Las organizaciones modernas, inmersas en un entorno altamente competitivo encuentran que su única garantía de sobrevivir y ser exitosas es siendo más eficientes en su proceso de venta. Como te compartimos en el artículo “Beneficios de automatizar tu proceso comercial” es muy importante contar con un proceso comercial estructurado, definido ya que esto es la base que te ayudará a gestionar de la mejor manera todas las actividades que se llevan a cabo durante el mismo y poder aprovechar al máximo las oportunidades de venta con las que cuentas y que como sabes requiere mucho esfuerzo y recursos para conseguirlas.

Parte muy importante de este proceso es precisamente el seguimiento y control que tienes sobre tu proceso de ventas para saber si realmente está teniendo los resultados esperados, si hay oportunidades de mejora y sobre todo si las personas involucradas en cada una de las etapas y procedimientos están llevándolos a cabo de la manera más óptima para el beneficio de la empresa. De esta necesidad surge la pregunta, “¿Sabes qué tienes que mejorar y cómo medirlo?”, en la mayoría de los casos la respuesta es no, es por esto que resulta necesario identificar los indicadores clave de tu negocio, es decir, aquellos que te permiten medir de manera concreta el cumplimiento de tus objetivos y que al analizarlos e interpretarlos puedan generarte información de valor para tomar decisiones y emprender acciones.

Indicadores clave en el área comercial

El área comercial de tu empresa además de ser la generadora de ingresos es el vínculo entre el mundo externo y el interno de tu entorno empresarial. Siendo por eso que es importante contar con una serie de controles e indicadores en cada uno de los procesos que colabora a su productividad, lo que te permitirá evaluar el desempeño continuamente y generar ciclos de mejora, esto resultará en mejores niveles de ventas y clientes más satisfechos. El conjunto de indicadores dependerán de tus objetivos, el giro de tu empresa, es por esto que cada organización debe de identificar y gestionar sus propios indicadores clave (KPIs). Mas adelante mencionamos algunos indicadores genéricos del área comercial.

¿Qué son los indicadores clave, KPIs?

KPI (Key Performance Indicator ) son las métricas utilizadas para cuantificar los resultados de una actividad o estrategia que es fundamental para el éxito de la organización en función de un objetivo predeterminado.

Estos indicadores clave, los cuales en esta ocasión los vamos a enfocar al proceso comercial, para ser considerados como tales deberán cumplir con 3 características:

1) Ser relevantes para el éxito de la operación comercial de tu empresa

2) Ser SMART por sus siglas en inglés (Específico, Medible, Lograble, Relevante, Límite de Tiempo).

3) Servir para definir estándares y parámetros.

Para la operación comercial de tu empresa, puedes dividir tus indicadores clave en dos categorías principales:

a) Indicadores de resultados, como pueden ser:

• Volumen de ventas

• Cartera de clientes

• Ingreso de nuevos clientes

• Crecimiento de margen bruto

b) Indicadores de la gestión, que ocurren durante el proceso de venta, entre otros son:

• Clientes atendidos por el vendedor en el periodo.

• Número de llamadas de ventas realizadas.

   

• Número de visitas realizadas.

• Hit Ratio (porcentaje de efectividad de conversión a cierre).

Tiempo de conversión de una etapa a la siguiente en el embudo de ventas. 

¿Por qué es importante conocer mis indicadores clave?

Si tu equipo comercial tiene claros los objetivos y los indicadores que los soportan, será más fácil que puedan ser más eficientes en llevar a cabo sus actividades clave y esto se verá reflejado en un proceso de ventas más controlado y con mejores resultados.

Entre otras ventajas que te aportarán tener bien definidos tus KPIs para medir el desempeño tanto de tu proceso de ventas como de tu equipo están las siguientes:

• Obtendrás información de valor sobre el desempeño del equipo comercial así como de los procesos del departamento para tomar decisiones, planificar, identificar áreas de oportunidad y tomar las medidas necesarias de manera oportuna.

• Establecerás metas realistas para tu equipo de ventas y mejorarás la comunicación al tener la visibilidad de lo que se quiere lograr de manera objetiva.

• Identificarás y evaluarás de manera más eficiente el rendimiento del equipo de ventas canalizando sus actividades en las actividades y métricas que son realmente importantes para la empresa.

• Tendrás una pauta acerca de las áreas de oportunidad de los vendedores contando con objetivos medibles con lo cual podrás identificar la necesidad de entrenamiento que existe.

El objetivo de tener visibles estos indicadores en lograr una sincronía y enfoque de todo el equipo en el proceso de ventas incluyendo desde la prospección, la venta y la entrega del pedido hasta la post-venta.

Reportes para el área comercial 

 Como parte esencial del control del área de ventas es importante que definas la información necesaria que requieres de tu equipo de trabajo para poder llevar a cabo la toma de decisiones oportuna. 

 Una actividad relevante en el departamento comercial es establecer controles que permitan monitorear y garantizar que el equipo de ventas esté dando su máximo potencial para alcanzar las metas del área. 

 Para obtener mayor visibilidad de los indicadores a medir por medio de tus controles, es recomendable que los dividas según la etapa del proceso comercial, como podría ser de la siguiente manera:

 a) Reportes de Preventa: Durante el ciclo de preventa lo más importante es el seguimiento a tus oportunidades de venta para que no pierdas alguna por falta de atención oportuna, así mismo te servirá para estar en un ciclo de mejora continua en el cual puedas ir incrementando tu efectividad de conversión y reduciendo tiempos entre etapas. Algunos reportes que se pueden manejar durante este proceso son los siguientes: