Cómo funciona el sub-módulo de Activos fijos en SAP Business One

Una de las razones por las que el ERP de SAP Business One ha logrado destacar y convertirse en líder en el mercado es debido a su innovación constante con las funcionalidades ofrecidas. Desde la versión 9.2 SAP liberó el módulo de control de activos fijos en SAP Business One. Los beneficios de este sub-módulo son básicamente controlar y enumerar el inventario de activos, categorizarlos según centro de costo, lugar físico y categoría de bien. Asimismo, esta función permite depreciar según los criterios legales y aplicar corrección monetaria.

En publicaciones anteriores hemos recalcado la importancia del conocimiento en el uso de cada una de las funciones del sistema, para lograr que tu empresa logre aprovechar al máximo esta importante inversión. Por eso, en Corponet hemos preparado este artículo en el que explicamos cómo funciona el sub-módulo de Activos fijos en SAP Business One.

¿Qué es el sub-módulo de Activos Fijos de SAP Business One?

El sub-módulo de Activos Fijos de SAP Business One es una nueva función ofrecida para que las pequeñas y medianas empresas en crecimiento tengan la posibilidad de manejar, ingresar y mantener la información referente a sus Activos Fijos, de acuerdo a las exigencias legales y considerando su depreciación. Te recomendamos conocer más sobre otros módulos de SAP Business One aquí.

Los activos fijos en SAP Business One se manejan de una manera bastante sencilla e intuitiva, pero a su vez ofrece un control robusto en cuanto a automatizaciones de registros relacionados con capitalizaciones, desincorporaciones y depreciaciones, así como múltiples métodos de depreciación de acuerdo a la necesidad del cliente, reportes de seguimiento y flujos de autorización, etc.

¿Por qué es importante que tu empresa utilice el sub-módulo de activos fijos?

Los activos fijos tienen una importancia fundamental en los negocios, ya que si se posee la información correcta, se puede conocer el pasado, vigilar el presente y programar el futuro de las inversiones del negocio, tanto a corto como a largo plazo. Para lograr esto, es necesario considerar las necesidades propias de la empresa y evaluar las políticas con las que cuentan para la planificación o gestión de sus activos. Para una adecuada gestión de los activos de una compañía, es necesario identificar y contar con la información precisa de los bienes que lo componen, disponiendo de sus principales datos, por ejemplo, código (incluso a nivel del número de parte/componente) descripción, estado, ubicación física, valor, vida útil, depreciación, entre otros.

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SAP Business One te permite contar con una buena gestión administrativa de los Activos Fijos, permite que los mismos se conviertan en una de las mejores inversiones de la empresa, impactando en los siguientes aspectos:

Financiero

Debido a que se debe reflejar en las cuentas del estado de resultado el valor de las amortizaciones, ingresos o gastos que estos generen.

Costos

Permite reducir el valor de inversiones (terrenos, edificios, maquinarias, entre otros) haciendo cargos que afecten al estado de resultados a través del tiempo.

Video: Conoce el sub-módulo de activos fijos de SAP Business One

Principales beneficios de la función de Activos Fijos en SAP Business One

• Planificación al día de la depreciación de los activos fijos de tu empresa utilizando el método de depreciación llamado “Control del periodo de línea recta”

• Cálculo de la depreciación de los activos fijos con base mensual

• Administración de la información relacionada con activos fijos en datos maestros de artículos

• Compra y venta de activos fijos utilizando documentos como facturas, notas de crédito, facturas de reserva, etc.

• Creación de pagos de descuento en efectivo para los activos fijos adquiridos y descuento automático de la parte descontada de los activos fijos creando automáticamente una nota de crédito de capitalización.

• Cambio de la clase de activo de un activo fijo creando un documento de transferencia.

• Apreciación de un activo fijo y creación de su respectivo documento.

• Aplicación de más de un conjunto de cuentas a cada activo, de modo que la depreciación y las transacciones puedan contabilizarse en más de un conjunto de asientos al mismo tiempo.

• Revalorizaciones de activos fijos.

• Aplicación de multidimensiones a los activos en la contabilidad de costos.

• Creación de informes como: informe de estado, de transacción e importación de activos fijos.

Las configuraciones básicas que recomendamos aplicar para que el módulo se encuentre 100% operativo y disponible para los usuarios finales son:

Determinación de cuentas

En esta unidad se realiza el amarre lógico de las cuentas de mayor, es decir, indicamos cual sería la cuenta del Activo, la cuenta de la depreciación acumulada, el gasto de depreciación, cuenta de ganancia o pérdida en caso de desincorporaciones (ventas o descartes) y se recomienda la creación de una cuenta transitoria para manejo de contabilizaciones automáticas en las compras y ventas de estos bienes.

Clases de Amortización

En esta ventana se configura el método de depreciación ya sea Lineal, por Porcentaje, Multinivel, etc. Tantas como sean necesarias, finalmente indicas cuando iniciaría la depreciación, por día, en el mes de compra o mes siguiente de la compra.

Área de valoración

Nos sirve para indicar parámetros en cuanto si debe usar o no una cuenta depreciación acumulada, si debe llevar o no la ganancia o pérdida por desincorporación activos a una cuenta de mayor de resultados o dejar la diferencia en la cuenta del activo.

Clases de Activos

En esta sección enlazamos los parámetros descritos anteriormente e indicamos de cuanto seria la vida útil.

Finalmente, solo en caso que sea necesario (no es obligatorio) se pueden definir Grupos de atributos o características.

Ahora que conoces cómo funciona el módulo de Activos Fijos de SAP Business One es momento de comenzar a aprovechar al máximo el potencial de tu negocio con ayuda de esta tecnología.

El ERP SAP Business One ha demostrado a través de casos de éxito y escenarios reales el gran aporte que puede hacer en las pequeñas y medianas empresas de las distintas industrias. Sus distintas funcionalidades en el área de finanzas, producción, inventarios, compras, ventas, CRM, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, bancos, etc. son la mejor opción para que tu empresa logre alcanzar niveles de productividad y crecimiento nunca antes vistos.

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Julio Castro - Director General Corponet | SAP Business One México