Una de las grandes metas de cualquier organización es lograr que sus procesos sean lo suficientemente eficientes y confiables, de manera que puedan mejorar su rendimiento y obtener una ventaja competitiva. En este sentido, está tomando relevancia la automatización de procesos porque ofrece fácil acceso a la información relevante y brinda los recursos necesarios para la toma de decisiones del negocio.

La importancia los procesos automatizados se hace evidente en un mercado tan competitivo y acelerado, donde los negocios evolucionan velozmente y los clientes exigen un procesamiento más rápido de bienes y servicios.

Tabla de contenido:

¿Qué es la automatización de procesos?

¿Cuáles son los 3 tipos de automatización?

Beneficios de la automatización de procesos en tu empresa

Ejemplos de procesos automatizados

Además, automatizar procesos brinda beneficios significativos que pueden verse reflejados en mayores ganancias. Según un reporte de Forrester, la automatización de procesos de negocios puede reducir los costos operativos hasta en un 90 por ciento.

Dada la importancia del tema, quiero dedicar este post para hablar de la automatización de procesos, explicar los tipos de automatización y los beneficios clave que pueden esperar las organizaciones.

¿Qué es la automatización de procesos?

La automatización de procesos se refiere al uso de metodologías y recursos encaminados a lograr un mejor flujo de trabajo para realizar un proceso o una función. Automatizar procesos reduce o facilita las tareas manuales y, con frecuencia, disminuye la necesidad de deliberación o esfuerzo humano al realizar una tarea.

En una organización, la automatización de procesos se enfoca en los procesos y tareas de negocio, optimizando el flujo de trabajo y aumentando la eficiencia, lo que genera beneficios considerables.

Se puede automatizar una amplia variedad de procesos y actividades, tales como ventas, marketing, cadena de suministro, producción y control de inventario. Se pueden automatizar totalmente o de manera parcial, permitiendo la intervención humana en puntos estratégicos dentro de los flujos de trabajo.

La automatización de procesos utiliza tecnologías, como los sistemas ERP, con el fin de eliminar los cuellos de botella, reducir los errores y la pérdida de datos, al mismo tiempo que aumenta la transparencia en las decisiones de negocio, la comunicación entre departamentos y la velocidad de procesamiento.

¿Cuáles son los 3 tipos de automatización de procesos?

Existen varios tipos diferentes de automatización de procesos de negocio, sin embargo; podemos decir que existen tres tipos de automatización esenciales que, además, están conectados entre sí. Aquí describimos cada uno de estos.

1. Automatización básica de tareas

La automatización básica se enfoca en tareas simples y rudimentarias; y busca digitalizar las tareas de trabajo mediante el uso de herramientas para optimizar y centralizar las tareas rutinarias. Como ejemplo podemos mencionar la automatización de campañas de email marketing, el pago de facturas o el pago de nómina.

2. Automatización de procesos de negocio

Este tipo de automatización gestiona los procesos de negocio para lograr uniformidad y transparencia, y aumentar la productividad y la eficiencia dentro de la empresa. A diferencia de la automatización básica, la automatización de procesos de negocio se centra en generar un flujo de trabajo en toda la organización, en lugar de tareas individuales.

Automatizar procesos negocio permite a las organizaciones entregar sus productos o servicios de manera efectiva a sus clientes, y facilitar el trabajo del personal. También puede ofrecer nuevas perspectivas sobre los desafíos de negocio y sugerir rutas de solución. Por lo general, se logra a partir del uso de software dedicado y aplicaciones.

Este tipo de automatización utiliza software y aplicaciones para documentar y gestionar los procesos empresariales, como la elaboración de presupuestos o la gestión de proyectos.

3. Automatización Robótica de Procesos (RPA)

RPA es una forma de automatización de procesos de negocio que permite definir un conjunto de instrucciones para que las realice un robot o bot, capaces de imitar la mayoría de las interacciones entre humanos y computadoras para llevar a cabo distintas tareas sin errores, a gran volumen y velocidad.

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Gracias al uso de tecnologías como la inteligencia artificial, este tipo de automatización puede procesar una transacción, manipular datos, generar respuestas automáticas y comunicarse con otros sistemas digitales. Con esto, las empresas consiguen que su personal aumente la productividad.

La tecnología RPA permite, por ejemplo, atender las solicitudes de los clientes recibidos a través de un call center o procesar las órdenes de clientes con el fin de reducir los errores.

Beneficios de la automatización de procesos en tu empresa

La automatización de procesos puede utilizarse en una cantidad significativa de funciones, de manera que, podemos de decir, los beneficios de la automatización son numerosos para las empresas que eligen implementarla en sus operaciones diarias.

• Mayor eficiencia: Los procesos automatizados tienen un gran impacto en la eficiencia general de la organización, ya que evita errores al mantener la consistencia y brindar resultados precisos y confiables. Esta eficiencia aumenta considerablemente la tasa de productividad, lo que lleva al crecimiento y mayores ganancias.

• Reducción de costos: La automatización ahorra dinero de diferentes formas, incluso considerando la inversión realizada en la implementación y mantenimiento. Al reducir el trabajo manual y utilizar menos recursos, puede disminuir los costos de mano de obra.

• Incremento de la productividad: Al encargarse de las tareas repetitivas, la automatización reduce los tiempos de trabajo, disminuyendo los tiempos “muertos” que se presentan cuando un humano realiza las funciones, lo que eleva el nivel de productividad.

• Cumplimiento de estándares y regulaciones: En el caso de empresas que pertenecen a industrias donde se requiere mantener ciertos estándares de calidad o regulación, la automatización ayuda desarrollar, supervisar y dar seguimiento a los programas cumplimiento y control de los procesos.

• Reducción de errores y aumento de la calidad: La automatización reduce los errores mediante la recopilación de datos y la creación de informes que brindan a la empresa una visión más completa sobre los puntos débiles de los procesos.

• Mayor satisfacción y mejor experiencia de los clientes: Automatizar procesos permite responder ágil y eficientemente a las solicitudes de los clientes, lo que impacta positivamente en la experiencia del cliente y su satisfacción con la empresa.

Ejemplos de procesos automatizados

La automatización de procesos se puede utilizar para mejorar casi cualquier proceso de la empresa. Para dar una idea de qué procesos pueden ser optimizados, aquí damos algunos ejemplos.

Órdenes de compra

Es posible simplificar este proceso al eliminar el requisito de órdenes de compra tradicionales en papel, y gestionar las órdenes de forma digital, para su aprobación, y luego reenviarlas automáticamente al proveedor.

Gestión del inventario

La gestión de inventario puede será más eficiente con la automatización de datos, lo cual puede volverse una realidad con el uso de un sistema centralizado que administre las operaciones, reduzca la carga de trabajo y agilice las tareas diarias.

Contabilidad financiera

Las operaciones contables y financieras también se pueden automatizar, lo que reduce las posibilidades de errores humanos, manteniendo la calidad y la integridad de los datos.

Servicio al cliente

Si bien la interacción personal sigue siendo esencial para atender al cliente, también es muy valioso resolver sus dudas y problemas de manera proactiva a través de la automatización en los centros de contacto, chatbots y otros sistemas de inteligencia artificial. 

Como hemos visto, la automatización de procesos ofrece el potencial de mejorar la efectividad y productividad general del negocio, pero también de mitigar diversos factores de riesgo. Al integrar la automatización a tu empresa, a través de un sistema ERP, puedes ver resultados significativos que se verán reflejados en los resultados de negocio.

Unas de las metas de negocio muy vinculadas a los procesos automatizados, es la estandarización de procesos. Para conocer más acerca de este tema, visita nuestro blog post Estandarización de procesos y sus 5 beneficios principales.

Julio Castro | Director General Corponet | SAP Business One México