Todas las empresas, sea cual su tamaño e industria, necesitan comprar bienes y servicios para satisfacer sus necesidades de producción de manera regular. Sin embargo, las compras no pueden ocurrir arbitrariamente, deben llevarse a cabo a través de un proceso organizado y estandarizado que se conoce como gestión de compras.

La forma en que una empresa gestiona sus compras, puede tener un impacto significativo tanto en los gastos como en la rentabilidad, el rendimiento competitivo e, incluso, la eficiencia general de la empresa.

Para las empresas en crecimiento, esto resulta de vital importancia ante el actual entorno económico; ya que, de acuerdo con McKinsey & Co., las PyMEs se ven muy afectadas por los vaivenes económicos actuales y ahora sopesan cada compra con mucho más cuidado. La firma de consultoría señala que el 37 por ciento de los propietarios de PyMEs mencionan la inflación como su mayor desafío.

Tabla de contenido: 

¿Qué es la gestión de compras?

Importancia de la gestión de compras en las empresas

9 pasos del proceso de gestión de compras

¿Cómo reducir los errores en la gestión de compras?

Para las empresas en crecimiento que desean garantizar la mejor utilización de sus recursos, crear y mantener un proceso de gestión de compras es una estrategia indispensable para lograr una óptima adquisición de bienes y servicios.

Dada su importancia, en este blog post abordaremos el tema de la gestión de compras, su importancia para las empresas, los pasos para implementar el proceso y cómo evitar errores durante el mismo.

¿Qué es la gestión de compras?

Antes de ir al fondo con el tema, primero vamos a conocer qué es la gestión de compras. La gestión de compras se entiende como la adquisición, por parte de una empresa, de diversos bienes y servicios de proveedores externos con el fin de asegurar el suministro continuo de materias primas, artículos y repuestos, que aseguren el proceso productivo.

Se trata de una función tanto rutinaria como estratégica en cualquier organización. Y es que todo negocio requiere que diversos materiales, repuestos, almacenes, equipos y maquinaria de calidad que estén disponibles en todo momento, pero su adquisición debe ser a un precio razonable. Esto ayudará a la gerencia de compras a lograr una economía de escala (reducción de gastos de producción), colocando a la empresa estar en una mejor posición para competir.

Podemos decir que el objetivo principal de la gestión de compras es asegurar el suministro continuo de bienes y servicios, y obtenerlos a precios competitivos; es decir, su propósito incluye reducir el costo de las materias primas, así como del producto terminado o servicio ofrecido. 

>> Te invitamos a explorar más información sobre el tema, conociendo las 6 mejores prácticas para un proceso de compras más eficiente

Importancia de la gestión de compras en las empresas

La gestión de compras es un componente importante para cualquier negocio, especialmente si consideramos a las Pequeñas y Medianas Empresas (PyMEs), que necesitan optimizar sus costos y hacer un manejo adecuado de su flujo de efectivo.

Hoy en día, esta área o función representa una herramienta estratégica desde donde se promueve, entre otras cosas, la reducción de costos en las empresas. Esto es posible gracias a la gestión de todo el proceso de compras, desde la cotización e inspección de calidad, hasta la entrega de productos y niveles de servicio, asegurando que toda esta serie de pasos se realice de la manera más eficiente posible.

Las empresas pueden conseguir importantes ahorros de costos debido a una gestión de compras que conduce a decisiones efectivas, evitando estrategias de compra deficientes que podrían obstaculizar la capacidad de la empresa para atender sus compromisos.

La importancia de la gestión de compras se puede ver claramente en sus beneficios:

• Disponibilidad de materiales, suministros y equipos al mínimo costo posible.
  
  
• Flujos regulares de producción o procesos de producción continuos.
  
  
• Aumento de la rotación de activos, que ayuda a mejorar la rentabilidad de la organización.
  
  
• Desarrollo de fuentes alternativas de suministro, con el fin de mejorar los costos.
  
  
• Establecimiento de relaciones con proveedores, lo que contribuye, en gran medida, a crear una reputación positiva para la empresa en el mercado.
  

9 pasos del proceso de gestión de compras

El proceso de gestión compras consta de varios pasos, y cada uno de estos es importante para garantizar que la compra se realice de manera oportuna y rentable. Aquí describimos brevemente cada uno de estos.

1. Identificación o reconocimiento de una necesidad, por parte del personal o área que requiere el material o servicio. También puede dispararse por la mejora de un producto existente, para innovar o para reducir los costos de compra.
   
   
2. Descripción de las características del producto, cuyo objetivo es detallar las características y especificaciones técnicas que se buscan para abordar el objetivo o problema en las mejores condiciones.
   
   
3. Evaluación y selección de proveedores, que implica la búsqueda de todas las opciones posibles y la preselección de las opciones identificadas. Para esto, es importante recopilar toda la información necesaria para tener un buen conocimiento del mercado.
   
   
4. Hacer el pedido mediante una orden de compra, solicitando al proveedor el suministro de dicho material. En la mayoría de las ocasiones, es necesario enviar copias de la orden de compra a otras áreas del proveedor.
   
   
5. Seguimiento del pedido, que consiste en asegurar que la orden de compra sea confirmada por el proveedor y se prometa la entrega.
   
   
6. Recepción e inspección de los materiales comprados, verificando cantidades y calidad, y registrando los datos en los formularios diseñados, especialmente, para la recepción.
   
   
7. Verificación de datos y pago de la factura, en caso de que los bienes se hayan recibido condiciones satisfactorias, incluyendo la cantidad y la calidad.
   
   
8. Mantenimiento de los registros, con el fin de facilitar las siguientes compras, en caso de que los bienes, las cantidades y los proveedores sean los mismos. Estos registros sirven como una buena guía para decidir los tiempos de las compras y seleccionar la mejor fuente de suministro.
   
   
9. Mantenimiento de las relaciones con los proveedores, con el fin de desarrollar la confianza mutua y a lo largo del tiempo, generando una asociación beneficiosa para ambas partes. 
   

¿Cómo reducir los errores en la gestión de compras?

Aunque lo ideal es diseñar una estrategia con tácticas y procesos que ayuden a una gestión de compras eficaz, lo cierto es que, al igual que sucede con otros procesos del negocio, se pueden llegar a cometer errores, tales como aceptar precios sin negociación, realizar compras no autorizadas, pagos a proveedores antes o después de tiempo, exceder el presupuesto, entre otros.

Para reducir al máximo los errores, considera estas recomendaciones:

Siempre negocia el precio: Aun cuando sabemos que los precios son fijos, no está de más preguntar a tu proveedor si está dispuesto a negociar bajo ciertas condiciones; por ejemplo, por una mayor cantidad de material o un contrato con un periodo más extendido.

Toma tu tiempo, no apresures las decisiones de compra: Tomar decisiones repentinas nunca es inteligente; así que es recomendable darse tiempo para evaluar diversas opciones y poner en balanza factores como como cantidad, precio y calidad. Esto ayudará a obtener el mejor valor por el dinero.

Considera la opinión de otras partes interesadas: Si bien el departamento de compras o la persona a cargo es quien debe tomar la decisión, es importante involucrar a otras personas o áreas que se verán impactadas con la compra. De esta manera, podrás asegurar que la decisión que tomes sea la mejor para la empresa y que los recursos invertidos tendrán un ROI seguro.

Apóyate de la tecnología para tomar una decisión informada: Tecnologías como los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP), cuentan con un módulo de compras que ayuda a eficientar este proceso, proporcionando datos estratégicos para ayudarte a identificar los mejores proveedores y precios, y gestionar cada paso de la compra.

Recuerda que los errores son la mejor oportunidad para corregir y evitar malos procedimientos, mediante la implementación de mejores prácticas que guíen hacia un proceso de compras más eficiente.

Las compras es un proceso crucial en cualquier empresa, con un impacto en la productividad y la rentabilidad; por esto, es necesario llevarlo a cabo de la mejor manera posible.

Apoyarte de tecnologías como los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP), facilita en gran medida este proceso, asegurando agilidad y eficiencia en cada uno de los pasos. A través de sus módulos de gestión de compras, garantizan una integración total de los datos durante todo el ciclo, desde el pedido hasta el pago; y permite generar reportes para comparar, de manera sencilla, a proveedores y precios con el fin de negociar los mejores acuerdos.

Julio Castro | Director Corponet | SAP Business One