Los clientes y proveedores de hoy día quieren hacer pedidos, enviar tickets, obtener información acerca de la facturación y recibir otros servicios en sus propios términos. De hecho, algunas estimaciones muestran que hasta el 80 por ciento de las interacciones con los clientes internos y externos sucederán a través de portales de auto servicio. 

Pero, ¿Qué beneficios tiene para los pequeños y medianos negocios invertir en este tipo de tecnologías? La principal ventaja de un portal de autoservicio, también conocido como un portal de proveedores es la optimización de los tiempos de respuesta, ya que el proveedor al hacer algún requerimiento no tiene que esperar a ser atendido por un agente, sino que la solicitud se envía automáticamente al agente correspondientes por tipo de servicio ahorrando tiempo y promoviendo una buena sinergia entre todos los involucrados. 

¿Qué es un portal de proveedores y cómo puede ser útil para una Pyme?

Un portal de proveedores es una solución unificada y atractiva que permite almacenar los datos del cliente y los procesos comerciales que por lo general están almacenados en varios sistemas con opciones de autoservicio para que los clientes sean capaces de agilizar la facturación, pagos, la resolución de incidentes y el servicio en general.

Tomando en cuenta que el 39% de los millennials revisan las preguntas frecuentes de una empresa cuando tienen una pregunta, una buena base de conocimientos con un aspecto atractivo y natural y con características como chat en vivo, opciones de autoservicio, asistencia y comentarios puede ayudar a mejorar la experiencia para el cliente, ya que crea oportunidades para que tu negocio sea capaz de transformar los servicios y ofrecer mejores resultados reduciendo o eliminando el desgaste o rotación de proveedores, el costo de adquisición, el costo del servicio y el tiempo y esfuerzo dedicado a lidiar con cambios de cuenta y facturación.

Los proveedores pueden acceder al portal y tener completa visibilidad de sus interacciones con la empresa, facturas, compras, presupuestos, etc. 

Los portales de proveedores perfectamente integrados con tu plataforma de ERP y CRM son capaces de brindar una experiencia positiva y memorable a los usuarios, ahorrando valiosos recursos telefónicos y resultando en mayores ingresos y productividad para el negocio. Es una herramienta diseñada especialmente para facilitar las comunicaciones e interacciones con las empresas proveedores, centralizando y organizando las tareas y transacciones con estos, generando una comunicación y feedback bidireccional muy beneficioso para ambas partes.

¿Cómo puede ayudar un portal de proveedores?

Un portal de proveedores permite habilitar escenarios en cada etapa del ciclo de compra, algunos ejemplos de servicios que ofrece un portal de este tipo podrían ser:

• Registrarse para un evento de capacitación
• Actualizar datos personales o de la empresa
• Crear y recibir cotizaciones y/o presupuestos
• Actualizar información de pago o pagar facturas pendientes
• Solicitar asistencia técnica
• Revisar el estado de los acuerdos
• Revisar o descargar facturas

Integrar un portal de proveedores en la plataforma ERP de tu negocio significa contar con el escenario y configuración ideal para que tu empresa y tus proveedores sean capaces de asumir un papel más cercano, efectivo y real. 

Las facilidades que ofrece esta plataforma hace posible la transparencia total entre tu negocio y cada proveedor, ya que ambas partes gozan de una visibilidad absoluta, en línea y actualizada sobre diferentes cuestiones de la empresa.

Además, con toda esta información en todo momento permite mejorar la toma de decisiones y las comunicaciones entre todos, un pilar fundamental para crear un aliado estratégico que favorezca al crecimiento y desarrollo del negocio. Gracias a un portal de proveedores, tus colaboradores, clientes y proveedores cuentan con un contexto de colaboración y contacto diario entre todos, aumentando las similitudes, minimizando las diferencias y afianzando las relaciones. 

Otra de las grandes ventajas que puede ofrecer la integración de un portal de proveedores con tu ERP es que funciona como una ventana a través de la cual los proveedores pueden auto gestionarse diversas tareas que minimizan el tiempo y aportan una mayor eficacia y rendimiento al negocio. 

¿Estás buscando formas de mejorar la relación con tus proveedores y la eficiencia de tu negocio?

Un Portal de Proveedores es una de las herramientas más versátiles y valiosas. Ahorra tiempo y dinero al reducir la carga de trabajo administrativo para que el negocio pueda concentrarse en aumentar y fortalecer su diversa base de proveedores.

Facilita el conocimiento la personalización de los proveedores, agilizando la comunicación y el mantenimiento de información actualizada entre ambas partes.

Es una herramienta vital para ejecutar una cadena de suministro eficiente y productiva. Anímate a incorporar un portal de proveedores para automatizar lo rutinario, para alertar sobre lo inesperado, para identificar el potencial en tu cadena de suministro y para cumplir los objetivos.

Si tu negocio se encuentra actualmente luchando para enviar las propuestas a proveedores a tiempo, evaluar presupuestos, seleccionar los mejores proveedores, obtener y finalizar acuerdos, pagar facturas y/o depósitos a proveedores puede que sea el momento de considerar la integración de un portal de proveedores a tu ERP.

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Julio Castro | Director General Corponet  | SAP Business One®