¿Habías escuchado hablar acerca del control interno de una empresa? ¿qué tipo de controles lleva a cabo tu negocio para vigilar el buen cumplimiento de sus procesos? ¿o trabajas de forma empírica? ¿realizas inversiones con base en análisis y planificación o en base a impulsos o corazonadas?

Tabla de contenido:

Control interno de una empresa, ¿qué es?

¿Por qué es importante el control interno de una empresa?

Tipos de control interno de una empresa

Ejemplo de control interno de una empresa

Cuando una empresa invierte recursos en controlar todo lo que sucede dentro de ella, las probabilidades de que sea exitosa son infinitas. Sin embargo, aún es común encontrar que muchas empresas tomen decisiones de negocio con base a suposiciones o corazonadas.

Si bien, puede que esto funcione algunas veces, pero la realidad es que las decisiones tomadas sin mirar datos no son siempre las mejores para la productividad y rentabilidad del negocio.

En pocas palabras, los controles internos son salvaguardas implementadas dentro de una empresa para protegerla de los riesgos tecnológicos, financieros, estratégicos y de reputación.

En este post platicaremos un poco sobre qué es el control interno de una empresa, las razones por las que es importante aplicar controles y los tipos de controles que puedes aplicar.

Control interno de una empresa, ¿qué es?

El control interno de una empresa es un conjunto de procedimientos que se implementan con el fin de evitar o prevenir el fraude, promover la responsabilidad y garantizar la integridad de los datos financieros.

El control interno de una empresa se caracteriza por ser único y varía de acuerdo a la empresa en la que se aplique porque está diseñado de acuerdo al tamaño y estructura debido a que su objetivo principal es garantizar el cumplimiento de los objetivos de la empresa y proteger sus intereses.

Es importante destacar que los controles internos no solo abordan los riesgos de una empresa, sino que también reducen los costos o esfuerzos innecesarios.

Entonces, podríamos resumir el propósito del control interno de una empresa de esta manera:

• Identificar riesgos
• Mitigar riesgos
• Controlar el intercambio de la información
• Evaluar la eficacia de los procesos actuales y de los controles internos que se lleven a cabo

¿Por qué es importante el control interno de una empresa?

Es importante aplicar controles internos en una empresa porque son los que brindan cohesión y protocolo dentro de un negocio, sin importar su tamaño o la industria en la que este opere.

Los líderes de negocios establecen protocolos y límites sobre cómo se sigue el procedimiento y revisan regularmente los controles para verificar su eficacia y precisión.

Este proceso o control interno describe cómo la empresa maneja las transacciones financieras, así como la asignación de tareas administrativas y de gestión. Cuando el protocolo y el procedimiento son claros, los empleados entienden lo que se espera de ellos y cómo completar las tareas diarias.

A continuación, te enseñamos algunas razones por las que es importante aplicar un control interno de una empresa:

• Permite contar con estados financieros a tiempo

La preparación oportuna de estados financieros ayuda a la gerencia a tomar decisiones futuras de la empresa y también protege a las partes interesadas y la reputación de la empresa. Los estados financieros regulares ayudan a identificar y corregir pequeños errores que ayudan a generar confianza y demostrar la transparencia de la empresa.

• Ayuda a reducir los errores

El control interno de una empresa ayuda a definir procedimientos y protocolos que reducen los errores de los empleados y realizan mejoras cuando es necesario.

• Mejora la rendición de cuentas en la empresa

Los controles internos que se crean con roles designados para miembros clave ayudan a reducir los errores y mejorar el funcionamiento de los procedimientos. Esto conduce a una mejora en la rendición de cuentas cuando se mantienen protocolos claros sobre la transmisión de datos, el registro de datos y el intercambio de datos.

La mejora en la rendición de cuentas significa que la empresa cumple con los requisitos de presentación legales y reglamentarios.

• Ayuda a organizar los datos de la empresa

Una de las principales ventajas de llevar a cabo un control interno es que protegen los intereses de todos mediante la creación de sistemas y procesos para archivar y mantener en orden los datos y documentos de la empresa, o también mediante la implementación de restricciones.

• El control interno mantiene las tareas separadas

Los controles internos aseguran la separación de funciones para evitar conflictos de intereses y reducir las posibilidades de mala gestión financiera en las empresas.

La separación de funciones establece un sistema de controles y equilibrios para que ninguna persona tenga acceso a cada pieza de información.

•  Reducen o mitigan el riesgo financiero

Una función muy importante de los controles internos es la de limitar las pérdidas de la empresa debido a la malversación o mal manejo de fondos por parte de los empleados o la gerencia.

Los controles internos reducen las pérdidas al identificar fraudes o pérdidas financieras a través de robos u otros medios ilegales.

Tipos de control interno de una empresa

Hay tres tipos de control interno de una empresa: preventivos, de detección y correctivos. Veamos sobre qué trata cada uno de ellos:

• Control preventivo

Dicen que la mejor cura es la prevención. Entones es comprensible que este tipo de control interno de una empresa sea el más fácil, el menos estresante y el más eficiente.

Los controles internos preventivos son aquellos controles internos establecidos para evitar que ocurra un evento negativo. Por ejemplo, un control preventivo podría ser la autenticación de identidad del empleado antes de entrar a la plataforma de gestión de la empresa o al intentar acceder a datos internos.

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Otros ejemplos de controles internos preventivos incluyen el uso de videovigilancia o la colocación estratégica de guardias de seguridad en los puntos de entrada, la verificación de las credenciales de identificación y la restricción del acceso. Todos estos son ejemplos de controles físicos preventivos.

• Control de detección

Incluso cuando todo se hace correctamente, los controles internos preventivos pueden fallar y generar eventos de seguridad que son prácticamente inevitables. Es ahí cuando entran los controles internos de detección.

En este tipo de control básicamente se destina a una persona o un equipo, que puede ser parte de la empresa o no, e intenta descubrir o reconstruir qué sucedió, cuándo sucedió y cómo sucedió.

Como se mencionó, si bien casi siempre es más eficiente, desde el punto de vista financiero y de recursos humanos, evitar que ocurra un evento; cuando las cosas salen mal, es fundamental aprender todo sobre el evento para mejorar sus esfuerzos preventivos en el futuro.

• Control correctivo

Por último, pero ciertamente no menos importante, están los controles internos correctivos.

El control interno correctivo es aquel que se implementa después de que los controles de detección identifican un problema.

Estos controles pueden incluir iniciativas como parches o modificaciones de software, medidas disciplinarias, presentación de informes y políticas nuevas o refinadas que prohíban prácticas ineficientes o inseguras, como compartir contraseñas o seguimiento de empleados.

Ejemplo de control interno de una empresa

Algunos ejemplos de control interno de una empresa podrían ser:

• Auditorías internas
• Reseñas del supervisor
• La autorización para compra de activos
• La separación de funciones
• Autenticación de la identidad de los empleados para acceder a la empresa y a la información
• Creación de copias de seguridad de computadoras y servidores
• Uso de video vigilancia y restricción del acceso en los puntos de entrada

Si uno de tus objetivos es mejorar el desempeño de tu empresa y encaminarla al éxito es momento de empezar a aplicar controles internos.

Los buenos controles internos son esenciales para asegurar que tu empresa cumpla con las metas y objetivos, que los recursos se utilicen de forma responsable y estratégica y que todos estén encaminados sobre la misma marcha.

Esto además de significar una gran ventaja para los líderes de la empresa, permite a los propios empleados contar con un escenario mucho más seguro, ordenado y eficiente sobre el cuál operar.

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Julio Castro | Director General Corponet | SAP Business One México