En el pasado, la mayoría de las empresas solían aumentar su cuota de mercado y alcanzar otros beneficios, como el crecimiento empresarial, manteniendo el statu quo; de manera que la gestión del cambio solo implicaba hacer pequeños cambios internos. 

Sin embargo, el mundo de los negocios ha cambiado; y es que la tecnología, las preferencias de los clientes, el desarrollo del talento, las regulaciones y los procesos hoy están en constante evolución. Esto ha llevado a las empresas a poner mayor énfasis en la gestión del cambio, como una necesidad para guiar hacia ajustes importantes.

Tabla de contenido

Qué es la gestión del cambio

Modelos más comunes de la gestión de cambio

Tendencias tecnológicas en la gestión del cambio

Herramientas para la gestión del cambio en una empresa

Consejos para superar la resistencia al cambio

El tema es de gran relevancia, ya que el 70 por ciento de los esfuerzos de cambio fracasan, en gran parte debido a la resistencia de los empleados y la falta de apoyo de la gerencia, de acuerdo con cifras de McKinsey & Co. Esta es la razón por la que la gestión del cambio es una herramienta de negocio tan crítica, incluso en situaciones de crecimiento positivo.

Es probable que las empresas que no puedan adaptarse y aprovechar las oportunidades de crecimiento, se vean superadas por sus competidores. De allí que prepararse para el cambio debe ser una de sus principales prioridades. Pensando en esto, hemos dedicado este blog post para hablar de la gestión del cambio: qué es, cuáles son los modelos más comunes, las tendencias tecnológicas y las herramientas en la gestión del cambio, así como los consejos para superar la resistencia.

Qué es la gestión del cambio

La gestión del cambio es el proceso que utilizan las empresas y las organizaciones para implementar cambios mediante estrategias, procesos y procedimientos. Incluye establecer las razones del cambio, implementar las transformaciones y ayudar a las personas involucradas a adaptarse a cambios relacionados, principalmente, con:

• Reestructuras organizacionales
• Implementación de nuevas tecnologías
• Implementación de nuevos procesos
• Desarrollo y reorganización del personal

El propósito de una estrategia de gestión del cambio es apoyar a las organizaciones a realizar la transición hacia nuevos procesos, herramientas o iniciativas, a través de la planificación y la superación de la resistencia al cambio.

Modelos más comunes de la gestión de cambio

Para implementar los cambios sin dificultades, es importante planificar con anticipación y estructurar todo el proyecto de manera efectiva. Una buena gestión del cambio en una empresa se logra a través de diversos marcos establecidos que ayudan a organizar, estructurar y comunicar el cambio. 

Existen diversos modelos de gestión del cambio, entre  los más comunes están los siguientes.

1. Modelo de gestión del cambio de Lewin

Desarrollado por el psicólogo Kurt Lewin, en 1947, este modelo destaca la necesidad de pasar por un período de transición para adaptarse al cambio organizacional. Consta de tres etapas: 

• Descongelar: Implica abandonar los viejos comportamientos y formas de trabajar para prepararse al cambio. En esta fase, se logra superar la resistencia al cambio.
• Cambio: Se implementa el cambio tal cual.
• Refreeze: Es la etapa en la que se acepta el cambio y los empleados se acoplan a su rutina.

2. Modelo de gestión del cambio ADKAR

Aunque este modelo se centra en objetivos orientados al negocio, puede ser muy útil para ayudar a descubrir las lagunas en el proceso de cambio, de modo que los empleados tengan una formación eficaz para avanzar hacia el cambio. Sus etapas son:

• Preparación para el cambio
• Gestión del cambio
• Reforzamiento del cambio 

3. Modelo de Kotter

Este modelo es uno de los más populares y adoptados en el mundo. Se caracteriza por un enfoque que va de abajo hacia arriba para la gestión del cambio, bajo la idea de mantener el impulso del proceso de cambio y evitar que el proyecto se estanque. Tiene ocho pasos para la gestión de cambio:

• Crear un sentido de urgencia
• Construir una coalición guía
• Formar una visión estratégica e iniciativas
• Reclutar un ejército de voluntarios
• Habilitar la acción eliminando barreras
• Genera ganancias a corto plazo
• Aceleración sostenida
• Cambio institucional

4. Modelo 7-S  de McKinsey 

Es un modelo de gestión del cambio que consta de siete factores cruciales que las empresas deben tener en cuenta al implementar cambios:

• Estrategia: es el plan de gestión del cambio.
• Estructura: es la estructura en la que se divide la organización.
• Sistemas: los sistemas que se utilizarán para completar las tareas y actividades diarias.
• Valores compartidos: se refieren a los valores principales que guían a una organización.
• Estilo: la forma en que se adopta o implementa el cambio.
• Personal: la fuerza de trabajo o empleados y sus capacidades.
• Habilidades: las competencias que poseen los empleados que trabajan en la organización.

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Tendencias tecnológicas en la gestión del cambio

Sabemos que la gestión del cambio no es sencilla, pero las organizaciones pueden utilizar la tecnología para impulsar cambios efectivos. La tecnología es un componente importante en la gestión del cambio en una empresa, ya que hace posible una mayor conexión entre la información, las personas y los procesos. 

Conocer las tendencias tecnológicas que ayudan en la gestión del cambio, es clave para aprovechar estas herramientas y lograr una implementación más rápida y eficaz.

1. Uso de plataformas para facilitar y apoyar el cambio: Sin importar que se trate de implementar nuevas herramientas, nuevos procesos o transformaciones a nivel del personal, las plataformas tecnológicas, como los sistemas ERP, harán más adaptables los procesos de negocio, agilizando la comunicación y la implementación de los cambios.

2. Utiliza un enfoque basado en datos: Los datos son clave para impulsar la toma de decisiones en el mundo de los negocios, incluida la gestión del cambio. El uso de datos y su análisis pueden conducir a cambios más efectivos, y permitir realizar ajustes o proporcionar recursos adicionales si es necesario. 

3. La gestión del cambio debe ser parte de la transformación digital: Las organizaciones están bajo una presión cada vez mayor para transformarse digitalmente a fin de seguir siendo competitivas. La gestión del cambio es esencial para garantizar que las iniciativas de transformación digital tengan éxito. 

Herramientas para la gestión del cambio en una empresa

Un aspecto importante en una buena gestión del cambio, es el uso de herramientas o aplicaciones de software que ayuden a planificar, mapear, administrar, rastrear e informar acerca de los cambios organizacionales. Estas herramientas garantizan una transición fluida para toda la organización, y tienen distintas características ligeramente diferentes que les permiten adaptarse a las necesidades únicas de la empresa.

En otras palabras, las herramientas de gestión del cambio están destinadas a poner en orden el entorno que se produce cuando una empresa atraviesa por un cambio organizacional. La mayoría de las herramientas para la gestión del cambio proporcionan:

• Automatización de los flujos de aprobación

• Calendario de eventos

• Seguimiento de gestión de Service Level Agreement o Acuerdo de Nivel de Servicio (SLA)

• Mapeo visual

• Informe de incidentes

• Auditoría de procesos

• Alineación departamental

Entre las herramientas para la gestión de cambio organizacional, están: ServiceDesk Plus, Whatfix, Freshservice, Gensuite, Intelligent Service Management, WalkMe, Viima y SAP Management of Change.

Consejos para superar la resistencia al cambio

El cambio es un desafío para cualquier organización, especialmente cuando involucra a varias personas y, a veces, a múltiples ubicaciones. El cambio puede dar miedo, y es natural que las personas reaccionen instintivamente de maneras que a veces son contraproducentes o perjudiciales para el objetivo. 

Antes de intentar llevar a cabo cualquier cambio, los líderes organizacionales deben reconocer que la resistencia al cambio es normal, especialmente cuando las personas no lo entienden, no confían en el liderazgo, no creen que la nueva iniciativa es necesaria, existe falta de comunicación o hay miedo al fracaso.

Entre los consejos para superar la resistencia al cambio, están:

1. Identificar las causas fundamentales de la resistencia al cambio: El manejo efectivo de la resistencia requiere identificar las causas fundamentales de la misma para comprender por qué alguien es resistente. Los síntomas de resistencia son observables y, a menudo, manifiestos, como quejarse, no asistir a reuniones clave, no proporcionar la información o los recursos solicitados, o simplemente no adoptar un cambio en un proceso o comportamiento.
   
   
2. Comunicar oportunamente y con frecuencia: Involucrar a las partes interesadas y comunicar el proceso de gestión de cambio, puede ayudar a obtener el apoyo y lograr una transición más ágil.
   
   
3. Escuchar a los empleados: Esto será de utilidad para estar en sintonía con los potenciales puntos ciegos de un plan debido a su trabajo diario; además, los hará sentir que la empresa valora sus opiniones.
   
   
4. Educar a los empleados sobre el valor del cambio: Construir un caso de por qué el cambio es necesario, puede ayudar a los empleados a adaptarse más fácilmente, incluso en casos en los que exista una resistencia al cambio considerable.
   
   
5. Elegir el mejor momento para el cambio: Dentro de una organización, el momento del cambio puede ser importante. Si quieres introducir cambios, es necesario, primero, tener una estabilidad organizacional.

Hoy, lo único seguro es el cambio, y los líderes necesitan aprender los principios y marcos de la gestión del cambio y utilizarlos para conseguir una transición exitosa que produzca los beneficios esperados. Recuerda que la tecnología es un aliado importante para ayudarte a conjugar procesos, personas, herramientas y modelos, e implementar los cambios que necesita tu organización.

Julio Castro | Director Corponet | SAP Business One