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Los procesos están presentes en todas las empresas, sin importar el tamaño o industria a la que pertenezcan. Su importancia es tal que, si pudiéramos señalar algún elemento crítico para sobrevivir en el panorama actual, la ejecución eficiente de los procesos encabezaría la lista. Sin embargo, existen empresas cuyos procesos están desorganizados o son ineficientes, lo que dificulta el crecimiento del negocio. Afortunadamente, un mapa de procesos puede ayudar a optimizar sus operaciones.
De acuerdo con una investigación, el 80 por ciento de los problemas en los procesos de negocio se pueden identificar y eliminar mediante la aplicación correcta de los mapas de procesos.
Tabla de contenido:
Mapa de procesos: ¿Qué es y por qué necesitas uno?
¿Para qué sirve el mapeo de procesos en las empresas?
¿Cómo el mapa de procesos puede ayudar a tu empresa a crecer?
Cómo crear un mapa de procesos efectivo para tu empresa: paso a paso
El mapeo de procesos de una empresa ayuda a administrar y escalar el negocio, lo cual lo hace especialmente importante para las Pequeñas y Medianas Empresas (PyMEs), que están en la búsqueda constante de herramientas y metodologías para su crecimiento.
Te invito a conocer en este artículo qué es el mapa de procesos, qué tipos de mapa existen, cuál es su utilidad en una empresa, su valor como herramienta para el crecimiento del negocio, así como los pasos para crearlo.
Mapa de procesos: ¿Qué es y por qué necesitas uno?
Un mapa de procesos es una herramienta que ayuda a las organizaciones a visualizar sus flujos de trabajo y sus procesos paso a paso. Proporciona una vista gráfica de la arquitectura del negocio y ayuda a identificar sus capacidades y los procesos de alto nivel, independientemente de las personas y áreas que los cumplan.
Al representar visualmente los pasos críticos y los puntos de decisión de un flujo de trabajo, el mapeo de procesos permite comprender un proceso y sus componentes con mayor claridad, lo que ayuda a generar ideas para la mejora de los mismos, eficientar la comunicación interna e impulsar la documentación de procesos.
El mapa de procesos se utiliza en diversos tipos de negocios, tanto en empresas corporativas como en empresas en crecimiento, ya que comprender sus procesos y saber cómo mejorarlos, es fundamental para adaptarse rápidamente y operar con éxito.
Existen diversos tipos de mapas de procesos, entre estos están:
- Diagrama de flujo básico: Consiste en una serie de formas conectadas por flechas y líneas.
- Carriles de nado: Son muy similares a los diagramas de flujo, excepto que están divididos en columnas, y a cada columna se asigna una función o rol de trabajo.
- Mapa de flujo de valor: Ayuda a identificar las actividades que no agregan valor al proceso, así como el tiempo asociado a dichas actividades.
- Mapas de procesos renderizados: Representa el estado actual y/o los procesos de estado futuro para mostrar áreas para la mejora del proceso.
Diagrama SIPOC (Suppliers, Inputs, Process, Outputs and Customers): En términos prácticos, es un método de mapeo y mejora de procesos que resume las entradas y salidas de uno o más procesos utilizando un diagrama, donde se muestra cómo se lograrán los objetivos del proyecto.
¿Para qué sirve el mapeo de procesos en las empresas?
El principal propósito de un mapa de procesos es proporcionar una mejor comprensión de los procesos empresariales. Con esto, los gerentes de área pueden identificar cuellos de botella y retrasos en sus procesos, y comprender las dependencias entre su departamento y otros equipos, con el fin de detectar oportunidades de mejora.
Un mapeo de procesos de una empresa otorga beneficios considerables a una organización, y si se hace correctamente, generará un retorno sustancial de la inversión en tiempo, dinero y esfuerzo. Entre los beneficios de utilizar esta herramienta están:
- Identificar áreas de mejora en los procesos y procedimientos.
- Simplificar procesos para ser más eficientes y productivos.
- Educar a los empleados sobre los flujos de trabajo empresariales.
- Planificar y organizar los proyectos empresariales.
- Comparar diferentes variables para un proceso de toma de decisiones informada.
- Mejorar la comunicación entre el personal involucrado en el mismo proceso.
- Proporcionar documentación del proceso.
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¿Cómo el mapa de procesos puede ayudar a tu empresa a crecer?
El objetivo principal de cualquier empresa es producir bienes y servicios que resulten rentables. Sin embargo, si un negocio no lo está logrando con los métodos y estrategias que ya utiliza, entonces está desperdiciando dinero, tiempo, esfuerzo y recursos.
Cuando esto sucede, es crucial enfocarse en mejorar la eficiencia operativa, ya que esta garantiza que se originen productos y servicios de alta calidad de manera rentable y, al mismo tiempo, ayuda a optimizar los procesos y el uso de los recursos.
Una de las principales formas de mejorar la eficiencia operativa es mejorando los procesos, para lo cual es necesario, primeramente, conocer cómo funcionan e identificar las áreas que necesitan perfeccionarse.
Para hacer de esta mejora una realidad, es esencial realizar un mapa de procesos que sirva de guía para mostrar los procesos paso a paso, así como la relación entre cada uno de estos.
Lograr una alta efectividad operativa, a través de un mapeo de procesos, es elemental para ayudar a las empresas a posicionarse en el mercado, ampliar su oferta de productos y obtener ventajas competitivas.
Cómo crear un mapa de procesos efectivo para tu empresa: paso a paso
Hemos mencionado las ventajas considerables que implica realizar un mapeo de procesos de una empresa, especialmente cuando se trata de empresas en crecimiento. No obstante, llevar a cabo un mapa de procesos requiere una metodología que, si se realiza de forma ordenada, nos dará los resultados esperados.
Independientemente de los objetivos a conseguir, estos son los pasos para crear el mapa de procesos de tu empresa:
- Establece el propósito para realizar un mapa de procesos.
- Identifica el proceso o problema que quieres mapear.
- Dale un nombre al proceso.
- Define los límites del proceso (dónde comienza y dónde finaliza).
- Determina y secuencia los pasos que lo forman, así como las áreas o departamentos involucrados.
- Organiza los pasos.
- Dibuja el proceso utilizando símbolos básicos de diagramas de flujo.
- Verificar la precisión de cada paso del mapa de procesos.
- Analiza el mapa y busca los cuellos de botella o inconvenientes que estén ralentizando el proceso.
- Implementa y monitorea los cambios.
Crear un mapa de procesos puede ser una labor desafiante; afortunadamente, la tecnología, como los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP), puede ayudar a mostrar, de manera automatizada, cómo se realizan tus procesos paso a paso.
¿Estás listo para comenzar el mapa de procesos de tu empresa?
Un ERP ofrece la mejor oportunidad para conocer lo que estás haciendo actualmente, cómo lo estás haciendo y por qué lo estás haciendo. Además, proporciona un mapa de procesos hipotético, en el que puedes visualizar cómo te gustaría que se realizaran las tareas.
Julio Castro | Director Corponet | SAP Business One
