Intentar mantener una empresa funcionando sin problemas, por no mencionar rentable-mente, a veces puede ser difícil, especialmente si saltas de programa en programa para mantener todo en marcha.

A medida que la tecnología se vuelve más accesible, las pequeñas empresas están adquiriendo herramientas que antes solo estaban disponibles para grandes corporaciones. Hoy en día, las pequeñas y medianas empresas están trabajando paso a paso con los jugadores de las grandes ligas, creando un grupo más amplio de competencia y un mayor nivel de urgencia para aquellos que se quedan atrás.

Migrar a un software de gestión ERP es una tendencia cada vez más popular por la variedad de beneficios que ofrece. Sin embargo, aún vemos con preocupación cómo algunos líderes de negocios se niegan a incorporar esta tecnología.

Si aún estás aferrándote a ese viejo y robusto sistema este artículo es para ti, porque platicaremos un poco sobre las razones por las que una empresa debería migrar a un software de gestión ERP, sus beneficios y algunas soluciones a las excusas que la mayoría de los líderes suelen poner cuando se habla de este tema.

¿Por qué una empresa debería migrar a un software de gestión ERP?

Para las empresas muy pequeñas o recién creadas, un sistema de gestión ERP puede parecer innecesario, pero si como la mayoría de las empresas, planeas expandir tu negocio, tarde o temprano necesitarás instalar un sistema ERP.

A medida que la empresa crece, también lo hace la carga de trabajo y la complejidad para el personal que lo gestiona de manera exponencial.

Aunque las empresas de nueva creación en el período de inicio a menudo pueden hacer frente a sistemas gratuitos, el correo electrónico o programas como Excel, tarde o temprano una empresa en expansión se verá obstaculizada por la mano de obra lenta y la logística engorrosa.

No poder satisfacer la demanda de los clientes puede potencialmente aliviar y ralentizar cualquier negocio en una importante fase de crecimiento.

Migrar a un software de gestión ERP ayuda a los pequeños y medianos negocios a consolidar las actividades comerciales en una aplicación totalmente integrada, simplificando los flujos de trabajo y aumentando la flexibilidad.

A continuación, profundizaremos un poco sobre el porqué los líderes de PyMEs se resisten a un ERP

¿Por qué los líderes de las pequeñas y medianas empresas en crecimiento se resisten a un sistema ERP?

Hemos preparado un listado con algunas de las excusas más comunes que nos hemos encontrado durante nuestra experiencia trabajando como partner de SAP® en México por las cuales algunas empresas se resisten a la idea de implementar una solución ERP. Veamos cuáles son:

• Piensan que el ERP es costoso

Si bien, a simple vista la opción de implementar un ERP puede parecer un gasto excesivo para el negocio, pero es importante tomar en cuenta de que un ERP está hecho para mejorar los márgenes y la rentabilidad. Esto significa que la inversión inicial se vuelve insignificante con respecto a todos los beneficios que esta tecnología puede aportar.

¿De qué forma puede una Pyme recuperar la inversión de un software de gestión ERP?

La inversión puede recuperarse a través de una mejor planificación que mejora la productividad y la eficiencia, elimina la escasez de materiales y los retrasos en la producción, mejora el rendimiento, elimina los cuellos de botella en la producción y además, permite a tus empleados automatizar las actividades cotidianas por lo que evidentemente se verán mejores resultados a nivel económico.

La solución para eliminar esta falsa creencia es abrirte a la posibilidad de contactar a un proveedor de ERP y pedirle que prepare un presupuesto adaptado a las necesidades de tu empresa y un plan de implementación que incluya una proyección del retorno de la inversión.

• Consideran que las hojas de cálculo son igual de buenas

Otra de las excusas más comunes que suelen dar los líderes cuando se resisten a la instalación de un ERP es que las hojas de cálculo les ayudan a controlar los recursos de sus negocios pero la realidad es que una hoja de cálculo no es capaz de entregar una administración integral, proyecciones, gestionar cadena de suministro, ofrecer métricas de rendimiento y mediciones por sí sola.

Puede que al iniciar el negocio las hojas de cálculo funcionen muy bien para mirar los ingresos y gastos pero a medida que el negocio crece, esta herramienta comienza a quedarse pequeña. Un ERP aporta un grado de automatización que permite a todos los colaboradores acceder a datos compartidos sin necesidad de utilizar hojas de cálculo ni ningún tipo de registro manual.

• Creen que el ERP es sólo para las grandes empresas

El hecho de que una empresa esté comenzando o aún sea muy pequeña no significa que no pueda implementar un ERP. Algunos proveedores adaptan los software de gestión ERP a pequeñas y medianas empresas que aseguran todas las funcionalidades necesarias sin sobrecargar la solución.

Si sientes que tu empresa es demasiado pequeña como para necesitar un ERP te recomendamos mirar un poco más allá y tomar en cuenta lo que esperas lograr en el futuro.

¿Crees que la forma en la que gestionas tu negocio sea más que suficiente para atender más clientes, introducir nuevos productos y abrirte a nuevos mercados? Puede que allí encuentres la respuesta.

• No cuentan con personal de tecnología

Otra de las excusas que muchos líderes suelen poner al momento de decidir si comprar un ERP o no es que no cuentan con suficiente personal de tecnología. Por suerte, un ERP puede ser implementado y mantenido incluso en compañías que no tienen personal de TI.

La solución a esta situación es buscar un proveedor ERP que ofrezca servicios de soporte y que se especialicen en la implementación de ERP y entrenamiento para que el sistema pueda operar sin problema alguno.

• Los empleados no tienen tiempo para aprender a usar un nuevo sistema

Los líderes de la vieja escuela están acostumbrados a ver a sus empleados saturados de trabajo, corriendo de un lado a otro con un montón de papeles mientras sus escritorios están llenos de notas adhesivas y es obvio, que a este punto estén bastante ocupados como para aprender a usar un nuevo sistema.

Pero es importante tomar en cuenta que cuando se implementa un software de gestión ERP se libera al personal de todas aquellas tareas manuales, repetitivas y duplicadas que sin duda, absorben un montón de tiempo.

Con el poder de la automatización que ofrece un ERP los departamentos de contabilidad, ventas, finanzas y recursos humanos pueden reunir todos los datos en un mismo sitio, automatizar actividades diarias que pueden reducirse a un clic mejorando la productividad de los empleados, reduciendo los retrasos y liberándolos de tiempo suficiente para aprender a aprovechar al máximo la herramienta.

Para facilitar aún más la adopción de la herramienta y garantizar que todos los colaboradores tengan el conocimiento necesario para usarla diariamente una solución es contar con el apoyo de un partner o consultor ERP que se encargue de organizar la capacitación, hacer seguimiento al uso del sistema y además, aclare cualquier tipo de dudas que tus empleados puedan tener con respecto al ERP.

¿Necesita tu negocio un ERP?

Si deseas hacer crecer tu negocio, crear una base de conocimiento o simplemente encontrar una manera para que tu empresa mejore su flujo de trabajo, entonces un Software ERP es la respuesta.

Incluso si no crees que necesitas un ERP en este momento pero tienes planes de cultivar tu negocio, es mucho más fácil implementar la infraestructura requerida ahora que tratar de implementar un ERP cuando sus procesos actuales ya están teniendo dificultades para mantenerse al día con la demanda.

Si aún no estás convencido si deseas implementar un sistema ERP puedes ver el siguiente caso de éxito aplicando el ERP para pequeñas y medianas empresas en crecimiento de SAP Business One® en una empresa de servicios, la cual gracias a su amplia funcionalidad en las áreas de finanzas, producción, compras, ventas, CRM, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, bancos, entre otras, puede ayudarte a lograr la productividad y rentabilidad que tanto necesitas para elevar tu nivel de competitividad.

Ve el video a continuación:

Julio Castro | Director General CorpoNet | SAP Business One México