ERPs facilitan la gestión de presupuestos de proyectos en tu empresa

La gestión efectiva de los recursos financieros es un factor crítico para el éxito de los negocios, especialmente para aquellos en fase de crecimiento. La elaboración de presupuestos de proyectos no solo proporciona una hoja de ruta clara para la asignación de recursos y la planificación financiera, sino que también actúa como una herramienta fundamental para anticipar desafíos y optimizar el rendimiento.

A pesar de su importancia, es alarmante que la mitad de las pequeñas y medianas empresas (50%) no hayan creado un presupuesto oficial y formalmente documentado. Esta cifra sugiere que algunos propietarios de negocios todavía perciben los presupuestos como una estructura innecesaria, subestimando su impacto crucial en la estabilidad y el crecimiento empresarial.

Tabla de contenidos:

¿Qué es el presupuesto de un proyecto?

6 pasos clave para desarrollar un presupuesto de proyecto efectivo

Beneficios de usar un ERP para la creación de presupuestos

Desafíos comunes en la creación de presupuestos y cómo evitarlos

Cómo manejar desviaciones y ajustes en el presupuesto

Desarrollar presupuestos de proyectos efectivos es esencial para garantizar que los recursos se utilicen de manera eficiente y que los objetivos se alcancen dentro de los plazos y costos previstos. Para las empresas en crecimiento, un presupuesto de proyecto efectivo ayuda a gestionar el flujo de efectivo, a controlar los costos y permite una planificación más estratégica.

En este blog post encontrarás qué es el presupuesto de un proyecto, los pasos clave para desarrollarlo de forma efectiva, los desafíos comunes a los que puedes enfrentarte y cómo evitarlos, y te diremos los beneficios de usar un ERP para la creación de presupuestos.

¿Qué es el presupuesto de un proyecto?

El presupuesto para un proyecto es un plan financiero detallado que estima todos los costos asociados a la planificación y ejecución de cualquier iniciativa, ya que detalla los recursos financieros necesarios para alcanzar los objetivos establecidos.

Los presupuestos de proyectos bien estructurados contemplan estimaciones precisas de los costos asociados a todas las actividades, recursos y fases, permitiendo gestionar de manera efectiva el dinero y asegurando que el proyecto se complete dentro de los límites financieros acordados.

6 pasos clave para desarrollar un presupuesto de proyecto efectivo

Un presupuesto de proyecto bien elaborado es la columna vertebral de cualquier iniciativa exitosa, ya que garantiza que los recursos se utilicen de manera eficiente y que este se complete dentro de los límites establecidos. El desarrollo de presupuestos de proyectos precisos y efectivos involucra una planificación detallada y el seguimiento constante de los costos. Para que puedas hacerlos realidad en tu empresa, te compartimos los pasos clave.

1. Definir los objetivos y actividades del proyecto
   
   El primer paso es definir claramente los objetivos, los entregables, las actividades que se llevarán a cabo y el tiempo estimado. Pregúntate ¿qué quieres lograr?, ¿cuáles son los productos o servicios finales? y ¿cómo se medirá el éxito del proyecto? 

2. Identificar los recursos necesarios
   
   Se trata de identificar los recursos que serán necesarios para completar el proyecto. Es importante tener en cuenta tanto los recursos directos (como el personal y los materiales) como los indirectos (como gastos generales y administrativos).

3. Estimar los costos
   
   Es la asignación de valores financieros a cada recurso y actividad identificada en el paso anterior. Existen diferentes métodos para ello, como el uso de datos históricos de proyectos anteriores, la experiencia de expertos o software especializado. Es recomendable hacer un desglose detallado para cada tarea o actividad del proyecto, a fin de garantizar una mayor precisión.

4. Crear un cronograma de detallado
   
   Una parte clave es definir en qué momento se necesitarán los recursos, a fin de prever necesidades de financiamiento y negociar términos de pago con proveedores o contratistas.

5. Asignar responsabilidades financieras
   
   Es importante precisar claramente quién será responsable de cada parte en los presupuestos de proyectos. Esto asegura que cada equipo o departamento tenga claro qué recursos gestionar y cómo deben controlar sus costos.

6. Revisar y ajustar el presupuesto
   
   El presupuesto para un proyecto debe ser visto como un documento vivo que se ajusta a lo largo del tiempo. Es fundamental revisarlo periódicamente y hacer ajustes en función de los cambios en el alcance del proyecto, la disponibilidad de recursos o el entorno económico.

Beneficios de usar un ERP para la creación de presupuestos

En la desafiante labor de desarrollar presupuestos de proyectos que sean precisos y eficientes, puedes apoyarte de diversas herramientas, como el software de gestión empresarial. Un ERP ofrece una serie de ventajas para la planificación financiera y la toma de decisiones.

• Centraliza la información: Tiene la capacidad de consolidar toda la información financiera de la empresa en un solo sistema. En lugar de depender de hojas de cálculo y documentos dispersos, el ERP te ayuda a centralizar los datos, permitiendo una visión clara y unificada del estado financiero del proyecto.

• Automatiza los cálculos: También automatizan muchos de los cálculos involucrados en la creación de presupuestos de proyectos, como la suma de costos de materiales, mano de obra y otros gastos operativos, lo que reduce el riesgo de errores humanos que son comunes cuando se trabaja manualmente con hojas de cálculo.

• Ofrece mayor precisión en las proyecciones: Los ERP almacenan datos históricos que pueden utilizarse para identificar patrones y tendencias que pueden influir en el presupuesto futuro y facilitar la creación de diferentes escenarios, lo que te permitirá realizar proyecciones más precisas.

• Genera análisis y reportes detallados: Un sistema de planificación de recursos empresariales facilita la creación de informes detallados sobre el presupuesto y el rendimiento financiero del proyecto. Incluso, estos informes pueden ser personalizados para ofrecer análisis de diferentes áreas, periodos, proyectos específicos, etc.

• Brinda escalabilidad: A medida que tu empresa aumente su tamaño o complejidad, el ERP puede ajustarse para manejar presupuestos más grandes y procesos financieros más complejos sin sacrificar la eficiencia. 

Desafíos comunes en la creación de presupuestos y cómo evitarlos

La creación de presupuestos de proyectos eficientes puede presentar varios desafíos que, si no se gestionan adecuadamente, pueden comprometer la eficacia de los recursos financieros. Hemos reunido algunos de los desafíos más comunes, y junto con ellos, te proporcionaremos algunos consejos prácticos para superarlos.

1. Falta de datos precisos: Uno de los mayores obstáculos es la ausencia de información confiable sobre ingresos y gastos pasados. Sin datos históricos, es difícil realizar proyecciones precisas para el futuro.
   
   ¿Cómo resolverlo? Existen estrategias para mitigar este problema, como usar estimaciones basadas en datos históricos, implementar márgenes de seguridad o incertidumbre, obtener datos cualitativos que ofrezcan perspectivas útiles, usar simulaciones o modelos predictivos, o tomar decisiones con base en la experiencia y juicio.
   
   Si la falta de datos precisos es un problema recurrente, es fundamental mejorar los procesos de recolección y almacenamiento de información. Implementar tecnologías como sistemas ERP, puede ayudar a generar datos más consistentes y útiles en el futuro.

2. Estimaciones inciertas: Es complicado prever con exactitud eventos futuros como aumentos de precios, cambios en los ingresos o gastos imprevistos.
   
   ¿Cómo resolverlo? Las estimaciones inciertas son inevitables en muchos proyectos, pero existen enfoques sólidos para gestionarlas. Utilizar rangos en lugar de valores fijos, incorporar márgenes de seguridad, emplear métodos probabilísticos, basarse en datos históricos y tomar decisiones basadas en el riesgo son estrategias efectivas para reducir el impacto de la incertidumbre.

3. Falta de compromiso: Si el presupuesto no es comprendido y apoyado por los diferentes departamentos o actores clave de la organización, es probable que no se respete o no se ejecute de manera eficiente. 
   
   ¿Cómo enfrentarlo? Es importante involucrar a todas las áreas de la empresa en la elaboración de los presupuestos de proyectos y comunicar claramente los objetivos y límites. Realizar sesiones informativas y proporcionar acceso a herramientas de seguimiento puede impulsar el compromiso y facilitar la ejecución del presupuesto.

4. Desactualización de los presupuestos: Un presupuesto estático puede quedar rápidamente desfasado frente a la realidad cambiante. Si no se revisa y ajusta regularmente, puede no reflejar los cambios en los ingresos, los costos o las prioridades.
   
   ¿Cómo evitarlo?: Establece revisiones periódicas del presupuesto, ya sea trimestral o semestralmente, para hacer ajustes en función de la evolución de las finanzas. Además, los presupuestos deben reflejar las prioridades estratégicas de la empresa, las cuales también cambian con el tiempo.

5. Errores humanos: En los procesos manuales, los errores de cálculo o la interpretación incorrecta de datos pueden llevar a presupuestos ineficientes o desequilibrados.
   
   ¿Cómo prevenirlo? El personal encargado de crear los presupuestos debe estar capacitado en el uso de herramientas financieras y en las mejores prácticas para su elaboración. Utilizar software especializado para la elaboración de presupuestos de proyectos, también ayuda a reducir la posibilidad de errores manuales, como cálculos incorrectos o la omisión de datos importantes.

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Cómo manejar desviaciones y ajustes en el presupuesto

Manejar desviaciones en el presupuesto requiere un monitoreo constante de los ingresos y gastos para detectar cualquier variación en tiempo real. Una vez identificadas, es fundamental analizar las causas detrás de estas desviaciones, ya sean por factores internos como cambios operativos, o externos, como fluctuaciones en el mercado. Comprender si se trata de eventos puntuales o patrones recurrentes ayudará a determinar las acciones correctivas necesarias.

Para ajustar el presupuesto, es clave mantener la flexibilidad. Esto puede implicar la reasignación de recursos, recorte de gastos en áreas menos prioritarias, o incluso la actualización de metas financieras. Además, es importante que cualquier ajuste sea comunicado de manera clara a todas las áreas afectadas para garantizar que la organización se mantenga alineada y los cambios se implementen de manera efectiva.

La creación de presupuestos de proyectos es una tarea fundamental que requiere atención meticulosa y planificación detallada. Apoyarse en un sistema ERP, permite una gestión más eficiente y precisa de los recursos. Mediante la centralización de la información y la automatización de procesos clave, un ERP contribuye a optimizar la toma de decisiones e impulsar el éxito de los proyectos, reduciendo errores y garantizando un mejor control financiero.

Julio Castro | Director General Corponet  | SAP Business One®