En la actualidad, los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) se han convertido en herramientas fundamentales para el funcionamiento eficiente de las organizaciones, abarcando diversas funciones y procesos, desde la gestión de recursos humanos y finanzas hasta la cadena de suministro y la producción. Sin embargo, al tratarse de plataformas complejas, es importante que brinden una experiencia de usuario (UX) positiva que permita utilizarlas en todo su potencial.

Tabla de contenido

¿Qué es la experiencia de usuario?

Importancia de la experiencia del usuario con el sistema ERP

Beneficios de una experiencia de usuario mejorada con un ERP

Mejoras clave para optimizar la experiencia de un usuario ERP

Para una empresa en crecimiento, la falta de eficiencia y productividad debido a una experiencia de usuario deficiente, puede representar costos significativos en sus ingresos. El tema cobra relevancia si consideramos que la experiencia del usuario, junto con la precisión de los datos y el análisis, representan las tres principales deficiencias de los sistemas ERP, según los propios usuarios.

Hoy, la forma en que una solución de software empresarial se ve, se siente y funciona para un usuario, es cada vez más crucial. Por ello, en este blog post vamos a abordar el tema de la experiencia de usuario, su importancia en los sistemas ERP, los beneficios que brinda y qué mejoras pueden ayudar a optimizar la UX en estas plataformas.

¿Qué es la experiencia de usuario?

La experiencia de usuario o UX (user experience) se refiere a la experiencia que vive una persona al interactuar física y emocionalmente con un sistema, producto o servicio. El concepto involucra una combinación de factores como el diseño, la usabilidad, la accesibilidad, la eficiencia, la disponibilidad y la satisfacción que experimentan los usuarios.

Pero ¿qué es una experiencia de usuarios en el caso de los sistemas ERP? Una buena experiencia de usuario se traduce en una interfaz intuitiva, fácil de usar y eficiente, que permita al personal de la organización realizar sus tareas de manera rápida y efectiva. De esta manera, se pueden familiarizar con el sistema después de un breve período de capacitación, y trabajar de manera eficiente sin muchos conocimientos previos ni la necesidad de contratar algún especialista.

Importancia de la experiencia del usuario con el sistema ERP

Hoy en día, los sistemas ERP tienen un papel clave en el mundo empresarial, especialmente en las Pequeñas y Medianas Empresas (PyMEs), ya que las ayudan a ser más rentables; y una buena experiencia de usuario puede mejorar esta oportunidad, acelerando los procesos en lugar de ralentizarlos debido a su complejidad.

La importancia de una experiencia de usuario satisfactoria, en estas plataformas, radica en diversos aspectos fundamentales. En primer lugar, permite a los usuarios familiarizarse rápidamente con el sistema y comenzar a utilizarlo de manera productiva, lo que es clave en entornos empresariales que cambian con frecuencia.

Además, impulsa la eficiencia y la productividad, debido a que los usuarios pueden encontrar fácilmente las funciones y las herramientas que necesitan para realizar sus tareas diarias.

Otro aspecto crucial es la capacidad de personalización, que permite a los usuarios configurar el sistema de acuerdo con sus necesidades, facilitando la realización de tareas y mejorando la experiencia general de uso.

Por último, pero no menos importante, la experiencia del usuario influye en la satisfacción y la motivación de los empleados. Un sistema ERP fácil de utilizar mejora el ambiente de trabajo, reduce la frustración y el estrés causado por una interfaz confusa o poco intuitiva.

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Beneficios de una experiencia de usuario mejorada con un ERP

Una buena experiencia de usuario en los sistemas ERP puede proporcionar una serie de ventajas significativas para una organización. Aquí hay una lista detallada de algunos de esos beneficios en el uso de ERPs:

• Mayor productividad: Un sistema ERP con una experiencia de usuario intuitiva permite realizar sus tareas de manera más eficiente. La facilidad de uso y la accesibilidad de la información agilizan los procesos de negocio, lo que a su vez aumenta la productividad de los empleados.

• Reducción de errores: Los sistemas ERP fáciles de usar minimizan la probabilidad de errores humanos. Al guiar a los usuarios a través de los flujos de trabajo y proporcionar validaciones en tiempo real, se reducen los errores de entrada de datos y se mejora la precisión de la información registrada en el sistema.

• Toma de decisiones informada: Una buena experiencia de usuario también hace posible una presentación clara y concisa de la información empresarial. Los paneles de control, los informes y las visualizaciones de datos permiten a los usuarios obtener información en tiempo real, facilitando una toma de decisiones informada y estratégica.

• Mejora de la colaboración: Una UX positiva suele fomentar la colaboración entre los usuarios, permitiéndoles compartir documentos, mejorar la comunicación interna y la capacidad de trabajar en tiempo real en proyectos y tareas que involucran a diversos equipos, departamentos y sucursales de una organización.

• Mayor satisfacción del usuario: Los empleados se sienten más cómodos y confiados al utilizar un sistema que les resulta fácil de entender y utilizar. Esto no solo mejora su eficiencia y productividad, también contribuye a un ambiente de trabajo más positivo y satisfactorio.

• Reducción de costos: Si los usuarios pueden aprovechar plenamente un sistema ERP y realizar sus tareas de manera más eficiente, se reducen los costos operativos.

• Adaptabilidad y flexibilidad: Una interfaz de usuario intuitiva y fácil de usar permite a los usuarios adaptarse rápidamente a nuevos procesos o cambios en el sistema, lo que resulta de gran utilidad en entornos empresariales en constante evolución, donde las organizaciones necesitan ser ágiles y flexibles para responder a los cambios del mercado y las demandas de los clientes.

Mejoras clave para optimizar la experiencia de un usuario ERP

La experiencia del usuario en los sistemas ERP se ha convertido en un diferenciador clave para el éxito del negocio. Sin embargo, crear una experiencia de usuario de alta calidad es una tarea cada vez más desafiante, ya que implica enfocarse en varios factores. Estas son algunas mejoras clave que pueden optimizar la experiencia de usuario de un software ERP, impulsando su desempeño y el valor de la inversión.

Simplicidad: Los sistemas ERP integran diversos módulos que brindan una visión integral de las operaciones de negocio, y esto puede volverlos complejos. Al proporcionar a los usuarios acceso a herramientas que pueden ayudarles a completar sus tareas de manera más rápida y eficiente, se puede reducir esa complejidad.

Personalización: La experiencia de usuario que permite a los usuarios agregar su propio toque y su propio estilo es una función cada vez más demandada. Los usuarios necesitan personalizar su experiencia según su función y sus propias preferencias. 

Usabilidad: La usabilidad del ERP aumenta el desempeño de una organización. Un sistema con alta usabilidad se correlaciona con ganancias en eficiencia de tareas y satisfacción del usuario. Mientras mejor sea la usabilidad, las empresas dedican menos tiempo a la formación y más tiempo a tareas de valor agregado. 

En resumen, una experiencia de usuario positiva en los sistemas ERP tiene el potencial de mejorar la productividad, reducir errores, facilitar la toma de decisiones informada, fomentar la colaboración, aumentar la adaptabilidad y flexibilidad, mejorar la satisfacción del usuario y reducir costos operativos. 

Por lo tanto, las empresas deben prestar una atención especial a la experiencia de usuario al seleccionar sus sistemas ERP, buscando siempre ofrecer a sus empleados herramientas que les permitan trabajar de manera eficiente y efectiva.

Tal es el caso de SAP Business One, una solución de software ERP completa y flexible para gestionar procesos esenciales en las PyMEs, caracterizada por una experiencia de usuario positiva, debido a su facilidad de uso sin la necesidad de una amplia formación o conocimientos técnicos.

Julio Castro | Director General Corponet | SAP Business One México