¿Has escuchado hablar acerca de la estandarización de procesos? Imagina por un momento que todos los miembros de tu empresa olvidaran cómo hacer su trabajo. ¿Qué crees que sucedería? Lo más seguro es que realicen sus funciones como se les venga a la mente, sin un orden en el procedimiento ni consistencia en la realización. Esto pondría en peligro la calidad de los productos o servicios, ocasionando pérdidas por la insatisfacción de los clientes.

Tabla de contenido:

¿Qué es la estandarización de procesos?

Beneficios de estandarizar procesos

¿Por qué es importante la estandarización de procesos?

¿Cómo estandarizar procesos en una empresa?

Por esto es importante pensar en la estandarización de procesos como una ruta para lograr la excelencia operativa en cualquier negocio.

En el caso de las PYMES, además de establecer mejores prácticas, pueden lograr una estandarización de procesos mediante un sistema ERP, el cual es capaz de integrar y estandarizar procesos del negocio en todos los departamentos, reduciendo los errores humanos y aumentando la productividad. De acuerdo con cifras de Aberdeen Group, 77 por ciento de las PYMES que trabajan con sistemas ERP, han podido estandarizar sus operaciones administrativas.

Para conocer más del tema, te invito a seguir leyendo este blog post, en el que conocerás qué es la estandarización de procesos, su importancia y beneficios, y cómo lograr la estandarización de procesos en una empresa.

¿Qué es la estandarización de procesos?

Esencialmente, la estandarización de procesos se refiere al establecimiento de un conjunto de pautas, principios y procedimiento que rigen la manera en que las personas de una organización deben completar una determinada tarea o secuencia de tareas para la creación de un bien o servicio.

Fijar estándares asegura que los bienes o servicios producidos se realicen de la misma manera cada vez, tengan una calidad constante y sean equivalentes a otros productos o servicios comparables en la misma industria.

La estandarización de procesos puede aplicar a cualquier proceso, tarea o procedimiento que sea relevante para la organización, tales como la generación de reportes, hacer la nómina, contestar una llamada de servicio al cliente, entre otros más.

Podemos decir que estandarizar procesos en una organización es esencial para implementar una solución única para cada problema específico.

Beneficios de estandarizar procesos

Dado que los procesos ineficientes pueden desperdiciar innumerables horas y recursos, la estandarización puede ofrecer importantes beneficios para la empresa.

Cuando se hace de forma adecuada, la estandarización puede disminuir los errores, garantizar la calidad, aumentar la productividad e, incluso, aumentar la moral de los empleados.

Algunos beneficios de la estandarización de procesos son los siguientes:

• Detona la productividad. Cuando las empresas estandarizan sus procesos, pueden organizar todos sus recursos y mano de obra a fin de utilizarlos para generar los resultados esperados. Esto puede aumentar sustancialmente la productividad.

• Garantiza la calidad. Esto ocurre porque cada operación y proceso se realiza de una manera predefinida y optimizada.

• Mayor eficiencia. Debido a que los empleados pueden completar sus procesos con la menor cantidad de recursos posible, optimizan el valor que obtienen de estos. Esto conduce a una reducción general de costos, lo que, invariablemente, lleva a una mayor eficiencia.

• Mayor satisfacción del cliente. Otro beneficio de la estandarización de procesos es una mayor satisfacción del cliente y un mejor servicio. Estandarizar procesos asegura que los clientes se sientan atendidos y mantengan una buena relación con la empresa.

• Impulsa la mejora continua. Las empresas con una cultura de mejora continua consiguen que todos los miembros hablen el mismo "idioma", sin importar el departamento al que pertenezcan, lo que ayuda a fortalecer sus procesos y descubrir formas continuas de hacerlos más eficientes.

>>También te puede interesar leer: 6 maneras de optimizar los procesos empresariales.

¿Por qué es importante la estandarización de procesos?

Es necesario recordar que los procesos se crean para garantizar que una organización funcione de manera eficiente y eficaz. Sin estos, la empresa no tendría forma de comprender o administrar la manera en que sus empleados realizan sus operaciones diarias.

Al crearlos y ponerlos en práctica, la empresa puede medir la eficiencia y asegurarse de que todas las áreas del negocio sigan los mismos estándares.

Por otro lado, sabemos que las empresas están en la búsqueda continua de procesos más eficientes y reducción de costos. La estandarización de procesos, justamente, ayuda a generar procesos más consistentes y ágiles que generen beneficios de negocio.

Además, podemos decir que estandarizar procesos en una empresa tiene implicaciones significativas en la estrategia de negocio, pues abre una gran cantidad de opciones y oportunidades para ofrecer un rendimiento innovador y generar ganancias competitivas.

¿Cómo estandarizar procesos en una empresa?

Luego de tener en claro cuáles son los beneficios de estandarizar procesos y cuál es su importancia, ahora podemos pasar a puntualizar cómo se realiza la estandarización de procesos en una empresa.

Para esto, es necesario conocer algunas etapas que se deben seguir y que garantizarán una serie de mejoras en el negocio.

1. Establece las metas de la estandarización

Antes de comenzar, es necesario definir los objetivos de la estandarización. Recuerda que puedes estandarizar desde un proceso hasta todos los procesos de un área específica, o incluso, hacer una revisión y ajuste de toda la empresa.

2. Mapea y analiza los procesos

Un mapeo de actividades y procesos es esencial para la estandarización de procesos, ya que, antes de planificar el camino a seguir, debes saber en dónde estás, hacia dónde quieres ir y por dónde empezar. El análisis de procesos, por su parte, ayuda a exploran las diferentes formas en que estos se pueden realizar a fin de decidir cuál ofrece mayor valor, reduce el tiempo y los recursos necesarios.

3. Crea e implementa estándares

Para estandarizar procesos, no es suficiente diseñar procedimientos estándar para determinadas funciones, también se debe asegurar que se lleven a cabo. La mejor manera de hacerlo es estableciendo procedimientos individuales dentro de un flujo de trabajo, los cuales deben incluir las normas del negocio, tales como regulaciones y restricciones que guían la operación.

Además, es importante involucrar a los empleados, tanto en el diseño y desarrollo de nuevos procesos de trabajo, como en su implementación, ya que ellos son quienes los realizan en el día a día.

4. Mejora continuamente los procesos

Al final, evalúa tus procesos con el fin de encontrar nuevas oportunidades de cambio, mejora o adiciones. Un análisis constante del flujo de trabajo puede revelar cuánto tiempo toma cada paso en un proceso, revelando información sobre cómo mejorarlo.

La estandarización de procesos es ideal para cualquier empresa que desee ofrecer productos y servicios consistentes y de alta calidad. Para estandarizar procesos, especialmente en las PYMES, las herramientas tecnológicas se han vuelto una herramienta crítica. Los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) permiten a las organizaciones estandarizar los procesos siguiendo cada uno de esos pasos, especialmente cuando se requiere un alto nivel de consistencia del producto o servicio.

Uno de los beneficios clave de la estandarización es la optimización de procesos empresariales. Para conocer de qué se trata, da un vistazo a este blog post: 6 maneras de optimizar los procesos empresariales.

Julio Castro | Director General Corponet | SAP Business One México