La información se ha convertido en uno de los principales factores del éxito empresarial, de manera que, quien tenga la mejor y más precisa información, será más competitivo que su competencia. Sin embargo, no es suficiente tener grandes cantidades de datos, las empresas necesitan tener sistemas de información con los que puedan manejar esos datos y producir mejores resultados.

Para toda empresa en crecimiento, los sistemas de información son la columna vertebral de la toma de decisiones, pues permite dar sentido a grandes cantidades de datos y usar esa información para identificar y corregir ineficiencias.

Tabla de contenido

¿Qué es un sistema de información?

Tipos de sistemas de información en las empresas

Funciones principales de un sistema de información

Características de los sistemas de información empresarial

De acuerdo con un análisis de U.S. Chamber of Commerce, el 85% de los propietarios de pequeñas empresas, señala que las plataformas tecnológicas ayudaron a poner en marcha su negocio, y el 94% indicó que la tecnología los ayuda a administrar el negocio de manera más eficiente.

Para profundizar en este tema de gran importancia para las Pequeñas y Medianas Empresas (PyMEs), en este blog post vamos a hablar de los sistemas de información, su definición, los tipos de sistemas que existen, así como sus funciones y características.

¿Qué es un sistema de información?

Los sistemas de información son una red de múltiples recursos interrelacionados que incluyen tecnología - software, hardware y datos-, redes de comunicación, personal experto en informática, y procesos utilizados para recopilar, procesar, almacenar, analizar y distribuir información a manera de datos útiles.

Los sistemas de información en las empresas ayudan a recopilar, administrar y analizar datos, los cuales son de vital importancia para guiar la toma de decisiones y mejorar la eficiencia y la rentabilidad del negocio.

Cuando los sistemas de información empresarial son administrados por profesionales expertos, pueden ayudar a las empresas a maximizar sus ingresos y optimizar sus operaciones.

Tipos de sistemas de información en las empresas

Las empresas utilizan distintos tipos de sistemas de información para comunicarse y trabajar con sus clientes, proveedores y socios; administrar la organización; realizar operaciones comerciales esenciales; y lanzar y mantener campañas de marketing.

Podemos decir que herramientas como las computadoras portátiles, bases de datos, redes y hasta los teléfonos inteligentes, son ejemplos de sistemas de información. Sin embargo, si nos enfocamos en el entorno empresarial, podemos identificar diferentes tipos de sistemas de información, los cuales sirven para una variedad de propósitos dependiendo de las necesidades de una organización.

Los sistemas de información en las empresas se clasifican por niveles organizacionales, modo de datos, procesamiento, objetivos del sistema y tipo de soporte brindado. Estos son algunos de ellos:

• Sistemas empresariales. También conocidos como sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP), estos sistemas integrados combinan hardware y software para sus diferentes funciones. Básicamente, estos sistemas de información empresarial ayudan a que la información fluya entre los departamentos y permiten que los procesos de diferentes partes del negocio, se integren en toda la empresa.

• Sistemas de procesamiento de transacciones (TPS). El procesamiento de transacciones es esencial para ayudar a las empresas a realizar sus operaciones diarias, como depósitos, retiros, envíos, facturación a clientes, entrada de pedidos y realización de pedidos. TPS es un sistema de información que procesa los datos resultantes de las transacciones comerciales.

• Almacenes de datos. Son sistemas de gestión de datos que permiten el análisis y otras actividades de inteligencia empresarial. Consolidan y analizan datos de una amplia variedad de fuentes, proporcionando información sobre las empresas para ayudar a mejorar la toma de decisiones.

• Sistemas de Información Gerencial (MIS). Están enfocados en ayudar a los gerentes, ya que automatiza muchos procesos que antes se realizaban de forma manual o con la ayuda de recursos humanos. Actividades comerciales, como el seguimiento del desempeño comercial, los flujos de trabajo y la elaboración del plan comercial, se pueden realizan con la ayuda de estos sistemas de información.

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• Sistemas de apoyo a la toma de decisiones (DSS). Estos sistemas de información utilizan diferentes modelos de decisión para analizar o resumir grandes cantidades de datos con el fin de facilitar a los gerentes y otros mandos intermedios, la comparación y el análisis de la información.

• Sistemas de procesos de negocio (BPM). Un sistema de gestión de procesos empresariales permite modelar, diseñar, ejecutar y mantener las actividades empresariales y los empleados que las gestionan, en diferentes departamentos y ubicaciones físicas. Estas soluciones están diseñadas para ayudar a las empresas a optimizar sus procesos comerciales cotidianos, para lograr la máxima eficiencia y productividad.

Funciones principales de un sistema de información

De manera general, los sistemas de información en las empresas ayudan a gestionar la gran cantidad de datos para convertirla en información de valor, que sea útil para la toma de decisiones. Desde luego, a medida que avanza la tecnología, los sistemas de información han ido evolucionando, enfocándose en determinadas necesidades de las organizaciones.

Entre las principales funciones de los sistemas de información empresarial, están:

• Almacenar y analizar la información. La mayoría de los sistemas de información funcionan como medio de entrega de los datos almacenados en las bases de datos. Estos datos se extraen para obtener información relevante, desarrollar nuevos productos, llegar a clientes potenciales, y atender a los clientes existentes con precisión y eficiencia.

• Simplificar los procesos comerciales. Los sistemas de información en una empresa permiten una gestión más sencilla de los procesos con el fin de ahorrar tiempo y mano de obra.

• Facilitar la toma de decisiones. Las empresas que utilizan sistemas de información de gestión garantizan que todos los responsables de la toma de decisiones puedan trabajar juntos a partir del mismo conjunto de datos y tomar sus decisiones basándose en información idéntica.

• Dar acceso al control total de datos. Dado que los sistemas de información almacenan una gran cantidad de datos privados y facilitan miles de transacciones comerciales con estos datos todos los días, las empresas pueden acceder fácilmente a un conjunto de datos recopilados y controlados con total autonomía para fines comerciales.

• Ayudar al crecimiento de las empresas. Cada organización tiene operaciones relacionadas con los sistemas de información, que son críticas para hacer el trabajo. Por lo tanto, cualquier empresa que busque asegurar su futuro, necesita integrar un sistema de información bien diseñado.

Características de los sistemas de información empresarial

Para que los sistemas de información empresarial sean útiles y proporcionen información de valor para el tomador de decisiones, deben tener ciertas características, entre las que podemos destacar:

- Debe permitir la recopilación y almacenamiento de los datos

La mayoría de las empresas tienen información en una variedad de sistemas y formatos diferentes. Los sistemas de información centralizan estos datos para que no se dupliquen en diferentes repositorios o en diferentes formatos.

- Debe ser de fácil manejo

Ya que los gerentes requieren tener acceso a toda la información de la empresa, en cualquier lugar y momento, es necesario que ellos puedan manejar las aplicaciones sin la necesidad de recurrir a un profesional de sistemas.

- Debe dar acceso fácil a los datos

Tener información accesible desde cualquier dispositivo, dentro y fuera de la empresa, es una necesidad de todo pequeño negocio. Esto se puede lograr gracias a los sistemas de información.

Como hemos vistos, un sistema de información mejora las operaciones de una empresa de diversas maneras. De allí que, para eficientar el trabajo y la toma de decisiones de los gerentes, es necesario contar con los sistemas de información adecuados a las necesidades de tu propia organización.

Julio Castro | Director General Corponet | SAP Business One México