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Las cuentas por cobrar son uno de los activos más representativos de una empresa los cuales están reflejados en su balance general, es por esto que su administración toma una gran relevancia en las operaciones de la organización ya que cuando no es realizada de manera eficiente puede obstaculizar el flujo de efectivo y hacer que la empresa tenga pérdidas por ventas no cobradas.
Una de las tareas principales de cualquier empresa que otorga crédito a sus clientes es dedicarle el puntual seguimiento con el fin de minimizar los riesgos y de cobrar sus facturas en el tiempo estipulado en el contrato. Sería óptimo que todos los clientes liquidaran sus facturas de manera inmediata, pero eso no sucede en la realidad de los negocios.
A continuación te presentamos algunos de los errores en la adminsitración de cuentas por cobrar que identificamos en Corponet como los más comunes que se pueden presentar en el departamento de créditos y cobranza de una empresa:
1. No contar con políticas de crédito y cobranza definidas
Las políticas de crédito y cobranza son de vital importancia para una organización ya que ayudan a generar más ventas y mantener buenas relaciones con los clientes. Desde el inicio una empresa que va a otorgar crédito debe de establecer sus políticas por escrito en las cuales establezca al cliente lo siguiente:
• Criterios y requisitos para el otorgamiento de crédito.
• Fechas estipuladas para la realización de sus pagos.
• Cuándo se considera su saldo como vencido así como las consecuencias de que no se efectúe el pago y se considere en mora.
Es importante que además de ser claras, estas políticas sean respetadas en todo momento por la empresa y no realizar excepciones.
Respecto a las políticas de crédito es importante determinar el monto por el cual el cliente puede responder tomando en cuenta su historial y la investigación adecuada para así establecer un límite de crédito y no asumir riesgos innecesarios para la empresa. En el caso de la cobranza ésta debe basarse en buscar la recuperación de la cartera sin afectar la relación con el cliente teniendo cuidado de llevar el proceso de manera óptima y oportuna de manera que no sea necesario aplicar una cobranza agresiva.
2. No dar seguimiento oportuno a la cartera de clientes
Es crucial para las empresas monitorear de cerca sus cuentas por cobrar para minimizar el riesgo de pérdidas para el negocio, una de las responsabilidades fundamentales de tu equipo de trabajo en el área de crédito y cobranza es asegurarse que los clientes estén pagando sus facturas en los tiempos estipulados en sus contratos. Una recomendación es contar con un reporte de antigüedad de saldos en el cual se detallen tus clientes con sus respectivos adeudos y el tiempo de vencimiento, así mismo es aconsejable que el gerente de ventas cuente con esta información para que el equipo comercial esté al tanto de los clientes que tienen adeudos o créditos vencidos y puedan tomarlo en cuenta para negociaciones de venta.
No te puedes dar el lujo de perder cuentas cobrables por no tener el contacto correcto de la persona que realizará el pago, por lo que es imprescindible contar con la información al día y estar al tanto de cambios, también es importante que haya una persona asignada al seguimiento, que cuente con toda la información que necesite del caso y tenga constante comunicación con el cliente.
Es muy importante que la empresa asigne esta tarea a una persona que cuente con toda la información que se necesite del caso y que tenga constante comunicación con el cliente. Puede suceder que el cliente no conteste correos o llamadas por lo que es crucial no dejar de ser consistente en el seguimiento a la cuenta.
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3. No enviar las facturas de manera inmediata
El proceso de facturación de tu empresa debe de funcionar de forma eficiente y el documento ser entregado al momento en que se entregue el producto y/o servicio, en caso de ser un concepto recurrente se deberá programar para que no haya retraso ya que esto solamente generará que el cliente también recorra sus días de pago.
El hecho de no expedir las facturas de manera inmediata tiene como resultado que se generen retrasos en los pagos y da pie a que el cliente considere que tiene más días para cubrir su deuda. Tus clientes darán más prioridad a las facturas que se envíen en tiempo y forma oportuna de acuerdo a lo pactado, por lo que esto también envía un mensaje de formalidad y seriedad de parte de tu negocio.
En este apartado es importante recalcar que el cliente debe saber que su período de crédito comienza a partir de recibir la factura correspondiente.
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4. No resolver conflictos con los clientes en etapas tempranas
Una falla en el servicio post venta puede generar un retraso en la liquidación de la factura, es decir cuando el cliente no está satisfecho con el servicio o producto recibido ya sea por algún retraso, daño en la mercancía o alguna otra inconformidad y puede utilizar estos argumentos para posponer el pago de la misma hasta que no se resuelva el asunto pendiente.
Es esencial que se atienda la situación de manera oportuna, se escuche las demandas del cliente y se llegue a un acuerdo que sea justo para ambas partes ya que si el cliente se siente ignorado es muy probable que esto se refleje en su falta de atención a la cuenta pendiente, no tomará llamadas ni contestará correos y menos aún pagará las facturas ya que su percepción será que tu empresa no ha cumplido con lo pactado.
5. No tener un control automatizado de tus cuentas por cobrar
Cuando no cuentas con un sistema automatizado que te ayude a llevar el proceso de seguimiento a cartera de clientes y cobranza puede ser muy fácil perder de vista esas cuentas importantes u omitir actividades clave que deben ser realizadas en el momento oportuno, esto por la carga de trabajo, el extenso papeleo o el manejo de distintos archivos electrónicos.
Existen muchos beneficios de automatizar el proceso de cobranza pero sin duda el más importante es justamente contar con la información actualizada de cada uno de tus clientes para poder tomar decisiones acertadas en tiempo y forma adecuados. De igual manera se agilizará el proceso por medio de cobranzas automatizadas y recordatorios de seguimiento al cliente.
Otra ventaja para tu organización es contar con la facturación electrónica y el envío de la misma a tus clientes en el momento en que se realiza la venta, esto facilitará el control y monitoreo de las mismas.
6. Ser incoherente con el cliente
Un error muy común es no llevar a cabo lo que se le dijo al cliente que se haría, esto puede ocurrir más para favor del cliente ya que la empresa quiere conservar la relación comercial podría caer en ser permisivo y si por ejemplo, al cliente se le dice que su cuenta está detenida por falta de pago y se le permite seguir comprando a crédito eso dará como resultado que el cliente repita este comportamiento de pago tardío y sea más complicado realizar la cobranza.
De igual manera cuando sea alguna actividad de la cual tu equipo es responsable como por ejemplo enviar algún dato, documento o reporte al cliente asegúrate que se cumplan los compromisos, de esta forma no tendrá argumentos para no hacerlo él.
Es recomendable que revises las prácticas actuales que se están llevando a cabo en el departamento de crédito y cobranza de tu empresa y así puedas identificar las áreas de oportunidad que tienes para mejorar la gestión. Al evitar incurrir en los errores que te compartimos minimizarás los riesgos al otorgar créditos y por ende tener un mejor porcentaje de recuperación de la cartera de clientes.
El Software SAP Business One es la solución para PYMES que te ayudará a integrar todas las áreas operativas de tu negocio incluyendo el control y seguimiento a las cuentas por cobrar para que a través de una administración óptima de tu proceso de cobranza cuentes con un manejo eficiente del flujo de efectivo y obtengas una empresa más rentable.
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Julio Castro - Director General | SAP Business One Monterrey
