Parametrización de ERP: ajustando tu sistema a tu operación diaria

En el camino hacia la digitalización, muchas pequeñas y medianas empresas dan un paso crucial al implementar un ERP. Sin embargo, no todas obtienen los resultados esperados. ¿La razón más común? Confundir la adquisición del sistema con su correcta parametrización.

Instalar un ERP es solo el inicio. Parametrizarlo correctamente es lo que realmente transforma la operación, ordena la información y convierte los datos en decisiones de negocio. De hecho, en nuestra experiencia, podemos afirmar que la parametrización es el punto donde la tecnología deja de ser un gasto empresarial y se convierte en una inversión con retorno.

Tabla de contenidos:

1. ¿Qué es la parametrización de un ERP?
2. Aspectos esenciales en la parametrización de un ERP
3. Ejemplos de parametrización de un ERP
4. Parametrización de ERP vs personalización de ERP

De hecho, la mayoría de las empresas apuesta por algún nivel de adecuación de su ERP a sus procesos. Entre el 33% y el 48% solicita ajustes de alcance moderado, mientras que entre el 10% y el 19% llega incluso a requerir desarrollos totalmente a la medida. 

Precisamente por ello, definir con claridad hasta dónde parametrizar y en qué momento es conveniente avanzar hacia ajustes de mayor profundidad, se vuelve una decisión crítica para proteger la inversión y evitar sobrecostos.

¿Qué es la parametrización de un ERP?

La parametrización es el proceso de configurar las opciones y variables de un sistema ERP para que se adapte a la forma específica en la que opera tu empresa, ajustándose con precisión a los procesos de negocio, reglas y requisitos operativos específicos, sin necesidad de modificar el código del sistema.

La parametrización permite alinear el sistema con la realidad fiscal, operativa y administrativa de tu organización, lo que resulta fundamental para evitar reprocesos, errores contables o cuellos de botella en la operación diaria. De esta forma, el ERP no solamente registra información, sino que guía, controla y estandariza la manera en que los equipos trabajan todos los días.

Para entender mejor qué es una parametrización, imagina que tu sistema ERP es un automóvil de alta gama con todas las piezas necesarias. La parametrización ajusta los asientos y los espejos, configura el sistema de navegación y personaliza los modos de conducción para que el vehículo se adapte perfectamente a las necesidades y estilo del conductor.

Aspectos esenciales en la parametrización de un ERP

La parametrización de un ERP es una etapa crítica para asegurar que la herramienta realmente refleje la operación del negocio. Se trata de alinear el sistema con la estrategia, los procesos y la cultura organizacional. Para ello, es fundamental considerar estos aspectos clave:

1. Alineación con los procesos reales del negocio. Antes de tocar cualquier parámetro, es indispensable mapear los procesos actuales (ventas, compras, finanzas, almacenes, producción, etc.). La parametrización debe respetar la lógica operativa de la empresa, eliminar reprocesos innecesarios, y evitar forzar al negocio a “adaptarse al sistema” sin un análisis previo.
   
   
2. Definición clara de reglas de negocio. Las reglas de impuestos, precios, descuentos, comisiones, crédito, esquemas de cobranza, costos, depreciaciones o centros de costos deben quedar perfectamente configuradas desde el inicio.
   
   
3. Estructura contable y financiera sólida. La correcta parametrización del plan de cuentas, pólizas automáticas, periodos fiscales, monedas, presupuestos y reportes financieros es la base del ERP. Aquí se define cómo se reflejarán las operaciones en contabilidad, qué tan confiables serán los estados financieros o qué tan ágil será el cierre contable.
   
   
4. Gestión de usuarios, roles y seguridad. Un aspecto crítico es la definición de perfiles de usuario y niveles de acceso. Esto protege la información y cuida la integridad del sistema.
   
   
5. Parametrización por módulos e integración entre áreas. Cada módulo de la solución (ventas, compras, inventarios, producción, RH, finanzas) debe parametrizarse como parte de un flujo completo. Así que es clave asegurar la integración correcta entre áreas, el flujo automático de información y la eliminación de capturas duplicadas.
   
   
6. Cumplimiento normativo y fiscal. En países como México, la parametrización debe considerar la implementación de CFDI, impuestos, retenciones, normativa contable, y reglas laborales y fiscales vigentes.
   
   
7. Escalabilidad y crecimiento futuro. Una buena parametrización de ERP debe anticipar el crecimiento en sucursales, nuevas líneas de negocio, incremento en volúmenes de operación y la integración con otros sistemas.
   
   
8. Participación de usuarios clave. La parametrización no es tarea exclusiva del área de TI o del proveedor. Es indispensable involucrar a los responsables de cada área, los usuarios operativos y a los directivos. Ellos pueden validar que el sistema refleje la realidad del negocio.
   
   
9. Pruebas integrales antes de salir en vivo. Es necesario que no se pase a la operación sin una etapa sólida de pruebas por módulo, pruebas integrales entre áreas y simulación de escenarios reales.
   
   
10. Documentación y capacitación. Toda parametrización debe quedar documentada y acompañada de un plan de capacitación.

Ejemplos de parametrización de un ERP

Es importante entender que la parametrización de un ERP no es un ejercicio genérico ni estandarizado, ya que cada empresa, cada industria y cada modelo de operación exige configuraciones específicas. 

Para tenerlo más en claro, aquí te presentamos algunos aspectos críticos que deben configurarse con precisión, según las áreas del negocio.

Finanzas:

• Catálogo de cuentas contables alineado al modelo fiscal (SAT y NIF) y operativo.
• Centros de costos y unidades de negocio.
• Impuestos, retenciones y monedas.
• Políticas de depreciación y activos fijos.

Ventas y facturación:

• Listas de precios por cliente, canal o volumen.
• Condiciones comerciales como descuentos, promociones o crédito.
• Reglas de facturación automática.
• Tipos de cliente (mayorista, distribuidor, consumidor final).

Compras y proveedores:

• Catálogo de proveedores por tipo.
• Condiciones de pago automáticas.
• Niveles de autorización por monto.
• Requisiciones internas por área.
• Relación compra-almacén-factura.

Producción y operaciones:

• Listas de materiales (BOM).
• Rutas de producción.
• Tiempos estándar por operación.
• Consumo automático de insumos.
• Costo real de producción.

Recursos humanos:

• Turnos, horarios y asistencia.

• Reglas de horas extra.
• Prestaciones y deducciones.
• Estructuras organizacionales.
• Evaluaciones de desempeño.

Parametrización de ERP vs personalización de ERP

En el proceso de adopción de un ERP, muchas empresas medianas se enfrentan a una decisión crítica: ¿parametrizar o personalizar el sistema? La confusión entre ambos conceptos ha llevado a organizaciones a invertir de más, extender innecesariamente sus proyectos y, en algunos casos, comprometer la estabilidad futura de su operación.

Entender qué es cada cosa, cuándo usarla y qué riesgos implica es fundamental para tomar una decisión inteligente.

¿Qué es la parametrización de un ERP?

La parametrización consiste en configurar el ERP utilizando las opciones estándar que el propio sistema ya trae, sin modificar su código. Es el proceso mediante el cual el sistema se adapta a la forma en la que opera tu empresa a través de reglas, catálogos, flujos de trabajo, permisos, impuestos, cuentas contables, centros de costo, listas de precios, entre muchos otros elementos. La parametrización es, en términos prácticos, usar el ERP como fue diseñado, pero alineado a tu operación.

Por ejemplo, configurar listas de precios por tipo de cliente, reglas de impuestos según el SAT, centros de costo por sucursal o flujos de autorización de compras… todo eso es parametrización.

Principales ventajas:

• Menor costo de implementación
• Mayor estabilidad del sistema
• Actualizaciones sin fricción
• Cumplimiento fiscal inmediato
• Menor dependencia del proveedor

¿Qué es la personalización de un ERP?

La personalización implica modificar el código del sistema o desarrollar componentes adicionales a lo que el ERP ofrece de forma estándar. Aquí el sistema deja de adaptarse por configuración y comienza a transformarse desde su estructura técnica.

Por ejemplo, crear un módulo completamente nuevo de gestión de contratos que no existe en el ERP, modificar procesos base de facturación o desarrollar integraciones complejas hechas a la medida.

Ventajas:

• Permite cubrir necesidades muy específicas

Riesgos:

• Eleva costos de desarrollo
• Aumenta el tiempo de implementación
• Complica actualizaciones
• Genera dependencia técnica

Parametrización vs personalización de ERP

Diferencias clave

Cuando se realiza de manera correcta, la parametrización de un ERP permite automatizar procesos, garantizar información financiera precisa, fortalecer el control operativo y sentar las bases para un crecimiento ordenado. Por el contrario, una mala parametrización puede traducirse en reprocesos, errores contables, decisiones mal fundamentadas y una baja adopción del sistema.

En Corponet, combinamos conocimiento técnico, entendimiento profundo del negocio y experiencia en múltiples industrias para asegurar que tu ERP se configure a la medida de tus procesos y objetivos. Si tu empresa está por implementar, reconfigurar u optimizar su ERP, este es el momento de hacerlo bien. Contáctanos y transforma tu sistema en una verdadera herramienta de crecimiento.

Julio Castro | Director General Corponet | SAP Business One México