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En el día a día de muchas empresas, los síntomas son conocidos: pedidos retrasados, productos que se vencen en el almacén, clientes insatisfechos o capital inmovilizado durante meses. Pero rara vez se identifica la causa raíz, una gestión o control de inventarios ineficiente, desactualizada o simplemente invisible para quienes toman decisiones.
Lo más sorprendente es que no se trata de un problema exclusivo de pequeñas empresas o negocios tradicionales. Según un análisis de Gartner, el 41% de las organizaciones aún depende de procesos manuales, y un 26% usa hojas de cálculo para gestionar operaciones diarias críticas como el seguimiento de existencias y la distribución de mercancías.
Tabla de contenidos:
¿Qué es un control de inventarios?
¿Cuáles son los tipos de control de inventarios?
¿Cómo tomar decisiones estratégicas si no se tiene visibilidad sobre el inventario real? ¿Cómo optimizar costos, responder a la demanda o planear compras sin datos confiables y en tiempo real? La respuesta es simple: no se puede.
Si quieres conocer más a fondo este tema, sigue leyendo este blog post en el que abordaremos la importancia del control de inventarios y cómo la adopción de soluciones tecnológicas avanzadas —como los sistemas ERP— ayuda a lograr una gestión más eficiente que tenga impacto en el negocio.
¿Qué es un control de inventarios?
Hablar de control de inventarios puede parecer, a simple vista, una tarea operativa, es decir, contar productos, registrar entradas y salidas, verificar existencias. Sin embargo, se trata de una función estratégica del negocio que, además de ayudarnos a saber qué hay en el almacén, permite tomar decisiones informadas que impactan en los costos, la eficiencia operativa y la satisfacción del cliente.
Pero ¿qué es el control de inventarios? En términos simples, es el conjunto de procesos, tecnologías y políticas que permiten supervisar y gestionar los productos almacenados dentro de una empresa, tanto en la entrada, la permanencia y la salida.
Elementos de un control de inventarios
Un inventario mal gestionado puede convertirse en una fuga silenciosa de recursos o, peor aún, en una barrera para el crecimiento. Por eso, comprender y dominar sus elementos clave es una condición necesaria para tomar decisiones informadas, reducir riesgos y optimizar la operación. A continuación, se presentan los principales componentes que permiten lograr una gestión de inventario realmente eficiente:
- Costos de inventario. Mantener inventario tiene un precio. Un control de inventario bien gestionado busca minimizar estos costos sin sacrificar la disponibilidad. La clave está en conocer el punto de equilibrio: ni demasiado stock que implique gastos innecesarios, ni tan poco que provoque quiebres de inventario.
- Ventas. El control de inventario debe estar profundamente conectado con las ventas. Las previsiones de demanda, las tendencias estacionales y las promociones deben alimentar constantemente las decisiones de abastecimiento.
- Excedentes. Los excedentes de inventario son uno de los síntomas más evidentes de un control deficiente. Reducirlos no significa operar al filo del desabasto, significa planificar con inteligencia y tener la valentía de ajustar el portafolio cuando ciertos productos ya no hacen sentido.
- Ventas perdidas. Cada vez que un cliente se va con las manos vacías, hay una venta que no solo se perdió, se fue a la competencia. La falta de producto en el momento y lugar adecuado es un problema de logística, pero también un golpe directo a la percepción de marca. Controlar el inventario también es garantizar disponibilidad para no poner en riesgo ingresos futuros.
- Nivel de servicio. El nivel de servicio mide la capacidad de cumplir con la promesa de entrega en tiempo, forma y calidad. Un buen control de inventario permite alcanzar altos niveles de servicio sin caer en excesos.
- Rotación de inventario. La rotación indica cuántas veces se renueva el inventario en un periodo determinado. Es un reflejo directo de la eficiencia. Inventario que rota rápido es inventario que se vende, que genera flujo de caja, que no se estanca.
¿Cuáles son los tipos de control de inventarios?
Existen varios tipos de control de inventarios que se adaptan a la naturaleza del negocio, al nivel de análisis deseado y a los recursos disponibles. Podemos decir que existen dos grandes criterios para clasificarlos: por el nivel de detalle con el que se desea manejar la información y por la periodicidad con la que se actualiza el registro de existencias.
Por nivel de detalle:
Control de inventario global
Consiste en llevar un registro agregado del inventario total, sin desglosar por productos individuales. Se enfoca en tener una visión general del valor total del inventario o de la existencia por categorías grandes. ¿Cuándo es útil? En empresas con pocos productos o bajo nivel de rotación, y para obtener una visión rápida del volumen y valor de existencias.
Control de inventario analítico
Aquí el inventario se lleva producto por producto, lote por lote, con detalle de cantidad, ubicación, fecha de ingreso, proveedor, costo unitario y más. Es el modelo más preciso y el más útil para sectores donde el control fino es indispensable. ¿Dónde se utiliza? En empresas con alta rotación de productos, en cadenas de suministro complejas y en sectores regulados como alimentos y salud.
Por periodicidad:
Control de inventario perpetuo
En este modelo, el inventario se actualiza en tiempo real cada vez que entra o sale un producto. Esto se logra mediante sistemas informáticos que registran automáticamente los movimientos en almacén o punto de venta. ¿Dónde es más común? En empresas con software ERP o sistemas automatizados, así como en retail, e-commerce o logística 4.0.
Control de inventario periódico
El sistema de inventarios periódico registra cada movimiento, realiza conteos físicos a intervalos determinados y ajusta los registros contables con base en esas revisiones. ¿Dónde es aplicable? En negocios pequeños o tradicionales y donde no se cuenta con tecnología de registro continuo.
ERP para inventarios
La gestión moderna del inventario no puede depender de la suerte, el papel o la memoria institucional. Esa es la razón por la que un ERP (Enterprise Resource Planning) para inventarios se convierte en el centro de control desde donde se puede anticipar, responder y escalar.
En términos simples, un ERP permite centralizar y automatizar el control de inventarios, integrándolo con áreas clave como compras, ventas, finanzas, logística y producción. Esto rompe con los silos de información y crea un ecosistema en el que los datos fluyen en tiempo real, lo que permite tomar decisiones clave.
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¿Cuál es la importancia de un inventario?
Más allá de ser un simple registro de productos almacenados, el inventario es una herramienta de gestión estratégica que impacta directamente la rentabilidad, la eficiencia, la satisfacción del cliente y la continuidad de cualquier negocio. Un buen control de inventario es la base para operaciones fluidas y un crecimiento empresarial saludable.
- Permite satisfacer la demanda de los clientes en tiempo y forma, sin demoras ni quiebres de stock.
- Si no se controla adecuadamente, puede generar sobrecostos por almacenamiento, obsolescencia o pérdida de valor.
- Aporta visibilidad para tomar mejores decisiones de compra, producción, distribución y ventas.
- Mejora la eficiencia de toda la operación logística, reduce tiempos muertos, evita reprocesos y mejora la coordinación entre áreas (compras, almacén, finanzas, ventas).
- Reduce riesgos y pérdidas, ya que ayuda a detectar robos, deterioro, caducidad o errores administrativos.
Beneficios del control de inventarios
El control de inventarios, potenciado por la tecnología, es una revolución silenciosa que ofrece beneficios tangibles que impactan directamente en los resultados de negocio y en la resiliencia operativa. Aquí compartimos los principales beneficios del control de inventarios desde una visión tecnológica.
- Visibilidad total de las existencias, es decir, saber qué tienes, dónde está y en qué estado se encuentra.
- Mejor toma de decisiones, ya que informa cuáles productos rotan más y cuáles no, cuándo hacer pedidos y en qué cantidad, y qué líneas conviene escalar y cuáles ajustar.
- Reducción de pérdidas y costos ocultos por productos caducos, obsoletos, dañados o extraviados.
- Mejora en la atención al cliente, al cumplir con los tiempos de entrega prometidos, mantener niveles óptimos de existencias y reaccionar ante picos de demanda con mayor certeza.
Modernizar la gestión de inventarios es una prioridad para cualquier empresa que aspire a ser más rentable y a mantener su crecimiento. Soluciones integrales como SAP Business One permiten centralizar la información, automatizar procesos clave, tener visibilidad en tiempo real sobre el inventario y conectar esa información con compras, ventas, contabilidad y logística. Se trata de transformar los datos en decisiones, y los procesos en oportunidades de mejora continua.
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Julio Castro | Director General Corponet | SAP Business One®
