Los sistemas ERP se utilizan ampliamente entre industrias pequeñas y grandes para hacer que las operaciones comerciales clave como la actividad contable, inventario y producción sean más automatizados y eficientes para la productividad y el crecimiento de los ingresos. Si en tu  pequeña o mediana empresa aún tienes a un empleado haciendo llamadas para cobrar facturas puede que sea el momento de avanzar y gestionar tu proceso de cuentas por cobrar en un ERP, ya que ayuda a reducir el tiempo de respuesta, el desperdicio y hace que los procesos críticos como la compra, inventario, suministro, servicio al cliente y post-venta sean transparentes.

Tabla de contenido: 

Así es como funciona el proceso de cuentas por cobrar en un ERP

¿Cuáles son los beneficios de gestionar el proceso de cuentas por cobrar en un ERP?

¿Sabías que un software ERP puede ayudar a mejorar drásticamente el proceso de cuentas por cobrar de tu empresa? La automatización en el departamento de cuentas a través de un sistema ERP ayuda a notificar a sus clientes con anticipación, gestiona los pagos, la generación de facturas, las aprobaciones y los documentos de los mismos. Del mismo modo, la automatización de las cuentas por cobrar ayuda a la gestión eficiente de las transacciones entre clientes y compañías mediante pagos en efectivo, pagos con cheques, etc., a la vez que mantiene el control completo y la asignación de los empleados y equipos a sus respectivos procesos.

En este post platicaremos un poco sobre cómo funciona el proceso de cuentas por cobrar en un sistema ERP y los beneficios que puede aportar a empresas como la tuya.

Así es como funciona el proceso de cuentas por cobrar en un ERP

Cada negocio vende productos o servicios diferentes a sus clientes. La entrada de pedidos crea facturas cuando un cliente pide algo y de forma automática la gestión de cuentas por cobrar realiza un seguimiento de los pagos que se han realizado a qué facturas. Continuamente, el software ERP prepara informes que muestran cuánto tiempo ha estado pendiente cada factura.

En un software ERP hay dos grupos principales de tablas en Cuentas por Cobrar. La primera tabla consiste en la tabla de clientes que contiene un registro para cada cliente y la tabla de contactos de clientes que contiene un registro por cada contacto en cada cliente.

El segundo grupo consiste en la tabla de facturas que contiene un registro para cada factura del cliente y la tabla de detalles de la factura que contiene un registro para cada línea en la factura del cliente.

Si por alguna razón el plazo de una factura por cobrar se vence, el sistema inicia procesos para cobrar el dinero. Por lo general, esto significa enviar un recordatorio al cliente y al cobrador, quien será el encargado de hacer llamadas telefónicas o enviar cartas de reclamación.

Al mismo tiempo, los clientes pueden ver sus facturas, cheques e información a través de la plataforma y actualizar los datos que deseen como por ejemplo nombre, dirección, información de contacto, etc. También pueden pagar una o más facturas en efectivo, con tarjeta de débito, tarjeta de crédito o cheque.

Toda esta información está perfectamente sincronizada con la gestión financiera y contable de la empresa; es decir, que cuando la empresa recibe facturas de la entrada/ facturación de pedidos, automáticamente son enviadas las transacciones a la conciliación bancaria y al libro mayor.

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¿Cuáles son los beneficios de gestionar el proceso de cuentas por cobrar en un ERP?

Estos son algunos de los beneficios que tienen las empresas que gestionan las cuentas por cobrar en un:

• Pagos más rápidos

Cuando tus cobradores ya no envían correos electrónicos sin sentido, ingresan datos en hojas de cálculo o copian números de tarjetas de crédito de los clientes en notas adhesivas de colores y comienzan  a crear un sistema de cobro a través de un software automatizado y eficiente reciben pagos más rápidos.  De hecho, de acuerdo con PayStream Advisors, el uso de un software de cuentas por cobrar puede ayudar a que una organización reciba un pago hasta un 20% más rápido.

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• Ahorro del tiempo

Estudios afirman que las empresas que gestionan las cuentas por cobrar en un ERP ahorran hasta 600 horas de tiempo en esta actividad.

¿Alguna vez has pensado cuantas horas pasan tus colaboradores enviando correos electrónicos, reuniendo listas de aquellos clientes que tienen facturas por cobrar y averiguando información específica sobre cada cliente? Este es un trabajo de un día completo.

Al permitir que un software ERP gestione el cobro de cuentas y automatice todo el proceso, tu empresa ahorra una enorme cantidad de tiempo.

• Flujo de trabajo priorizado

¿Cuáles son las cuentas por cobrar más urgentes en tu empresa? Con un flujo de trabajo priorizado en el programa ERP, los colaboradores pueden averiguar exactamente lo que deben hacer tan pronto como inicien sesión. El software  ERP los alertará de todas las cuentas vencidas, las cuentas que tengan una disputa, cualquier correo electrónico nuevo y los mensajes de los clientes.

• Maximizar el rendimiento de los activos

Gestionar las cuentas por cobrar en un ERP ayuda a maximizar el rendimiento de los activos de tu empresa ya que ayuda a mantener el efectivo pendiente al mínimo, al mismo tiempo que proporciona los controles de crédito necesarios para evitar pérdidas incontrolables.

• Visibilidad y transparencia

Si un colaborador sale de vacaciones o está de baja, sus esfuerzos no se detienen. Con un software ERP es posible automatizar el cobro, esto significa que los correos electrónicos y recordatorios de pago continuarán saliendo.

Si alguien más necesita hacerse cargo de las cuentas por cobrar, este podrá ver en la plataforma qué clientes han sido contactados y en qué parte del proceso de cobranza se encuentran, el historial crediticio y el estado crediticio de un cliente para reducir las cancelaciones de deudas incobrables y minimizar los días de ventas pendientes, etc.

¿Eres consciente de la importancia de las cuentas por cobrar en tu empresa? Si aún no cuentas con una solución ERP en tu organización, considera la posibilidad de conocer el ERP SAP Business One y mejorar al 100% tu gestión de cuentas por cobrar en un ERP.

Este software de gestión administrativa es una excelente opción para atender las necesidades de las empresas en crecimiento de cualquier tipo de industria. Sus distintas funcionalidades en el área de finanzas, producción, compras, ventas, CRM, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, bancos, etc. Puede darle a tu empresa la productividad y rentabilidad que tanto buscas.

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Julio Castro - Director General Corponet |  SAP Business One México