¿Estás pensando en invertir en una solución ERP para tu pequeño negocio en crecimiento?

Probablemente ya estés mirando en Internet y haciendo llamadas a proveedores, recibiendo visitas de expertos o evaluando algunos presupuestos. Pero, ¿Cómo saber cuál es el tipo de software ERP ideal para tu negocio?

Al seleccionar un nuevo sistema de planificación de recursos empresariales (ERP), algunos de los factores más críticos en la decisión es el diseño del sistema y el tipo de implementación.

Los sistemas ERP prediseñados y basados en la nube son más comunes que nunca. Hoy en día, casi todos los proveedores de ERP ofrecen algún tipo de opción de implementación en la nube y con módulos listos para usar, y algunos han abandonado por completo sus ofertas locales.

Pero todavía existen varias razones por las que una pequeña o mediana empresa podría elegir un sistema tradicional en las instalaciones, que, hasta hace poco, era la norma en el espacio ERP. ¿Cuál es el adecuado para tu organización? Bueno, solo tú puedes tomar esa decisión, pero este resumen de los pros y los contras de cada uno debería hacerlo más fácil.

Al conocer las ventajas y desventajas de cada tipo de sistema ERP, es posible determinar cuál es la mejor opción para tu negocio, lo que permite una asignación de recursos más informada y un flujo de trabajo ERP más eficiente. ¿Preparado? Entonces, comencemos…

Diferentes tipos de ERP para tu negocio

Según su diseño: ¿Quieres un ERP a medida o prefieres instalar un diseño predefinido?

El software a medida supone crear un software ERP desde 0 para una empresa en particular. Actualmente, podemos encontrar un montón de ejemplos de software ERP que son a medida y que ofrecen características bastante atractivas; sin embargo, es importante destacar que este tipo de solución puede ser más costosa, ya que exige encontrar a la compañía adecuada para llevarla a cabo, mayor tiempo de instalación y mayor capacitación para los usuarios pero a cambio, ofrece mayor adaptabilidad.

Por el otro lado, las soluciones estándares o modulares son más accesibles y rápidas de instalar. Se contratan en base a módulos o paquetes en función de las necesidades de cada empresa; existen incluso soluciones prediseñadas para un tipo de empresa muy concreto, por ejemplo empresas que se dedican industria de distribución, servicios, manufactura, química, retail, etc.

Según su instalación: ¿ERP local o en la nube?

Una diferencia entre el ERP en la nube y el sistema ERP local es clara, es decir, el software basado en la nube es proporcionado como un servicio y mantenido por el proveedor, mientras que la aplicación local está instalada localmente, en los servidores de tu empresa y administrada por su proveedor personal de TI interno.

Tanto los enfoques de implementación basados en la nube como los locales traen propuestas únicas. A continuación se muestran algunas de las principales diferencias que tienen estos dos métodos; considéralas al elegir el tipo de instalación de tu software ERP:

El costo total de la propiedad

Con un ERP en la nube tu negocio solo paga una tarifa de suscripción para implementar el ERP en la infraestructura ya existente. Además, el proveedor es quien se ocupa de los problemas de mantenimiento y actualizaciones mientras que una solución local requiere de una inversión en servidor y hardware, lo que aumenta considerablemente el costo total de propiedad para ejecutar el sistema.

Tiempo de implementación

Cuando se implementa un ERP nube el proceso se completa en pocos días o semanas mientras que la implementación on-premise es un proyecto a largo plazo.

Movilidad y accesibilidad

La movilidad y la flexibilidad son algunas de las características más sólidas de una solución basada en la nube, porque permite acceder a los datos almacenados en estos sistemas en cualquier momento y desde cualquier lugar a través de cualquier dispositivo con conexión a Internet.

Mientras que un software ERP local carece de esta flexibilidad. Estos sistemas tienen acceso remoto restringido y, a menudo, no es posible administrar las operaciones comerciales cuando se está fuera de las instalaciones.

Seguridad de datos

Cuando se implementa un ERP en la nube se tiene la seguridad de contar con múltiples protocolos de acceso y recuperación de datos en caso de desastres, mientras que con un programa ERP local, el equipo de IT interno es quien controla la seguridad de los datos y si no están equipados con protocolos de seguridad adecuados, se corre el riesgo de sufrir ataques maliciosos y pérdidas de datos.

Mantenimiento y actualización de software

Para un sistema ERP en la nube, el proveedor administra las actualizaciones de software de rutina.

Por otro lado, un sistema ERP en las instalaciones requiere un administrador de TI a tiempo completo que pueda mantener la aplicación y manejar todas las versiones de sus actualizaciones de software.

Escalabilidad e integración

Un sistema ERP nube proporciona esta flexibilidad y permite una amplia integración para que funcione bien a pesar del aumento de la carga de trabajo. Incluso la software ERP en el sitio respalda la expansión de su negocio pero, en este caso, es necesario asumir un costo adicional de implementación de hardware para permitir esa escalabilidad.

¿Cómo escoger una u otra opción de software ERP?

Para elegir el software más conveniente para tu negocio, te invitamos a tomar en cuenta lo siguiente:

• Analiza las necesidades reales de tu negocio, tomando en cuenta el sector y características actuales.
• Mide el volumen de trabajo, esto puede influir en el tipo de producto que elijas porque puede que necesites más o menos módulos.
• Define los departamento que tiene tu empresa y la forma en la que trabajan para saber qué módulos y funcionalidades podrías necesitar.
• Establece un presupuesto y un estudio de rentabilidad que te permita elegir la mejor solución sin comprometer las finanzas de tu negocio.

¿ERP en la nube o un programa ERP de forma local? ¿A medida o prediseñado? Ahora que conoces los tipos de sistemas ERP pymes México que puedes encontrar en el mercado, es momento de tomar la gran decisión.

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Julio Castro | Director General Corponet  | SAP Business One®