Así es cómo puedes cancelar una factura electrónica en SAP Business One

¡Tenemos novedades de SAP Business One! A partir del pasado noviembre del 2018 los servicios de cancelación de facturas fueron actualizados. Anteriormente, el proceso de cancelación de las facturas se generaba por el emisor de forma automática, lo que provocaba el problema de cancelaciones injustificadas o dolosas de facturas ya pagadas. Esta nueva actualización puede ser utilizada por personas físicas y morales y destaca principalmente porque las facturas en algunos casos, solo podrán cancelarse cuando la persona a favor de quien se expidan acepte su cancelación desde el buzón tributario.

En este post te explicaremos el Add On que ha sido desarrollado especialmente para los clientes de SAP Business One con el que se busca que tu empresa lleve todo el proceso de factura electrónica en SAP B1 sin necesidad de estar yendo hacia otros portales o estar monitoreando constantemente el estatus de cada una de las peticiones de la empresa.

Para comenzar, veamos como es el  nuevo proceso de cancelación de facturas, desde los aspectos generales, cuales son las reglas, los aspectos relevantes. Y llegamos cómo la tecnología de web services cambia al ser un proceso que aparenta ser un movimiento pero al haber varios interlocutores genera nuevos canales de comunicación. Hoy por hoy los sistemas de información se encuentran generando los escenarios correspondientes para poder dar las mejores opciones al respecto.

>> ¿Qué es un Add-On y cómo ayuda a potencializar tu SAP Business One?

Nuevo esquema de cancelación de facturación electrónica SAT

El nuevo esquema de cancelación de facturación electrónica SAT consta de lo siguiente:

• Envío de solicitud

Los emisores deberán enviar la solicitud de cancelación a través del Portal de SAT o de los servicios de proveedor de certificación e inmediatamente, en el caso de que se requiera la aceptación para la cancelación, el receptor de la factura recibirá un mensaje de interés en su Buzón Tributario, informando que existe una solicitud de cancelación.

• Aceptación o rechazo de la cancelación

El receptor deberá manifestar la aceptación o rechazo de la cancelación a través del Portal del SAT o bien vía un proveedor de certificación dentro de los tres días hábiles siguientes contados a partir de la recepción de la solicitud. De no emitir respuesta, se considera como una positiva ficta y la factura será cancelada.

En el caso de que la solicitud de cancelación no requiera aceptación por parte del receptor, la factura se cancelará de manera inmediata.

¿Cuáles son los documentos cancelables sin aceptación supuestos por la resolución miscelánea fiscal?

Estos son los documentos en los cuales la cancelación podrá seguir realizándose de manera tradicional:

• Comprobantes o facturas que amparen ingresos de hasta $5,000.00
• Comprobantes que amparen la nómina
• Comprobantes de egreso
• Comprobantes que amparen el traslado de las mercancías
• Aquellos comprobantes que sean emitidos a través de diversas herramientas o aplicaciones que se ponen a disponibilidad de los contribuyentes para facilitar la emisión
• CFDI de retenciones e información de pagos
• Facturas de ingreso expedidas a contribuyentes del Régimen de Incorporación Fiscal (RIF)
• Comprobantes que sean solicitados dentro de los tres días siguientes a la emisión, sin importar que se encuentren dentro de los conceptos que hemos mencionados
• Operaciones con público en general
• Comprobantes recibidos por residentes en el extranjero
• Factura a través del adquirente y sector primario (regla 2.3.4 y 2.7.4.3 de la RMF)
• CFDI emitido por integrantes del Sistema Financiero

Para obtener más información sobre el nuevo esquema de cancelación de facturación electrónica SAT dirígete a este vídeo.

¿Cómo ejecutar el nuevo esquema de cancelación factura electrónica en SAP Business One?

SAP Business One en la versión 9.2 PL9 y posteriores (última versión 9.3 PL 7) no cuenta de manera nativa con una integración hacia los diferentes tipos de web services que serán utilizados en el proceso de cancelación de facturas.

Por parte del fabricante de SAP en este momento no hay una propuesta de opción publicada acerca de este tema y se ha notificado que en caso de ofrecer una opción parcial o total de acuerdo al roadmap de versiones se entregaría en un nuevo parche de versión a principios de 2019 durante el Q1. Al salir un nuevo parque implicará una migración de versión, en el caso de que  tu empresa esté en una versión 9.2 o bien, una actualización de parche si tu empresa se encuentra en versión 9.3

Por parte de Corponet estamos realizando la notificación del estatus actual de SAP BO a nuestros clientes actuales respecto a este proceso y se estará notificando la resolución final una vez teniendo respuesta del fabricante SAP y la oferta que ofrecerá al respecto.

Mientras tanto… ¡Tenemos una solución!

En Corponet siempre pensamos en nuestros clientes y por ello, traemos una propuesta de solución para ejecutar la cancelación factura electrónica en SAP B1 para aquellos que deseen una solución más automatizada: el AddOn de Cancelación de Facturas Electrónica XDE One con integración total a SAP Business One y con un monitor de Estatus de tus solicitudes.

El Add On de Cancelación de Documentos permite a tu empresa de manera fácil, rápida y transparente poder realizar las cancelaciones de sus documentos electrónicos sin necesidad de tener que entrar a portales del SAT, ni de estar monitoreando en cada momento el estatus de las cancelaciones entrando al portal de SAT.

Los movimientos de SAP Business One soportados son los siguientes:

• Facturas
• Notas de crédito
• Facturas de reserva
• Facturas de anticipo
• Notas de débito
• Pagos

Este Add On se ejecuta al momento de que entras a SAP Business One y se inicia de manera automática. En el Menu de Ventas – Clientes se agrega una carpeta llamada “Cancelación de Documentos Electrónicos” que contiene las funciones de:

• Cancelación de los documentos electrónicos
• Consulta de estatus de cancelación de documentos electrónicos

Con este Add On tu empresa podrá mandar a cancelar los comprobantes timbrados, ya que está totalmente integrado a SAP Business One y el resto de los documentos de la empresa.

Beneficios de la solución

• Integración con SAP Business One
• Seguridad y establecimiento de controles y autorizaciones al tenerlo solo las personas autorizadas
• Información integrada y en tiempo real consultando el buzón fiscal
• Facilitad de obtención
• Eliminación de re-trabajos

Para conocer más sobre el Add On de cancelación de documentos electrónicos desarrollado por SAP Business One, dirígete a este video como se maneja la solución.

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 Julio Castro | Director General CorpoNet | SAP Business One México