Cada día nacen millones de empresas en todo el mundo. Y cada día mueren un poco más también. ¿La principal razón? Una mala gestión de los recursos, la mayoría de las pequeñas y medianas empresas no sobreviven porque simplemente no saben en qué se les va el dinero. Por eso, saber en que gasta tu negocio el dinero puede darte un mejor control sobre su futuro. Saber qué es el centro de costos es algo esencial para que tengas una mejor gestión.

Sin embargo, sabemos que administrar los costos e ingresos de un negocio es un verdadero desafío. Para sobrevivir, las pequeñas y medianas empresas deben vender suficientes productos o servicios, recolectar ganancias y administrar sus costos. Esto último puede ser más difícil de lo que parece, especialmente cuando no se tiene un buen desglose de los costos.

Sin un control de los costos, cualquier empresa puede salirse de control rápidamente y una forma de hacer esto es usando un centro de costos en el sistema contable, una herramienta estratégica de contabilidad utilizada para establecer presupuestos, monitorear proyectos, controlar gastos y evaluar el desempeño de todas las áreas.

Un centro de costos es la mejor forma de poner el ojo sobre la lupa y cuidar de cerca el dinero de tu empresa, aumentar las posibilidades de crecimiento y minimizar los riesgos de tipo financiero.

En este post te explicamos qué es el centro de costos y por qué es algo fundamental para las pequeñas y medianas empresas.

¿Qué es el centro de costos?

La definición del centro de costos en una pequeña o mediana empresa es una sección o unidad de negocio para el cual se pueden identificar los costos de los que alguien es responsable. Normalmente, un centro de costos cuenta con un presupuesto que incluye todos los costos que se pueden rastrear hasta el centro de costos. Estos costos pueden ser desde salarios, costes de seguros, artículos de oficina, llamadas telefónicas, ordenadores hasta gastos en combustible.

En las pequeñas o medianas empresas suelen haber uno o dos centro de costos. No es necesario dividir las cosas en centro de costos más pequeños porque los costos se pueden monitorear más fácilmente con las cifras presupuestadas. Sin embargo, las empresas más grandes si suelen necesitar un desglose mucho más amplio para controlar los costos de cada centro de costos y del negocio en general.

Otro punto importante es que los centro de costos suelen estar divididos en centros de costos principales y centros de costos auxiliares. Los primeros se caracterizan por ser los que intervienen de forma directa en la fabricación y los auxiliares se caracterizan por ser costos indirectos y esos pueden distribuirse de manera consecutiva entre los centros principales para después ser repartidos entre los productos.

Algunos ejemplos de centro de costos para Pymes pueden ser:

• Centro de costos administrativos (CCA): son los costos asociados al control y la dirección general de la empresa.

• Centro de costos de servicios (CCS): son los costos de todos aquellos departamentos que suministran apoyo a otros centros de costos como los almacenes, área de mantenimiento o servicios médicos, con el fin de que sus actividades puedan desarrollarse de forma eficiente.

• Centro de costos productivos (CCP): son aquellos departamentos o áreas encargadas de transformar las materias primas como por ejemplo las plantas de procesamiento, etiquetado, embalaje, etc.

• Centro de costos de ventas (CCV): son los departamentos que se encargan de comercializar los productos terminados.

  
  
  

10 puntos clave para entender cómo funciona un centro de costos para Pymes:

1. Es una herramienta utilizada para identificar los costos de la empresa y los rastrea de forma individual.
2. Los centro de costos para medianas empresas generan costos para la organización pero también, añaden beneficio o utilidad de forma indirecta. Algunos departamentos de centros de costes pueden ser: compras, administración, producción o ventas.
3. Un centro de costos es la parte del negocio que genera costos sin ganancia.
4. Un departamento que cuente con un responsable y con un presupuesto es un centro de costos.
5. Los centro de costos ayudan a planificar los costos futuros para tener una base de comparación con los costos reales. Con estos datos las Pymes pueden proyectar sus gastos a futuro.
6. Todos los centro de costos deben aparecer en algún lugar del área de control.
7.  Un centro de costos pueden ser planeados o presupuestados.
8. Un centro de costos tienen una función netamente estratégica, con estos datos los líderes pueden tener un mejor control y tomar mejores decisiones.
9. Un centro de costos necesitan del apoyo de la contabilidad de costos para facilitar la clasificación de los diferentes gastos requeridos.
10. El centro de costos permite saber el valor de los materiales directos, el valor de la mano de obra directa y el costo indirecto de fabricación.
    
    

¿Por qué es importante para tu pequeña o mediana empresa contar con centros de costos?

Los centros de costos son importantes para las pequeñas y medianas empresas por muchas razones. En primer lugar, estos son una herramienta estratégica capaz de presentar los resultados del desempeño operacional, cuando se cuenta con centros de costos los líderes pueden identificar fácilmente las fortalezas y debilidades de cada área de la empresa, y posterior a esto tomar mejores decisiones.

Asimismo, los centros de costos son una herramienta ideal para planificar y controlar los ingresos y egresos del negocio. Si un líder tiene una duda con respecto a dónde se ha ido una parte del presupuesto del negocio, basta con mirar los datos del centro de costos para saberlo.

Por último, contar con centros de costos permite analizar las diferentes variaciones que tienen los departamentos con respecto a su desempeño. Los encargados o líderes de negocio pueden comparar los objetivos trazados con lo logrado y corregir los procesos con el fin de mejorar cada día los resultados.

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Julio Castro | Director General CorpoNet | SAP Business One México