La capacitación de tus colaboradores durante la implementación del ERP

Cuando en las empresas se está realizando una implementación de un sistema ERP es inevitable afectar de alguna manera a todas las áreas operativas y administrativas.

Como ya lo hemos comentado en artículos anteriores, existen múltiples beneficios de implementar un ERP en tu negocio, pero aunque ésta sea una herramienta de gran utilidad, no hay que perder de vista una pregunta importante, ¿está preparado tu equipo de trabajo para operar con esta herramienta tecnológica?, la clave puede estar en una capacitación adecuada para que la experiencia sea mejor.

Por lo general el proceso de evaluación y adquisición de un sistema de gestión ERP tiene su origen en los niveles directivos de la organización, por esto es importante estar atentos a las reacciones que tengan los usuarios finales que en un principio pueden mostrar resistencia al cambio, temor e incertidumbre al no saber cómo esta nueva herramienta cambiará su trabajo y su forma de llevar a cabo sus actividades diarias.

Capacitación para usuarios finales del ERP

Un entrenamiento y capacitación efectivo para tus colaboradores, quienes serán los usuarios finales del nuevo software ERP adquirido será de gran ayuda para que se involucren en el proceso, conozcan los beneficios que les traerá y reduzcan la incertidumbre, esto va a lograr que se comprometan con el proyecto. Es importante considerar que un sistema de gestión va más allá de ser un programa informático, implica una revisión de los procesos y las mejores prácticas para cada uno de estos.

De esta manera tu equipo de trabajo deberá de aprender no solamente a utilizar el software sino a simplificar sus procesos operativos y buscar la manera de realizarlos de la manera más efectiva y sencilla, esto favorecerá que exista un menor margen de error al capturar la información. Por tanto es fundamental que se les capacite tanto en el uso del ERP como en los procesos que incluye su puesto de trabajo, así van a poder aprovechar al máximo la herramienta y la inversión que la empresa está realizando podrá ser más redituable.

Para este fin es importante que te apoyes en un proveedor de ERP que te brinde la consultoría adecuada desde el análisis de procesos, la implementación, la capacitación de los usuarios y el soporte post-implementación.

Durante el proceso de planeación e implementación de un ERP existe una transferencia de información y trabajo en equipo entre la empresa y el proveedor, ambos requieren de alguna manera que se les capacite para que al formar esta sinergia el resultado sea el esperado.

¿Qué capacitación requiere cada uno de los involucrados en el proyecto de implementación?

Los usuarios finales necesitan conocer las funcionalidades para la operación del sistema de acuerdo a sus actividades y procesos de trabajo.

Los consultores que realizan la implementación requieren de parte de la empresa el conocimiento de las operaciones, los procesos y flujos de trabajo que deben de ser soportados por el software ERP de manera que realmente éste sea de utilidad para mejorar la productividad de la organización.

Consejos para capacitar a los usuarios de un ERP

Para que el proyecto de implementación de un ERP en tu empresa sea un éxito, es importante que pongas atención en las personas ya que son quienes serán el factor determinante al operar el software y llevar a cabo sus actividades diarias para lograr las metas de la empresa. Te compartimos los siguientes consejos.

Asegúrate de contar con un líder de proyecto que tenga la función de dar un seguimiento puntual a la implementación tanto en lo técnico, los procesos y en la gestión del equipo de trabajo y su entrenamiento.

Identifica las habilidades o necesidades de capacitación de cada uno de tus empleados.

Fomenta la comunicación abierta a los colaboradores para que exista la confianza de exponer sus dudas, sus incertidumbres y limitaciones respecto a la herramienta y el cambio organizacional que ésta conlleva.

Brinda capacitación y entrenamiento desde una etapa anterior a la liberación del ERP, de esta manera al momento de operar en un ambiente real tus colaboradores estarán más confiados y seguros de poder hacer frente a la nueva situación.

La implementación de herramientas tecnológica como lo es el software ERP es de gran ayuda para las empresas, les permite alinear sus procesos y ser más eficientes al realizarlos, aprovechar al máximo sus recursos y su gente para que realicen actividades que aportan valor a la empresa; sin embargo como todo cambio, no es sencillo por lo que la capacitación constante para su correcta operación y aprovechamiento es vital. El resultado de esto es una empresa competitiva y más productiva, en este sentido la capacitación del personal es un factor clave para que la empresa pueda percibir y disfrutar de los beneficios de un ERP.

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