro gasto relacionado.

2. Estima los beneficios tangibles e intangibles. Los primeros incluyen ahorros de costos, aumento de la productividad, reducción de inventario, disminución del tiempo de ciclo, etc. Los segundos incluyen mejoras en la satisfacción del cliente, mejor toma de decisiones y aumento de la competitividad.

3. Calcula el Retorno de la Inversión: Para ello utiliza la fórmula arriba mencionada. Resta los costos totales de implementación de los beneficios totales obtenidos y luego divide el resultado por los costos totales. Multiplica el resultado por 100 para obtener el ROI como un porcentaje.

4. Considera el período de amortización: Este se refiere al tiempo que se tarda en recuperar la inversión inicial a través de los beneficios generados por el proyecto. 

5. Realiza análisis de sensibilidad: Con el fin de evaluar cómo pequeños cambios en los costos o beneficios pueden afectar el ROI. Esto te ayudará a comprender mejor los riesgos y las incertidumbres asociadas con el proyecto.

Al seguir estos pasos, podrás calcular el Retorno de Inversión de tu proyecto ERP y tomar decisiones informadas sobre su implementación. Recuerda que el ROI es una herramienta importante para evaluar la rentabilidad de la inversión y maximizar el valor para tu empresa.

Expertos en el desarrollo de proyectos de implementación de sistemas ERP, como Corponet, desempeñar un papel integral en el proceso de análisis de ROI, durante la implementación del ERP SAP Business One, ayudando a tu empresa a tomar decisiones informadas y maximizar el valor obtenido de la inversión en tecnología. ¡Acércate a nosotros!

Julio Castro | Director General Corponet  | SAP Business One®