“¿Cuánto tiempo tomará la implementación de SAP Business One®?” suele ser una de las preguntas más comunes que los líderes de Pymes hacen durante las primeras sesiones de consultoría ERP. Sabemos que el tiempo es dinero, pero la experiencia nos ha enseñado que si una empresa está buscando implementar un sistema ERP el tema del tiempo tiene que pasar al segundo plano.

No existe un marco de tiempo estándar para la implementación de un proyecto ERP. Podríamos atrevernos a decir que el tiempo promedio es de al menos 12 semanas para un proyecto estandar. Pero, ¿Cuáles son los factores que pueden determinar el tiempo de implementación ERP?

Al igual que los costos de implementación, los plazos  varían ampliamente según el tamaño y las necesidades del negocio. Un factor muy importante que influye en tiempo de implementación de un sistema ERP es el nivel de compromiso por parte de la alta gerencia de la organización que adquirió el sistema ERP.

Los factores pueden variar enormemente, dependiendo del tamaño de la empresa, de la complejidad de los procesos de esta, de la cantidad de usuarios, de los módulos que se necesiten o de la integración que sea necesaria.

Con tantas variables, lo mejor es adoptar una mentalidad paciente durante el proyecto, porque a la larga valdrá la pena no apresurar el proceso y hacer equipo entre la empresa implementadora con el equipo del negocio donde se implementará.

En este artículo profundizaremos un poco sobre cuáles son los factores a considerar durante la implementación de SAP Business One que podrían determinar el tiempo del proyecto.

¿Cuánto tiempo tomará la implementación de SAP Business One en mi empresa?

Te compartimos 9 factores que debes considerar:

1. Número de entidades SAP Business One®

No es lo mismo hacer una implementación única de SAP Business One que tener que instalarla para diferentes compañías. Si tu negocio maneja diferentes entidades este podría ser un factor determinante en el tiempo de implementación.

2. Migración de datos

¿Cuántos datos necesitan ser integrados al nuevo sistema SAP Business One®? Si tu pequeño o mediano negocio tiene años acumulando datos de forma manual o en diferentes plataformas, una forma de acelerar el tiempo de implementación es hacer una limpieza de datos antes de exportarlos y además, dejarlos en un formato en el que puedan migrar sin problemas.

3. Reportes

¿Qué tipo de reportes necesita tu negocio? Utilizar las funciones de reportes estándar tomaría mucho menos tiempo que tener que configurar reportes específicos.

4. Desarrollo

SAP B1 es un sistema con funcionalidades que pueden ser útiles para casi cualquier tipo de industria: manufactura, distribución, fabricación, servicios, proyectos, comercializadoras, etc. Sin embargo, cada industria tiene necesidades específicas y requiere configuraciones especiales del sistema que el proveedor tendrá que tomar en cuenta antes de poner en marcha la herramienta. Tener desarrollos adicionales es clave para determinar el tiempo de implementación de SAP Business One. 

5. Soluciones adicionales
Algunos partners especializados en la implementación de SAP Business One suelen dar recomendaciones sobre soluciones adicionales que podrían dar aún más valor al ERP, sobre todo cuando se trata de algún proceso específico para tu industria o cierta información que requieres. 

6. Requerimientos funcionales

Otro de los factores que podría determinar el tiempo de implementación de SAP Business One en tu negocio es la categoría o requerimientos funcionales que tenga el negocio, como por ejemplo, finanzas, CRM, manufacturas, distribución, etc.

7. Cantidad de usuarios y localización

¿Cuántos usuarios harán uso del sistema? ¿Tus usuarios se encuentran en diferentes oficinas o en una sola localización? El número de usuarios que vaya a tener el sistema es uno de los aspectos clave en los proyectos ERP.

Este tiempo no sólo se empleará en términos de organización del sistema sino en formación o implicación de los trabajadores.

8. Conocimiento de los usuarios

Por lo general, los negocios que nunca han tenido ERP suelen tomarse más tiempo para la implementación. Es necesario destinar un plazo para capacitar a los empleados con respecto al uso y funcionalidades del sistema, gestionar el cambio y despejar todas las dudas que puedan tener al respecto.

¿Quién puede ayudar a determinar el tiempo de implementación de SAP Business One en tu negocio?

El equipo que realiza la implementación debe programar el plazo o tiempo aproximado del proyecto. Sin embargo, el partner SAP® B1 con el que decidas trabajar debe tener una idea del tiempo que podría tomar cada una de las etapas del proyecto.

El socio o partner debe ser capaz de presentar un caso sobre cómo se puede dividir el proyecto en fases. De esta manera, tu negocio puede tener una expectativa realista sobre lo que se necesitará para completar el proyecto. Esto se realiza como parte de la planeación del proyecto antes de comenzar. 

Como puedes ver, existen diversos factores que se deben considerar antes de establecer tiempos de implementación para este software.Sin embargo, es una excelente idea que te reúnas con tu partner de implementación y discutan estos aspectos para poder establecer márgenes que sirvan de guía temporal. Esto te dará una idea clara de lo que puedes esperar de tu proveedor y de su conocimiento sobre las funcionalidades de SAP Business One.

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Julio Castro | Director General CorpoNet | SAP Business One®