En la era moderna, la tecnología ya no es un lujo sino una necesidad, y a medida que el entorno empresarial global se vuelve más interconectado y competitivo, las empresas, independientemente de su tamaño, se han visto obligadas a adoptar la digitalización a fin de transformar sus operaciones y adaptarse a nuevos escenarios.

Para las Pequeñas y Medianas Empresas (PyMEs), en particular, la digitalización las equipa con las herramientas para enfrentar las amenazas de un panorama económico donde la incertidumbre es la norma; además, les ofrece la oportunidad de desarrollar una ventaja competitiva que las destaque sobre sus competidores.

Tabla de contenido:

¿Qué es la digitalización empresarial?

¿Por qué es importante digitalizar una empresa?

Ventajas de la digitalización de una empresa

Desafíos y oportunidades en el proceso de digitalización empresarial

Quizá por esto, la digitalización de empresas está aumentando, pues de acuerdo con datos de la OCDE, hasta el 70 por ciento de las pequeñas empresas están intensificando el uso de tecnologías digitales luego de la pandemia.

Existen empresas donde se cree que la digitalización se trata solo de automatizar tareas a través de la tecnología; pero este proceso va más allá. Para entenderlo a profundidad, aquí abordaremos qué es la digitalización empresarial y por qué es importante, cuáles son las ventajas para una empresa, y describiremos los desafíos y oportunidades en el proceso de digitalización empresarial.

¿Qué es la digitalización empresarial?

La digitalización es un fenómeno que ha permeado en diversas esferas de la sociedad, modificando prácticas, formas de comunicación y, en general, la manera en que interactuamos con el mundo. Pero ¿qué entendemos por digitalización? y, en concreto, ¿cómo impacta en el ámbito empresarial?

En términos generales, podemos decir que la digitalización hace referencia al proceso de incorporar tecnologías digitales para transformar las actividades personales y profesionales. Conlleva convertir información en papel a formatos digitales, y acciones físicas en procesos intervenidos por alguna tecnología. 

La digitalización empresarial, por su parte, se refiere a la transformación de los procesos, las operaciones, las comunicaciones, las funciones comerciales y los modelos comerciales, de análogos y físicos a digitales, a través de diversas tecnologías, con el fin de hacerlos más ágiles, mejorar los resultados y reducir los costos. 

¿Por qué es importante digitalizar una empresa?

Algunas empresas, en especial las Pequeñas y Medianas Empresas (PyMEs), no invierten suficiente en tecnología por considerar que no es un tema prioritario, sobre todo porque argumentan no tener el suficiente capital para hacerlo y no vislumbran el costo-beneficio. Sin embargo, las oportunidades que ofrece la digitalización de empresas pueden ser infinitas.

Digitalizar una empresa va más allá de simplemente usar herramientas digitales, se trata de una transformación estructural y estratégica enfocada en los sistemas, los procesos, los flujos de trabajo y la cultura organizacional.  Es por esto que la digitalización cambia la forma en que opera una organización, impactando en cada nivel de la misma y reuniendo datos de todas las áreas para trabajar juntos de manera más eficaz.

Emprender un proceso de digitalización ayuda a tu empresa a ser más competitiva en su industria, más aún, si necesita sobrevivir en ecosistemas de negocio donde las reglas cambian todo el tiempo. La digitalización empresarial puede ayudar a tu organización a adaptarse rápidamente a los cambios del mercado y mejorar continuamente sus operaciones comerciales. 

Por otro lado, también ayuda a mejorar la eficiencia empresarial, pues una de las ventajas de las herramientas digitales, es la automatización de procesos, lo que en la práctica te ayudará a analizar fácil y rápidamente los datos, y tomar decisiones informadas que te permitirán aprovechar las oportunidades y enfrentar las amenazas.

Además, la digitalización ayuda a incrementar la productividad del personal, pues al automatizar tareas, este no necesita dedicar tanto tiempo en actividades ordinarias, teniendo mayor tiempo para acciones estratégicas de negocio.

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Ventajas de la digitalización de una empresa

Antes de iniciar un proceso de digitalización, es fundamental establecer los objetivos y determinar cómo la digitalización empresarial puede mejorar diversas áreas del negocio. Para ayudarte en esta labor, es esencial conocer las ventajas fundamentales de la digitalización de una empresa.

• Decisiones basadas en datos: La digitalización trae consigo el poder del análisis de datos, lo que facilita la toma de decisiones informadas.

• Eficiencia operacional: La automatización de tareas rutinarias reduce el error humano y agiliza los procesos, lo que se traduce en entregas más rápidas, comunicación inmediata y productividad mejorada.

• Ahorro de costos: Aunque puede haber una inversión inicial; a largo plazo, las herramientas digitales pueden generar ahorros de costos significativos.

• Alcance global: La digitalización empresarial no tiene límites, incluso las pequeñas empresas ahora pueden acceder a los mercados globales, llegando a clientes más allá de sus geografías locales, a través de plataformas de comercio electrónico y marketing digital.

• Innovación y competitividad: Las nuevas tecnologías abren caminos para que las empresas ofrezcan soluciones únicas y se mantengan por delante de la competencia.

• Flexibilidad y escalabilidad: Las soluciones digitales pueden ser adaptadas y ampliadas según sea necesario. A medida que una empresa crece, su infraestructura digital puede escalar sin necesidad de revisiones importantes.

• Sustentabilidad: La digitalización reduce la necesidad de papel, transporte físico e incluso espacios físicos de oficina. Esto no solo ahorra dinero, también reduce la huella de carbono de una empresa.

• Colaboración y movilidad: Las herramientas digitales permiten que los equipos trabajen desde cualquier lugar, lo que es relevante en el mundo actual, con la tendencia creciente del trabajo remoto.

• Experiencia del cliente mejorada: Las plataformas digitales permiten a las empresas interactuar con los clientes en tiempo real las 24 horas, los 7 días de la semana. Esto mejora la satisfacción general y la lealtad del cliente.

Desafíos y oportunidades en el proceso de digitalización empresarial

Si bien las empresas de todos los tamaños y sectores están adoptando la digitalización, con el fin de aprovechar las oportunidades de negocio, esto no significa que la transformación sea simple; de hecho, digitalizar una empresa es complejo y está lleno de desafíos. 

Entre los desafíos en la digitalización empresarial están:

1. Resistencia al cambio: Las personas suelen apegarse a los métodos tradicionales y ven con recelo las nuevas herramientas y procesos.

2. Inversiones iniciales: La adquisición de tecnologías avanzadas, la formación de personal y la contratación de expertos pueden requerir una inversión inicial significativa.

3. Seguridad de la información: La digitalización implica la gestión de grandes cantidades de datos, lo que conlleva riesgos de brechas de seguridad, ciberataques y problemas relacionados con la privacidad de los datos.

4. Complejidad tecnológica: La selección, implementación y mantenimiento de soluciones tecnológicas pueden ser complejas y requerir una actualización constante.

5. Desigualdades en la adopción: No todas las empresas tienen el mismo acceso a la digitalización, lo que puede generar desigualdades en el mercado.

Entre las oportunidades de digitalizar una empresa, encontramos:

1. Mejora de la eficiencia: La digitalización permite la automatización de procesos, reduciendo costes y tiempos de producción, y mejorando la eficiencia operativa.

2. Personalización: Con herramientas avanzadas, las empresas pueden ofrecer productos y servicios personalizados basados en el comportamiento y las preferencias del cliente.

3. Toma de decisiones basada en datos: La analítica avanzada permite una toma de decisiones más informada, lo que puede mejorar la estrategia y el rendimiento empresarial.

4. Innovación constante: La digitalización fomenta un entorno de innovación continua, en el que las empresas pueden experimentar, aprender y adaptarse rápidamente.

5. Modelos de negocio flexibles: Las empresas pueden adaptarse y cambiar sus modelos de negocio con mayor facilidad, aprovechando oportunidades emergentes.

6. Sustentabilidad: Las tecnologías digitales permiten una gestión más eficiente de los recursos y pueden contribuir a prácticas empresariales más sustentables.

Una digitalización empresarial exitosa requiere de una visión consolidada de todas las personas, procesos y operaciones en todo el negocio, que permita tomar decisiones que impulsen el éxito en cada etapa del flujo de valor y ayuden a administrar los recursos en un nivel integral. Esta es la razón por la que un sistema ERP es la mejor herramienta para transformar digitalmente a una organización.

La integración de un ERP juega un papel central en la adaptación a los desafíos actuales que enfrenta tu empresa, por lo que puede ser el mejor compañero para comenzar tu viaje hacia la digitalización.

Julio Castro | Director General Corponet | SAP Business One México