6 Errores comunes al elaborar presupuestos financieros para una empresa

Es indudable que para que una empresa tenga la capacidad de crecer debe contar con una administración eficiente de sus recursos financieros y un óptimo control de las actividades planeadas para lograr la consecución de las metas organizacionales.

Implementar la práctica de elaborar presupuestos es una manera de asegurar que en tu organización se estarán aprovechando los recursos de forma eficiente y que la empresa podrá hacer frente a los compromisos actuales y futuros ya que ésta es una manera de visualizar los posibles escenarios que se pueden presentar tanto de manera interna en la organización como en el mercado en el que se compite.

Durante la planeación y puesta en marcha de la elaboración de presupuestos para tu empresa existe la posibilidad de que se presenten algunos errores que pueden causar que no se obtengan los beneficios esperados de esta práctica, para ayudarte a evitar esta situación en CorpoNet hemos identificado los 6 errores más comunes que se cometen en las empresas al implementar controles presupuestarios. A continuación te compartimos el listado.

Los 6 errores más comunes al elaborar presupuestos financieros para una empresa

1. No alinear el presupuesto a la estrategia y planeación de la organización

Al ser el presupuesto una herramienta que forma parte de la gestión integral de la empresa es muy importante que esté alineado a la estrategia organizacional y a las metas superiores que se tienen contempladas alcanzar. Las empresas utilizan el presupuesto como un sistema de control administrativo para establecer objetivos, asignar recursos y revisar resultados, sin embargo en la mayoría de las ocasiones este proceso se enfoca en el corto plazo y no se realiza tomando en cuenta la planificación estratégica lo que es un error ya que éste tiene un gran impacto en el desempeño de la empresa.

La estrategia y el presupuesto deben de coincidir en el mismo camino a pesar de tener enfoques de tiempo distintos ya que si por ejemplo en la planeación has decidido que una estrategia principal de este año es lograr el crecimiento de la participación de mercado de tu empresa y el presupuesto está enfocado en la reducción de costos lo que sucederá es que los objetivos serán contradictorios y al final no podrán lograrse con éxito. El presupuesto es la estrategia vista desde el punto de vista económico, por eso es de gran valía que estén alineados.

2. Concentrar la responsabilidad del presupuesto en la Dirección General

SI bien es cierto que los presupuestos deben ser una iniciativa en la que esté involucrada la alta dirección de la empresa, la responsabilidad en el diseño, la ejecución y control deben de ser delegados a cada uno de los responsables del área. Como te compartimos en nuestro artículo sobre los Pasos para elaborar un presupuesto, es esencial que cada una de las áreas operativas cuente con su presupuesto individual para que sea más sencillo el control y seguimiento, lo que a su vez va a contribuir al cumplimiento del presupuesto organizacional.

Este proceso implica que se involucre a los líderes de cada área desde la elaboración del presupuesto ya que ellos son quieren tienen más conocimiento de lo que sucede en el día a día en sus departamentos además de que al ser parte de la planeación del mismo van a tener más en claro sus objetivos y serán responsables de ejecutar los planes de acción así como el seguimiento puntual.

3. Sobreestimación en la determinación del monto de ventas

Un error muy común que se puede presentar al elaborar un presupuesto es pronosticar un escenario más optimista de lo que las condiciones de mercado permiten, esto es proyectar ventas que están muy por encima de las ventas reales.

Es necesario que el cálculo del presupuesto de ventas sea realizado con mucho cuidado y cautela ya que si los ingresos que estás tomando como referencia no coinciden con lo que es factible lograr podrías estar comprometiendo recursos que no se tienen y por consecuencia la empresa estará en dificultades para cumplir con sus compromisos pactados tanto con clientes como con proveedores.

Recuerda que el presupuesto es un pronóstico de lo que se espera que suceda por lo tanto, es preferible que seas objetivo y prudente, para estimar este monto puedes apoyarte de distintos métodos para realizar un pronóstico de ventas y en el Formato de presupuesto que te ofrecemos para descargar de forma gratuita en nuestro blog.

4. No utilizar el presupuesto como una herramienta de mejora continua

Para aprovechar al máximo esta herramienta de gestión es fundamental que no la identifiques solamente como una alternativa para controlar los gastos sino que puedas verla como una guía para generar un ciclo de mejora continua dentro de la organización, ¿de qué manera? , existen muchas formas en las que el presupuesto te puede ayudar a esto como por ejemplo al detectar áreas de oportunidad en las que gracias a un proceso optimizado o la reducción de desperdicios puedes mejorar la productividad de la empresa de manera importante.

Evita realizar los presupuestos de manera automática y repetitiva año con año, puedes obtener mucha información de valor si llevas a cabo un análisis de la información y los resultados obtenidos lo que te permitirá tomar decisiones que te lleven hacia una empresa más rentable y eficiente.

5. Hacer del presupuesto un método de presión y control

Cuando el presupuesto se utiliza más como un método para vigilar y señalar de manera crítica lo que hacen los gerentes pierde el sentido de su función principal que es lograr que la empresa sea más eficiente con el uso de los recursos existentes. Si se impone el presupuesto como una manera de ejercer presión se cae en el peligro de desmotivar a los colaboradores, de que sientan rechazo hacia la práctica de esta metodología y no sean tan cooperativos como pudieran serlo.

Es importante recalcar que aunque hacer un presupuesto es de gran ayuda para el control administrativo de tu empresa, este debe servir también como un reto para cada uno de tus líderes de área para el cual van a dar todo su esfuerzo para alcanzar los objetivos y metas que están determinadas en el mismo, esto para el beneficio de la empresa y de igual manera para su propia superación profesional.

6. Olvidarse del presupuesto después de realizarlo

Sí, elaborar un presupuesto anual puede ser un proceso arduo y que implica invertir mucho tiempo y esfuerzo, sin embargo es de gran importancia que no caigas en el error de que, una vez realizado el presupuesto se quede en el olvido hasta que se hace revisión al final del año para comparar resultados. Mantener un seguimiento y ajuste constante y periódico del presupuesto es esencial ya que esto te permitirá visualizar mejor las necesidades y retos que tiene la empresa en ese momento, así podrás tomar decisiones importantes de manera oportuna.

Aprovecha de manera eficiente tus recursos gracias al control presupuestal, así lograrás los objetivos de la organización y podrás obtener todos los Beneficios de elaborar un presupuesto para tu empresa. El Software SAP Business One es una herramienta con la cual a través de la integración de la información de todas las áreas operativas de tu negocio te ayuda a realizar tus presupuestos de manera más eficiente, evitando re-trabajos y minimizando el margen de error que puede presentarse al ingresar de manera manual la información. Sé más eficiente con una empresa que trabaja en conjunto con su gente y la tecnología.

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Julio Castro | Director General CorpoNet