Para cualquier empresa, tener una buena posición en el mercado es un estado deseable. En el panorama empresarial competitivo actual, las organizaciones deben asegurarse de no solo documentar de manera adecuada, sino también de dedicar tiempo y recursos a la optimización de sus procesos empresariales. 

Sin embargo, estudios demuestran que el 69% de las empresas tienen procesos empresariales documentados, solo el 4% los administra y mide. Esto significa que innumerables empresas están avanzando con celo con procesos empresariales depreciados y obsoletos para sus tareas recurrentes. Si solo se optimizaran  procesos, estas empresas podrían crecer y alcanzar los objetivos internos mucho más rápido.

Pero, ¿Cómo lograr la optimización de procesos empresariales en el negocio para hacerlo más productivo, evitar pérdidas y asegurar un futuro competitivo?

Los expertos en procesos de trabajo dicen que es sumamente necesario desarrollar una serie de técnicas y métodos que hagan que los procesos operativos y administrativos sean cada vez más eficientes y se enfoquen en lo que verdaderamente vale la pena.

¿Por qué es importante la optimización de procesos empresariales de tu negocio?

No es un secreto que los pequeños y medianos negocios están en constante competencia y se enfrentan a la amenaza de otras empresas, tecnologías y normas cambiantes. La optimización de los procesos empresariales hace posible que pueda cumplirse con la cuota del mercado, que los recursos sean bien utilizados y que la calidad esté asegurada. También puede ofrecer otros beneficios para ayudar a tu negocio a mantenerse a flote en las mareas de cambio, como:

• Operaciones simplificadas
• Riesgos reducidos
• Consistencia
• Visibilidad de un extremo a otro
  
  

6 pasos para optimizar procesos empresariales en tu negocio:

1. Prepara un diagnóstico de tu negocio

2. Identifica y define cuáles procesos empresariales necesitan ser optimizados

Para detectar cuáles procesos empresariales están urgidos de un cambio profundo, es necesario que midas sus resultados actuales y comiences a realizar una comparativa.

Una vez que determines por dónde comenzar la optimización de procesos en la empresa y cuáles necesitan una revisión, el primer paso es enumerar todos los componentes clave del mismo. Estos deben ser aspectos fundamentales e inmutables del proceso. Para identificar los componentes clave, plantéate estas interrogantes:

¿Cuál es el objetivo o resultado deseado de este proceso?

¿Cuándo comienza y termina ?

¿Qué actividades hacen avanzar el proceso?

¿Qué departamentos y / o empleados están involucrados?

¿Qué información se transfiere entre pasos?

Esta fase debe abordar todos los aspectos de la metodología actual utilizada para cada uno de los procesos empresariales y revelar áreas potenciales de mejora. Piensa en cada paso que está involucrado en el proceso que estás analizando, haciendo preguntas como:

¿Cuánto papel se utiliza en este proceso?

¿Cuántas copias de un mismo documento se hacen?

¿Cuántas horas hombre se requieren para completar el proceso?

De esas horas, ¿Cuántas se dedican a trabajos superfluos o superfluos?

¿Dónde se detiene el proceso y por qué?

¿Cuándo ocurren los errores?

3. Capacita a tus colaboradores

Potenciar el talento de tus colaboradores es una forma maravillosa de optimizar procesos empresariales, ¿Qué puede salir mal cuando los empleados están cada día más capacitados?

Ofrece a tu equipo de colaboradores capacitación continua y verás como el resultado redundará en mayores beneficios para tu negocio y procesos empresariales mucho más óptimos.

También es importante mejorar las comunicaciones con tu gente, lograr que un negocio cuente con procesos perfectamente engranados sin dificultades es solo posible cuando el líder maneja una comunicación clara, puntual y eficiente con sus equipos internos y externos.

Cuando se emplean los canales de comunicación correctos, es mucho más fácil lograr la optimización de procesos específicos sin confusiones ni contratiempos.

4. Mejorar

Ahora que has identificado los puntos débiles de tus procesos empresariales, es hora de crear soluciones para ellos. El correcto análisis te guiará en la creación de un plan de acción para implementar completamente tu proyecto de optimización de procesos.

Tu equipo puede generar varias posibles soluciones de mejora y elementos de acción para optimizar cada área del negocio. Evalúalas una por una e implemente la opción más viable. Esta sin duda es una tarea que debe existir de manera permanente, la optimización de procesos no se hace una sola vez sino debe ser parte de la mentalidad empresarial. 

5. Evaluar y controlar

El seguimiento y la supervisión son cruciales en la optimización de procesos empresariales de cualquier negocio. Debes tener una forma de evaluar continuamente cada proceso transformado.

Incluso después de aplicar sus soluciones de optimización, llegará un momento en el que será necesario volver a optimizar su proceso. Esto podría deberse a cambios en los requisitos, las demandas del mercado y la tecnología, etc.

Al tener una mentalidad de mejora continua, tú y tu equipo sabrán cuándo es prudente y necesario comenzar otro proyecto de optimización de procesos.

6. Automatiza

Repite tareas innecesarias y verás como el flujo de trabajo se estanca. Repte tácticas exitosas y verás como tu negocio prosperará.

Una vez que hayas separado lo esencial de lo no esencial en tus procesos empresariales, es hora de aplicar una solución. Pero si esta es tu primera experiencia en la revisión de procesos, es posible que aún te sientas intimidado por las posibilidades. Incluso es normal que te preocupes por cometer más errores si modificas el proceso actual.

Por suerte, las nuevas tecnologías están hechas especialmente para esto: aliviar las preocupaciones causadas por el error humano. Al permitir que un software automatice las tareas, evidentemente el negocio podrá administrar los procesos más rápidamente y con menos errores.

Un sistema de gestión de recursos o procesos como un software ERP en la nube es capaz de reunir para ti, en una misma plataforma, toda la información que requieres al momento de que decides mejorar tal o cual proceso que lleva a cabo tu empresa.

Un software ERP en la nube se apoya en las TI logrando excelentes resultados y cambiando de una buena vez todos los paradigmas que pululan en el mundo de la gestión empresarial, centrando la optimización de  procesos en cada uno de los departamentos.

Si sientes que tu empresa se encuentra experimentando un crecimiento acelerado pero aún no logra desarrollar estrategias que le permitan dar un paso adelante y resaltar en su industria, puede que sea tiempo de adquirir un sistema ERP.

¿Te gustaría conocer más sobre los beneficios de un sistema ERP? 

Si quieres competir con los mejores negocios de tu industria y crecer es momento de dejar a un lado todas esas tecnologías obsoletas y mudarte a la nube, ¿qué esperas? contáctanos y te ayudaremos a evaluar la mejor solución. Agenda una DEMO de SAP Business One y comienza el cambio en tu empresa, hoy mismo. 

Julio Castro | Director General Corponet  | SAP Business One®