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Para muchas Pequeñas y Medianas Empresas (PyMEs), la comunicación organizacional se percibe como un elemento relevante únicamente para las grandes corporaciones. A menudo, estas empresas consideran que la comunicación organizacional no es una prioridad para su crecimiento y éxito a largo plazo. Sin embargo, sucede todo lo contrario, pues la eficacia de la comunicación interna y externa puede marcar la diferencia entre el progreso y el estancamiento.
De acuerdo con el informe The State of Business Communication, los líderes empresariales aseguran que una mala comunicación en el trabajo disminuye la productividad (43%), genera incumplimiento de los plazos y la ampliación de los mismos (42%), e incluso, puede tener un impacto financiero (38%).
Tabla de contenidos:
¿Qué es la comunicación organizacional?
Importancia de la comunicación organizacional
Tipos de comunicación organizacional de una empresa
5 barreras para mejorar tu comunicación organizacional
¿Cómo superar las barreras de la comunicación organizacional?
La comunicación organizacional no solo facilita la coordinación y colaboración entre los distintos niveles jerárquicos y departamentos, sino que también impulsa la innovación, mejora la moral del personal y fortalece las relaciones con clientes y socios estratégicos.
Si aún tienes dudas acerca del tema o si ya estás pensando en alternativas para mejorar la comunicación organizacional de tu empresa, sigue leyendo, porque en este blog post encontrarás qué es la comunicación organizacional y su importancia en las empresas, así como los tipos de comunicación organizacional que existen. Además, te diremos cuáles son sus principales barreras y cómo superarlas.
¿Qué es la comunicación organizacional?
Para comenzar, es necesario dejar en claro qué es la comunicación organizacional. Este concepto se refiere al proceso mediante el cual se intercambia información, ideas y mensajes dentro de una organización y entre esta y sus públicos externos. Implica la difusión de mensajes, contenidos y valores de una empresa mediante procesos y estrategias diseñados para construir relaciones sólidas y consolidar una buena imagen de la empresa.
Este proceso puede adoptar diversas formas y utilizar múltiples canales, abarcando desde reuniones y correos electrónicos hasta redes sociales y comunicados de prensa.
Importancia de la comunicación organizacional
Más allá de la simple transmisión de información, la comunicación organizacional efectiva busca establecer relaciones sólidas, fomentar la colaboración y construir una cultura organizacional sólida. Para que conozcas a fondo la importancia de este elemento en las organizaciones, aquí reunimos alguno de beneficios:
Ambiente laboral positivo: Una comunicación organizacional abierta y respetuosa fomenta la confianza, la motivación y el compromiso de los colaboradores, creando un ambiente de trabajo más agradable y estimulante.
Mayor productividad y eficiencia: La claridad en las instrucciones, la fluidez del trabajo en equipo y la resolución eficiente de conflictos contribuyen directamente al aumento de la productividad.
Aumento de la moral y la motivación: Una comunicación organizacional interna efectiva ayuda a los empleados a sentirse valorados e informados, lo que aumenta su compromiso y motivación.
Fortalecimiento de la cultura organizacional: Al tener comunicación constante y coherente se contribuye a establecer y mantener una cultura organizacional sólida, donde los valores y objetivos de la empresa son compartidos por todos.
Construcción de relaciones externas sólidas: Las estrategias de comunicación externa bien gestionadas ayudan a construir y mantener relaciones positivas con clientes, inversores, proveedores y la comunidad en general. Esto puede traducirse en una mayor lealtad del cliente, confianza de los inversores y una buena imagen pública.
Mejora de la imagen de marca: Finalmente, una comunicación externa efectiva proyecta una imagen profesional, transparente y confiable de la organización, atrayendo clientes, socios e inversores.
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Tipos de comunicación organizacional de una empresa
Existen diferentes tipos de comunicación organizacional; aquí hemos preparado una sencilla guía para que los conozcas y comprendas. Esto te permitirá desarrollar estrategias efectivas que promuevan la eficiencia, la cohesión y el crecimiento empresarial.
- Comunicación interna. Este tipo de comunicación organizacional se refiere al intercambio de información dentro de la empresa. Aquí podemos identificar:
- Comunicación formal. Puede ser tanto ascendente (va de los empleados hacia la alta dirección) como descendente (desde la alta dirección hacia los empleados), pero también horizontal (entre empleados del mismo nivel jerárquico).
- Comunicación informal: Interacciones espontáneas entre empleados que fomentan un ambiente de trabajo colaborativo y ayudan a construir relaciones sólidas entre los empleados.
- Comunicación externa: Se genera entre la organización y sus públicos externos, como clientes, proveedores, accionistas, la comunidad y el gobierno. Este tipo de comunicación organizacional se utiliza para promover la imagen de la organización, vender productos o servicios, y cumplir con las obligaciones legales.
5 barreras para mejorar tu comunicación organizacional
Si bien la comunicación organizacional tiene sus ventajas, implementarla de forma efectiva en una organización tiene sus retos. Las empresas a menudo enfrentan diversas barreras que dificultan la mejora de sus procesos de comunicación. Identificarlas y superarlas ayudará a asegurar una comunicación fluida y efectiva dentro de la organización. Aquí te mencionamos las principales:
- Barreras de estructura jerarquía organizacional
En organizaciones altamente jerarquizadas, la información puede perderse o distorsionarse a medida que pasa por varios niveles de gestión, lo que lleva a malentendidos y falta de claridad.
- Barreras culturales
En empresas multinacionales o con una fuerza laboral diversa, las diferencias culturales pueden dificultar la comunicación.
- Barreras tecnológicas
La ausencia de las herramientas tecnológicas adecuadas, como los sistemas de gestión de la información o el software de colaboración, puede limitar la capacidad de comunicación.
- Barreras derivadas de mensajes ambiguos o confusos
La falta de claridad y precisión en la transmisión de mensajes, el uso de lenguaje técnico y la mala organización de las ideas pueden generar malentendidos y frustración entre los colaboradores.
- Barreras por la sobrecarga de información
El exceso de correos electrónicos, mensajes instantáneos y reuniones puede saturar a los colaboradores y dificultar que presten atención a la información verdaderamente importante.
¿Cómo superar las barreras de la comunicación organizacional?
Las barreras a la comunicación organizacional pueden tener un impacto importante en la eficiencia y el éxito de una empresa, por esto, es necesario identificarlas y desarrollar estrategias para superarlas. Si logras abordar las diferentes barreras, tu empresa podrá mejorar su comunicación interna y externa, y tener un impacto en los objetivos de negocio. ¿Cómo hacerlo? Aquí algunas sugerencias.
- Simplifica la estructura organizacional: Reducir los niveles jerárquicos y promover una cultura de puertas abiertas mejorará el flujo de información.
- Promueve una cultura inclusiva: Fomentar la diversidad y la inclusión en la comunicación puede ayudar a superar las barreras culturales.
- Invierte en tecnología: Proveer a los empleados con las herramientas tecnológicas necesarias para la comunicación efectiva es vital para mejorar significativamente la comunicación organizacional.
- Establece canales de comunicación claros y accesibles: Implementar una variedad de canales de comunicación, como correo electrónico, reuniones presenciales, plataformas digitales y encuestas, permitirá que todos los colaboradores tengan acceso a la información y puedan participar activamente.
- Mide y evalúa el impacto de la comunicación: Establecer indicadores clave de rendimiento (KPIs) te ayudará a medir la efectividad de la estrategia de comunicación y realizar ajustes cuando sea necesario.
Es indudable que la comunicación organizacional es un pilar necesario para el éxito y el crecimiento de cualquier empresa. En este camino hacia una comunicación organizacional efectiva, los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) pueden convertirse en aliados valiosos. Un ERP no solo optimiza procesos internos, también te ofrece herramientas que facilitan la comunicación y la colaboración entre los diferentes departamentos y niveles jerárquicos de la organización.
Al implementar estrategias adecuadas y aprovechar las herramientas que ofrecen los sistemas ERP, tu organización puede construir un camino sólido hacia el logro de sus objetivos, creando un ambiente de trabajo colaborativo, productivo y próspero.
Julio Castro | Director General Corponet | SAP Business One®
