Lo que debes conocer sobre la implementación de un sistema ERP

Si estás a punto de empezar la implementación de un sistema ERP en tu negocio con la visión de crear una estrategia competitiva mucho más sólida a través de la estandarización de los procesos, del aprovechamiento de la información y tener controles más específicos, es importante que antes de poner el sistema en marcha tomes en cuenta ciertas consideraciones para que la inversión realizada aporte el valor deseado y puedas tener la certeza de que el ERP va a tener el desempeño esperado.

En este post hemos reunido todo lo que debes conocer y considerar al momento de implementar un sistema ERP desde cero. 

1. Qué es la implementación de un sistema ERP
2. Cómo implementar un ERP en una empresa           
3. Pasos para implementar un ERP     
4. Cómo es el proceso de implementación de ERP
5. Qué beneficios tiene la implementación de un software ERP en una empresa
   
   

Este material puede ser muy útil para guiar durante la implementación a los encargados del proyecto y también, puede ayudar al resto de usuarios a despejar dudas sobre los beneficios y objetivos del sistema dentro de la empresa. 

¿Qué es la implementación de un sistema ERP?

La implementación de un sistema ERP es un paso muy grande para la gestión de negocios de distintas industrias y tamaños, porque supone un cambio tecnológico bastante importante para todos los miembros y procesos de la empresa.

La puesta en marcha de un ERP es un cambio que si bien, puede causar mucha desconfianza y nervios al principio pero tan pronto el sistema empieza a funcionar, todos pueden beneficiarse de un ERP adaptado a sus necesidades y posibilidades que no solo les facilita las actividades del día a día sino que también les ayuda a trabajar de una forma mucho más estratégica e inteligente.

Algunas razones por las que muchos negocios no se atreven a empezar la implementación de un sistema ERP podrían ser:

1. Consideran que su empresa es muy pequeña y por ende no necesita el apoyo de un ERP.
2. Suponen que el sistema tiene un coste muy alto que no pueden permitirse.
3. Es un sistema que requiere de mucho tiempo y esfuerzo para ponerse en marcha.
4. Cuentan con otros sistemas contables o administrativos independientes y alojados en hardware.
5. No tienen claro el giro de su negocio.
   
   

Cómo implementar un ERP en una empresa

Veamos algunos consejos sobre cómo implementar un ERP en tu empresa:

Asegúrate de contar con el compromiso de la directiva del negocio, al ser el eje central de la empresa y tener una visión global su participación es muy valiosa e importante.

1. Involucra a todas las áreas y niveles del negocio.
2. Asigna los recursos económicos, humanos y de infraestructura necesarios para llevar a cabo el proyecto.
3. Define de una manera clara los objetivos de la implementación, así como también los procesos del negocio y la forma en la que el sistema ERP puede transformarlos.
4. Asigna a un administrador del proyecto y un equipo interno que se asegure de dar seguimiento a los avances, garantice el cumplimiento y trabaje de la mano con el socio o partner del ERP.
5. Motiva a tu personal para que asista y participe activamente en las sesiones de capacitación. Promueve una cultura dispuesta a los cambios en las tareas y responsabilidades, perfiles de puestos y procesos que puedan surgir a consecuencia de la innovación tecnológica.
   
   

Pasos para implementar un ERP

Un proyecto de implementación de un sistema ERP consta de varias etapas, cada una con su importancia individual, no obstante, al final se crea una sinergia entre todas para lograr los objetivos que se fijaron para tu empresa.

Las etapas o pasos para implementar un ERP son:

Paso #1: Planeación del proyecto ERP

En este primer paso se presenta el equipo de trabajo de la empresa al consultor que llevará a cabo la implementación, se establece un cronograma de actividades, se arma una bitácora de compromisos y se preparan los formatos de cada uno de los procesos así como los datos maestros iniciales que se registrarán en al sistema.

Paso #2: Análisis del proyecto

Durante esta fase se definen los alcances específicos del proyecto y se elaboran diagramas de flujo de tus procesos y procedimientos para cada área operativa.

Paso #3: Diseño del proyecto ERP

En esta etapa de la implementación de ERP se realiza la configuración de la solución de acuerdo a los procesos, procedimientos y requerimientos que en la etapa anterior se definieron.

Paso #4: Pruebas del proyecto ERP

Este paso es el momento en el que el equipo valida si el proyecto va de acuerdo a lo definido en el análisis y planeación. Esto se logra realizando escenarios de las operaciones reales de la empresa en situaciones que recreen las circunstancias del día a día.

Paso #5: Capacitación para utilizar el sistema ERP

Una vez realizadas las pruebas y mejoras, se procede a capacitar a todos los usuarios finales, aquí es importante la motivación y participación de todos los involucrados ya que es cuando van a tener la experiencia real con el ERP y sobre todo se prepararán para dominar el uso de la solución.

Paso #6: La liberación del proyecto

La etapa de liberación es la salida en vivo del sistema para que el personal pueda hacer uso de la herramienta en su totalidad con el apoyo del proveedor. 

¿Cómo es el proceso de  implementación de un ERP?

Los sistemas ERP se implementan con los métodos estandarizados para automatizar algunos de los pasos de un proceso industrial. Normalizando estos procesos y usando solo un sistema integrado de gestión, tu negocio puede ahorrar tiempo, incrementar la productividad y reducir aquellos procesos que representan un “dolor de cabeza” para todos.

Los negocios que deciden implementar un ERP no siempre disponen de mucho tiempo para hacerlo pero es importante entender que un proceso tan importante como este no puede llevarse a cabo en 2 o 3 días. 

Muchas veces los proveedores de ERP afirman que el tiempo de implementación tiene un promedio de 3 a 6 meses. Es importante tomar este tiempo como un promedio y no como una única verdad. A veces, los proyectos de implementación presentan imprevistos que pueden alargar el proyecto.

Sin embargo, los cambios impulsados por el Internet han reducido de una forma importante el tiempo que se necesita para poner en marcha los módulos del ERP. Estas implementaciones más rápidas son posibles con los software ERP en la nube porque no necesitan implementarse de forma tradicional. Al ser un sistema 100% en la nube los tiempos y recursos necesarios disminuyen considerablemente.

Qué beneficios tiene la implementación de un sistema ERP en una empresa

Implementar un sistema ERP en tu empresa representa un gran beneficio porque:

Permite integrar toda la información financiera de tu empresa en un solo sistema.

1. Mejoran la cadena del suministro y la atención al cliente gracias a que los empleados cuentan con toda la información en un único sistema, en lugar de dispersarse entre muchos diferentes que no pueden comunicarse entre sí.
   
   
2. Automatización de las tareas repetitivas del día a día. Tu empresa puede ahorrar tiempo, incrementar la productividad y reducir los errores asociados al trabajo manual.
   
   
3. Ayuda a que el proceso industrial fluya fácilmente, reduciendo los inventarios de productos en proceso y terminados. Además, se obtiene mejoras significativas en el tiempo de entrega a los clientes.
   
   
4. La implementación de un ERP resuelve los problemas asociados a la gestión del capital humano. 
   
   
5. Un software ERP es una gran ayuda para diferentes industrias como: comercializadoras, manufactureras, servicios, etc. ya que les brinda la oportunidad de mejorar todas sus áreas, ser más productivas, tener ahorro, contar con información precisa, etc.
   
   A continuación te compartimos este Ebook, dónde puedes encontrar más beneficios de invertir en un ERP.

En Corponet te invitamos a considerar la implementación de un sistema ERP para tu negocio, en este post te enseñamos más detalles sobre cada una de las etapas que debes llevar a cabo antes de poner el sistema en marcha, así como también algunos consejos para trabajar de forma organizada con el partner para este proyecto.