5 preguntas que debes hacerte antes de escoger un Software ERP

Finalmente has reconocido que el sistema actual que está usando tu compañía no está ofreciendo lo que necesitas y estás listo para comenzar a evaluar nuevas opciones de ERP, ¿Y ahora qué? Lo sabemos, con tantos proveedores de software ERP y un panorama tecnológico en rápida evolución, elegir un nuevo software empresarial para tu empresa puede ser una tarea desalentadora. La implementación de una solución de planificación de recursos empresariales es una gran inversión, no solo en términos de dólares de licencias y costos de implementación, sino también en términos de tiempo y recursos dedicados. Por eso, es importante definir claramente la estrategia, los requisitos, las prioridades y las expectativas antes de comprometerte con un proyecto para evitar retrasos en el proyecto, una mala adopción por parte del usuario o, lo que es peor, la selección incorrecta del proveedor.

Cada organización es diferente. Al igual que no existe una solución de ERP para todos, no existe un proceso de selección de ERP para todos. Sin embargo, en esta publicación te hemos traído las cinco preguntas que debes hacerte antes de comenzar tu proceso de selección y planificación de ERP. Al tomarte el tiempo para responder estas preguntas, será más probable que selecciones la solución adecuada para tu empresa y la implementes con éxito.

Estas son 5 preguntas que debes hacerte antes de escoger un software ERP

¿Por qué quieres implementar una solución ERP?

Este es posiblemente el factor más importante en tu proceso de selección de ERP. La necesidad es lo que hace que cruces el umbral de tu viaje ERP para buscar activamente una solución.

Podría ser que tu solución actual carezca de la funcionalidad o la agilidad necesaria para mantenerte al día con las tecnologías disruptivas. Tal vez hayas superado tu sistema de contabilidad básica y necesites una solución más robusta o estás esperando un gran crecimiento en el futuro y necesitas un sistema que pueda escalar rápidamente. Quizás necesites una mayor comprensión de tu negocio y hayas decidido dividir los diferentes tipos de datos o los procesos manuales redundantes utilizando un ERP moderno.

No importa cuál sea tu razón convincente para el cambio, debes definirlo claramente y tenerlo en cuenta durante todo el proceso de selección.

¿Cuáles son tus necesidades y prioridades comerciales?

Definir y documentar los requisitos únicos de tu negocio es parte integral del éxito del proceso de selección. Esto van desde los requisitos “que te gustaría tener”, así como los que son súper esenciales, lo que significa que esta es una evaluación más amplia que los requisitos descritos en la primera pregunta.

Céntrate en las características que le brindarán una ventaja competitiva a tu empresa, que sean específicas para la industria en la que te encuentres a o que optimicen los procesos de negocios con los que actualmente te encuentras luchando.

Es importante tener en cuenta que no necesariamente tienes que encontrar una solución que resuelva todos los requisitos. Las soluciones ERP modernas utilizan tecnologías para lograr agilidad de muchas diversas maneras.

¿Cuáles son los beneficios esperados del nuevo sistema?

Hablando de estrategia, esbozar los beneficios clave que esperas de un nuevo sistema será una parte integral de tu estrategia general de ERP. Determina lo que quieres lograr actualizando la nueva tecnología comenzando con un panorama general. ¿Quieres un mayor control de tu inventario?, ¿deseas garantizar la seguridad y fiabilidad de los datos de tus departamentos? ¿la compatibilidad móvil aumentaría la productividad? Una vez que hayas definido estos objetivos para el nuevo sistema, es hora de priorizarlos.

Tener esto muy claro no solo proporcionará orientación a lo largo de los procesos de selección e implementación, sino que también contribuirá a medir el éxito después del proyecto.

¿Cuál es el verdadero valor de implementar un sistema ERP?

Al principio, la inversión en un sistema ERP puede parecer un uso costoso del presupuesto, el tiempo y los recursos pero, si se maneja correctamente, los beneficios a largo plazo de estas inversiones superan con gran amplitud los costos iniciales.

Más allá de los costos iniciales de licencias, personalización e implementación, el costo real de un sistema ERP puede variar de un proveedor a otro.

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La mayoría de los modelos de precios de ERP calculan la infraestructura de hardware inicial, los gastos de licencias de software y los costos de implementación, pero no consideran el impacto de los gastos operativos en curso. El verdadero valor de un sistema ERP se puede calcular restando el costo total de propiedad de su retorno de la inversión esperado.

Para analizar correctamente todas las opciones de ERP sobre la mesa, compara el costo real de cada sistema considerado y el costo que tiene para la empresa no implementarlo.

¿Cuáles son tus objetivos de tu negocio?

Cuando se trata de elegir una tecnología de negocio, la prioridad número uno debe ser encontrar una solución que sea compatible hoy y mañana. Por lo tanto, los planes futuros de tu organización deben jugar un papel importante en tu estrategia y selección de ERP. Con estos objetivos en mente, ¿Qué importancia tienen la agilidad, la flexibilidad y la escalabilidad?, ¿existe realmente la posibilidad de un crecimiento gradual o repentino?, ¿te mudarás a nuevos mercados y ubicaciones?, ¿se expandirá internacionalmente tu negocio y necesitarás capacidades en varios idiomas y monedas?

La vida útil promedio de un sistema ERP depende mucho de la empresa en cuestión. Antes de comprometerte con un sistema, respóndete esta pregunta: ¿Este sistema cuenta con actualizaciones constantes que signifiquen que mi inversión dure 10 años o muchos más? De lo contrario, deberás revisar el análisis de costo/beneficio de una solución a corto plazo.

Tomando una decisión de ERP

Tal como mencionamos anteriormente, cada organización es diferente, por lo que no existe una guía que sirva para que todos puedan saber cómo elegir un software ERP hecho a la medida. Sin embargo, el éxito y el fracaso a menudo están determinados por la perspectiva y el apoyo. La clave para una exitosa selección e implementación de ERP es comprender cómo tu negocio puede o no cambiar, avanzar e invertir en una solución que abarque esa evolución natural.

La decisión de un ERP es un asunto que no debe tomarse a la ligera, ya que es una de las decisiones más importantes que tú y tu empresa tomará. Un ERP es una tecnología que tiene un impacto directo y duradero en los empleados, los clientes, la rentabilidad y el crecimiento. Dada la magnitud de un proyecto de este tipo, es tu responsabilidad hacer todo lo posible para mitigar el riesgo.

¿Estás listo para comenzar a evaluar tus opciones de software ERP? Estamos seguros que responderte estas preguntas te ayudará a tener muy claro lo que buscas. Si aún no cuentas con opciones de ERP sobre la mesa, considera la oportunidad de evaluar el ERP para empresas en crecimiento SAP Business One el cual, gracias a su amplia funcionalidad en las áreas de finanzas, producción, compras, ventas, CRM, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, bancos, etc. puede darle a tu empresa la productividad y rentabilidad que tanto buscas.

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