En la acelerada economía actual, la eficiencia en la recepción, el almacenamiento y el envío de productos nunca había sido tan importante. Hoy los operadores de almacenes experimentan una mayor demanda de suministro de productos, aunado a un consumidor que espera velocidad desde la compra hasta la entrega. Estos desafíos demandan contar con un wms que ayude a una gestión eficiente de las operaciones en el almacén.

La implementación de un wms tiene muchas capacidades que pueden generar importantes beneficios a un negocio. Podemos decir que las empresas que utilizan sistemas wms consiguen una mayor satisfacción del cliente, debido a mayores tasas de cumplimiento de pedidos. Incluso, una empresa informó una tasa de cumplimiento del 99.9 %, una precisión de los pedidos del 99 % y una reducción de los costos de mano de obra del 34 % después de implementar wms.

Tabla de contenido:

¿Qué es el Sistema WMS?

Funciones y características de un Sistema WMS

Tipos de Sistemas de Gestión de Almacenes 

Ventajas de tener un ERP con Sistema de Gestión de Almacén (WMS)

Administrar un almacén es una tarea desafiante, especialmente, en una era de tendencias como el E-commerce y el Q-commerce. La competencia para abastecer y atender el mercado nunca ha sido más feroz que ahora, por lo que, para competir de manera rentable en el mundo actual, se requiere de echar mano de la mejor tecnología para agilizar la gestión de inventarios y almacenes.

En este post, te daremos más detalles acerca de los sistemas wms, sus principales funciones, los tipos de sistemas que existen y las ventajas de tener un ERP que integre un wms.

¿Qué es el Sistema WMS?

Las siglas WMS se refieren a warehouse management system o sistema de gestión de almacén, una aplicación de software especializada en la gestión y ejecución de las operaciones y procesos diarios de un almacén, como el inventario entrante y saliente, localización de existencias, asignación de pedidos, embalaje, envío, gestión de patio, entre otras.

Un sistema de gestión de almacenes brinda una mejor visibilidad y organización a todas las operaciones del almacén, ya que proporciona un sistema centralizado donde las diferentes tareas de administración del almacén se gestionan a través de una interfaz de usuario, ya sea a través de una computadora de escritorio, tableta o teléfono inteligente.

Gracias a un wms, se hace más eficiente y fácil el funcionamiento de un almacén, y garantiza que se generen pérdidas mínimas o nulas en los diferentes procesos.

Funciones y características de un Sistema WMS

Un sistema wms se utiliza para controlar y realizar un seguimiento de las operaciones y procesos en un almacén. Regularmente, está integrado con otros sistemas en la cadena de suministro con el fin de garantizar le recopilación fidedigna de los datos.

¿Qué funciones y características tiene un sistema de gestión de almacenes? Vamos a conocerlas:

• Gestión de mercancías recibidas. Un wms proporciona un proceso simple que debe seguirse al recibir las mercancías en el almacén, dando seguimiento de la cantidad, características, y estado o calidad de las mercancías. Este proceso se puede personalizar para adaptarse a los requisitos de los diferentes usuarios, pero su función principal es garantizar que todos los envíos se manejen correctamente para minimizar las pérdidas y ahorrar tiempo.

• Seguimiento de inventario. Un sistema wms permite a los gerentes de almacenes obtener, en tiempo real, el estado, cantidad y características del stock Esto es importante porque garantiza que haya suficiente inventario en el almacén, evitando las sobre existencias y la escasez.

• Planificación del diseño del almacén. Un sistema de gestión de almacenes ayuda a diseñar un almacén, gestionando las ubicaciones en las estanterías de paletización. El wms permite la colocación efectiva del inventario, determinando la mejor posición de las mercancías según su tipo, características, dimensiones, etc.

• Procesamiento de pedidos o despacho de mercancías. Otra función de un wms es supervisar el procesamiento de pedidos dentro del almacén, garantizando la entrega oportuna de los productos. El sistema apoya la retirada de stock, mediante operaciones como el picking, la salida de contenedores, la consolidación de pedidos y el envío de pedidos al vehículo de distribución.

>> Da un vistazo a este blog post, donde conocerás que es MRP o Planeación de requerimientos de materiales en las empresas

• Análisis de los datos. Un wms proporciona datos detallados en tiempo real, sobre las actividades del almacén, lo que ayuda al equipo encargado de la gestión, a planificar estrategias o modificarlas en el camino.

• Generación de reportes. Los sistemas de gestión de almacenes generan reportes de manera automática, listos para usar o presentar. Una ventaja importante es su capacidad de ver los datos desde nuevas perspectivas, lo que da a los gerentes del almacén, otra visión que, quizá, no han explorado para ser más productivos o eficientes.

Tipos de Sistemas de Gestión de Almacenes 

Existe una variedad de tipos de sistemas que podemos integrar en la categoría de wms; desde aplicaciones como Excel hasta sistemas más especializados. El mejor para una empresa, es aquel que se adapte a sus necesidades y le permita cumplir con sus objetivos de negocio. Aquí vamos a describir los tipos de sistemas de gestión de almacenes:

1. Standalone WMS

Es un sistema independiente con características muy limitadas, lo que lo hace más adecuado para operaciones de almacén pequeños, o para aquellos que buscan usarlo junto con otras operaciones de la cadena de suministro.

2. WMS dentro de un sistema ERP

Un módulo WMS como parte de un sistema ERP es otra opción para la automatización de operaciones de almacén. Un sistema de planificación de recursos empresariales se considera una de las mejores opciones para gestionar los almacenes y mejorar las operaciones de cadena de suministro. Es una excelente opción tanto para grandes como pequeñas empresas.

3. WMS alojado en la nube

Un sistema de gestión de almacenes (WMS) basado en la nube implica el uso de un software entregado en un modelo de software como servicio (SaaS). Mediante una interfaz ciento por ciento basada en la web, se puede acceder a los datos desde cualquier dispositivo con conexión a Internet. Bajo este modelo de software, el cliente paga una licencia mensual sin tener que asumir el coste de instalación y mantenimiento de la infraestructura.

4. WMS integrado al software de Supply Chain Management (SCM)

Este tipo de aplicaciones permiten optimizar las cadenas de suministro, las relaciones con los proveedores y los canales de distribución. También ayuda a gestionar el inventario, supervisar las operaciones y medir las ventas multicanal. Automatiza los procesos y da un acceso fácil a los datos necesarios para tomar decisiones e impactar los procesos de las cadenas de suministro.

Ventajas de tener un ERP con Sistema de Gestión de Almacén (WMS)

Un sistema wms integrado en un ERP, es una solución holística que ayuda a mejorar los procesos y a acelerar las entregas, así como eficientar otras operaciones y actividades del almacén. La integración de la gestión de almacenes con la planificación de recursos es una buena práctica y una necesidad para las empresas que desean escalar con un negocio en crecimiento.

Entre las ventajas de utilizar un ERP con un wms integrado, están:

• Proporciona datos precisos y en tiempo real
  
  
• Reduce el tiempo de cumplimiento
  
  
• Brinda mayor precisión de inventario
  
  
• Mejora el servicio de atención al cliente
  
  
• Elimine la entrada manual de datos
  
  
• Mayor aprovechamiento del espacio en el almacén
  
  
• Aumento de la productividad
  
  
• Costo de mano de obra reducido

A medida que las Pequeñas y Medianas Empresas (PyMEs) reconsideran las formas de adaptarse a las nuevas tendencias y necesidades del mercado, necesitan evaluar sus operaciones de la cadena de suministro, ya que se trata de un área clave en medio de una creciente incertidumbre.

Aprovechar la tecnología, como un ERP con un módulo wms, ayudará a agilizar el inventario y la gestión de almacenes, permitiéndoles seguir siendo competitivas en una era de grandes retos.

Julio Castro | Director General CorpoNet