¿Qué debo saber antes de elegir un ERP?

Elegir un ERP ideal para tu negocio puede ser complicado. El por qué de un sistema de gestión de recursos ERP es bastante claro. El sistema de gestión de recursos ERP que elijas será la plataforma a través de la cual las áreas de tu negocio se cohesionen en un todo unificado. Tu ERP será el paraguas que cubrirá y conectará todas las áreas comerciales para luego, compartir datos y tomar las mejores decisiones.

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Por ello, seleccionar e implementar la mejor solución de software te ayudará a trabajar de manera más inteligente, mejorando la eficiencia y la visibilidad de los procesos, incluyendo todo, desde las compras y el abastecimiento, fabricación y control de inventario hasta ventas, marketing, distribución y gestión de las relaciones con los clientes.

Pero, ¿Cómo elegir el sistema de gestión de recursos ERP correcto para tu negocio?

Seleccionar el ERP ideal puede ser un tema complicado, esto es una actividad que no debe tomarse a la ligera o apresuradamente. Se deben dedicar considerables recursos organizativos para adquirir el sistema de gestión de recursos ERP adecuado y luego implementarlo o de lo contrario, los resultados podrían llevar a tu negocio al borde de la quiebra.

De hecho, la firma analista Gartner afirma que entre el 55% y el 75% de todos los proyectos ERP fallan en su implementación.

Un software ERP es una propuesta costosa no sólo en términos de licencia y mantenimiento, sino también en la dedicación de recursos y tiempos. El objetivo es llegar a una proyección y planificación que sea viable y rentable a largo plazo.

El costo de una implementación fallida puede ser asombroso y estos van mucho más allá de las inversiones financieras desperdiciadas, también incluyen la interrupción de las funciones comerciales, empleados frustrados y clientes frustrados.

Tomando en cuenta todo lo anterior, preparamos una lista con algunos consejos que debes tomar en cuenta al momento de elegir un ERP. Si aún estás en busca del sistema de gestión de recursos ERP ideal para tu pequeño o mediano negocio, estos cinco criterios pueden ser una gran ayuda para seleccionar la opción de sistema ERP correcta.

5 criterios que debes tomar en cuenta antes de elegir un ERP

1. El ERP a seleccionar debe ser escalable y flexible

Tu lista actual de requisitos y necesidades no debería ser lo único que oriente tu decisión de compra. También debes considerar qué funciones necesitarás a medida que tu negocio crezca o las experiencias cambien en el futuro.

Un sistema de gestión de recursos ERP debe ser lo suficientemente flexible para adaptarse a las necesidades a medida que el negocio crece y se expande. Evita aquellas opciones de ERP que podrían quedar obsoletas en 5 o 10 años, necesitas una opción de sistema que tenga la flexibilidad incorporada. De lo contrario, tu sistema de gestión de recursos ERP “inflexible” será un obstáculo para el crecimiento de tu Pyme.

Lo que esto significa es que debe mirar más allá de las características estándar que ofrece un sistema y considerar la facilidad con la que tu sistema de gestión de recursos ERP se adaptará a las necesidades comerciales cambiantes y la adopción de tecnologías emergentes.

Tomando en cuenta este criterio, asegurarás contar con un ERP capaz de acompañar a tu negocio en el presente y en el futuro, y eso es muy importante.

2. El ERP debería ofrecer movilidad para los usuarios

Los estudios han demostrado que darles a los empleados la capacidad de trabajar desde cualquier lugar y momento que consideren oportuno aumenta considerablemente la productividad en los negocios. Entonces, si la funcionalidad móvil del ERP es limitada, esas ganancias de eficiencia serán imposibles de alcanzar.

Lo que no deseas hacer es atar a sus empleados a los escritorios y sus oficinas. ¿Imaginas tener a un vendedor sin la capacidad de acceder a los datos del cliente durante una reunión fuera de la oficina? ¿Qué tan eficiente crees que sería su trabajo y su capacidad de negociar? Los datos comerciales deben ser accesibles desde cualquier lugar donde se desarrollen los negocios.

Por ello, otro criterio que debes tomar en cuenta al momento de elegir un ERP es seleccionar una solución con capacidades móviles, así todos podrán tener acceso a los datos desde cualquier lugar y en cualquier momento.

Esto significa que cuando tus colaboradores estén en movimiento, podrán acceder fácilmente a flujos de trabajo y datos clave para evitar la inactividad y trabajar mejor.

3. Facilidad de uso

Cada área funcional de la empresa trabajará a diario con ciertos tipos de datos, sin utilizar otros tipos. Es por esto que un criterio a tomar en cuenta al momento de elegir un ERP es que la experiencia del usuario debe ser personalizable para cada usuario de modo que solo se presente la información más relevante.

Básicamente, un buen sistema de gestión de recursos ERP podrá presentar la información correcta a las personas adecuadas en el momento adecuado de una manera sencilla y accesible.

Al momento de elegir un ERP debes buscar una experiencia de usuario excelente y personalizable. En el caso de que necesites crear soluciones torpes para localizar y contextualizar el sistema de gestión de recursos ERP, eso es una señal de alerta, porque el sistema debería tener esto ya incorporado.

4. Costos a largo plazo

Es fácil quedar atrapado en los costos iniciales, muchos líderes toman la decisión de adquirir un ERP a primeras cuando ven un precio inicial muy bajo, que en un primer momento, podría significar un ahorro importante de dinero para el negocio.

Pero lo que realmente debes considerar es el costo total de propiedad (TCO) a largo plazo. Recuerda que el ahorro en la compra de un ERP es un esfuerzo inútil si finalmente el proyecto es un fracaso o si el proyecto termina excediendo el presupuesto en 50%, 100% o hasta 200%.

Considera los costos de implementación a largo plazo relacionados con la gestión de cambios. Lo normal, es que el sistema de gestión de recursos ERP pueda configurarse para reflejar tus procesos comerciales del estado futuro, de modo que tus procesos evolucionen junto a tu ERP y tu proveedor.

5. Recomendaciones o testimonios de clientes

Un proveedor de sistema de gestión de recursos ERP debería poder darte referencias de algunos clientes con los que puedes comunicarte y obtener una visión interna de todo el proceso de implementación. Es importante tener en cuenta que no puedes centrarte solo en el software en sí, sino considerar cuidadosamente la experiencia de colaboración que aporta el equipo de implementación del proveedor y su nivel de conocimiento técnico/comercial general para asociarse con negocios como el tuyo.

En muchos casos en los que un sistema de gestión de recursos ERP no cumple con las expectativas, no es necesariamente porque el software fuera deficiente, sino que algo salió mal durante el proceso de implementación, como una comunicación inadecuada con el proveedor.Si aún existen dudas y preguntas acerca de cuándo es el momento correcto para implementar un ERP en tu empresa.