Una de las primeras actividades que contempla el inicio de un proyecto de implementación de un ERP como SAP Business One es la migración de datos maestros que se integran de tu sistema actual a la nueva herramienta. Esta fase es una de las más cruciales durante el proceso ya que la información que se provee será la base de las operaciones en un futuro.

En Corponet queremos ayudarte a que maximices el potencial de tu sistema ERP y que comiences de la mejor manera en esta nueva etapa de tu empresa en crecimiento, por lo que te compartimos algunas consideraciones importantes al realizar la migración de tus datos iniciales.

Migración de datos maestros con SAP Business One

1. Depura los datos iniciales: Este es el momento de revisar los datos de tus clientes, proveedores y artículos para eliminar los que ya no están en uso o no estén vigentes. Una buena regla es que si no han tenido movimiento durante el último año probablemente no los necesitarás en el nuevo sistema.

2. Verifica las codificaciones: Considera la opción de verificar si los códigos de tus productos se encuentran vigentes o bien si representan y hacen sentido en las diferentes áreas de la empresa. Si decides modificarlos informa a las áreas involucradas antes de que inicien su uso en el sistema para que les permitas familiarizarse con la nueva codificación.

3. Mantén uniformidad en términos de longitud y estructura, de manera que si tus códigos son de 10 caracteres, donde las dos primeros son letras y los 8 siguientes son números consecutivos, uses esa regla general para estructurar los diferentes códigos. Esto facilitará el manejo de los datos y su análisis.

4. Recuerda hacer uso de guiones (-) o caracteres de separación que permitan hacer legibles los códigos que apliquen y también crear espacios por si decides agregar códigos al mismo segmento.

5. Presta atención a proporcionar información real y actualizada, evitando traer información irrelevante que se acumula con el uso y el tiempo. Recuerda que contar con tu software ERP es una oportunidad importante para operar bajo las mejores prácticas de negocio.

6. Asegúrate de validar la información que legalmente es necesaria para tu proceso de facturación, como son el RFC de cada cliente y su dirección fiscal. Si esta información no es correcta o no está completa te generará un problema que puede retrasar tu operación.

7. Asegúrate de ingresar la información adicional que te sirve para obtener reportes, tales como grupos, familias y categorías, si tienes duda de como clasificar tus datos maestros, piensa en la información que deseas obtener (artículos más vendidos, clientes por zona, etc).

8. No te quedes con dudas al llenar los formatos para cargar la información, pregunta todo lo que sea necesario a tu consultor ERP y utiliza ejemplos con los datos que ya tienes en uso para que exista mayor claridad.

9. Consolida información entre las diferentes áreas para que los datos estén completos, toma en cuenta que la información que usa el área de compras no será la misma que el área de finanzas. Por esto es importante que exista comunicación y trabajo en colaboración de los distintos departamentos.

10. Toma en cuenta que los datos maestros son los pilares de la estructura del sistema, por esto es muy importante que involucres a las personas indicadas para garantizar que este esfuerzo de una sola vez sea satisfactorio y puedas sacar el máximo provecho de tu nuevo ERP.

La migración de datos es un proceso de gran importancia para la implementación de un ERP. Es el momento en que es importante asegurarse que no pierdas información relevante de tus operaciones pero al mismo tiempo de comenzar a trabajar con los datos necesarios y de valor únicamente.

SAP Business One es el ERP creado para las empresas en crecimiento que te ayudará a integrar toda la información de tu empresa en una única base de datos y te facilitará operar bajo las mejores prácticas de negocio para ser una empresa más rentable y productiva. Solicita una DEMO sin costo para que puedas ver las funcionalidades y beneficios del ERP SAP Business One.