¿Cómo ayuda un sistema ERP en la gestión de proveedores?

Es sorprendente como aún encontramos muchos líderes de pequeños y medianos negocios mexicanos que se niegan a considerar la inversión en un sistema ERP para la gestión de sus proveedores aunque continuar con sus procesos tradicionales signifique una caída importante en sus ingresos y el estancamiento en el crecimiento de sus negocios.

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A lo largo de nuestras entradas en el blog hemos detallado como la correcta implementación de un software de este tipo puede ayudar a optimizar cada uno de los procesos presentes en las Pymes como lo son la contabilidad, finanzas, ventas, distribución, compras, etc. Pero un aspecto muy importante al que no hemos prestado la atención que merece es a la gestión de proveedores. Porque sí, al igual que los clientes los proveedores juegan un papel fundamental en el crecimiento de tu negocio, ya que su colaboración hace posible que la cadena de suministro marche correctamente, que puedas ofrecer productos o servicios de calidad e interés para tus clientes y que por supuesto, que obtengas ganancias.

Algunos de los errores más comunes que solemos encontrar en las pequeñas y medianas empresas es la falta de visibilidad sobre el rendimiento de cada proveedor, los errores de suministro y envíos, las interrupciones entre pedidos o problemas relacionados en la facturación que sin duda, suponen una serie de sobrecostes que a largo plazo pueden significar una pérdida importante de dinero.

Es por todo esto que hemos preparado este material en el que te platicamos un poco qué beneficios puede tener tu empresa cuando hace una buena gestión de proveedores y de qué forma un software de administración puede ayudar a hacerlo posible.

Beneficios de una buena gestión de proveedores

Cuando un negocio cuenta con una buena gestión de proveedores obtiene beneficios como:

Mejores comunicaciones con los proveedores que permiten reducir costes y obtener mejores acuerdos.
Encontrar buenos proveedores impacta de forma positiva en la calidad de los productos y servicios entregados, y esto es solo posible cuando la gestión de proveedores se desarrolla de forma fluida y eficiente.
Una buena gestión de proveedores permite que el equipo pueda anticiparse a las incidencias y posibles obstáculos que puedan afectar la cadena de suministro.

La buena gestión de proveedores también puede ayudar a aumentar la competitividad del negocio, ya que favorece a la propuesta y desarrollo de nuevos productos que se adapten a las necesidades de los clientes o resulten innovadores para el mercado.

Ventajas de contar con un ERP para la gestión de proveedores

Contar con un sistema ERP para la gestión de proveedores puede ayudar a tu pequeño o mediano negocio a mejorar las ganancias a través de una política de compras adecuada y bien estructurada con tus proveedores, evitando gastos innecesarios o fuera de tiempo.

Los softwares ERP cuentan con funcionalidades que permiten administrar todos los trámites relacionados con los proveedores, tomando en cuenta el análisis del mercado, las ventas y los clientes para planear inteligentemente de qué forma y en qué momento invertir el dinero de la empresa.

Algunas ventajas concretas de contar con un ERP Pymes para la gestión de proveedores podrían ser:

Automatización de todos los procesos de compras

Un ERP para pequeñas y medianas empresas puede ayudar a integrar toda la actividad logística de tu negocio en un mismo sitio, incluida la gestión de proveedores, los pagos de facturas y todos los procesos intermedios que esto conlleva.

Además, los software ERP incluyen funciones con las que puedes crear los documentos más utilizados con los proveedores, como por ejemplo: requisiciones de compra, cotizaciones, entrada de mercancía de proveedores, recepción de facturas de proveedores, notas de crédito o débito, anticipos, costos de transporte o importación, etc.

Devoluciones

Con un sistema ERP los encargados de la gestión de proveedores pueden solicitar de forma automática ajustes en facturas y en el saldo acreedor, el sistema se encarga de informar al proveedor cualquier devolución y el departamento de contabilidad puede visualizar el saldo acreedor directamente desde la propia aplicación.

También te ofrece la gestión de gastos adicionales como seguros, cargos de servicio, etc. para obtener una mejor visión de los precios al comparar proveedores y de la rentabilidad que se genera sin tener como distractor estos gastos extras.

Mejores negociaciones

Contar con todos los datos centralizados en un ERP para PyMES le permite a tu equipo de compras tener un historial con información de artículos, proveedores, precios, fechas y otros elementos que resultan muy útiles al momento de negociar mejores precios y proveedores.

Acordar negociaciones en las que ambas partes resultan beneficiadas permite forjar relaciones más rentables y duraderas con tus proveedores, los cuales pueden convertirse en grandes aliados para tu negocio.

Todos tus datos en un mismo lugar

El módulo de compras integra todos los datos y actividades empresariales con las que tiene relación, como por ejemplo, la gestión de proveedores. Toda esta información se actualiza de manera centralizada y puede ser aprovechada para el análisis y la toma de decisiones en el departamento de compras y logística gracias al poder que tiene la enlazar todos los documentos creados durante el proceso de compra con los que es posible conocer los movimientos asociados a cada documento.

Planificación de tus compras

Los nuevos ERP para PyMES incluyen funcionalidades que ayudan a gestionar las compras a proveedores y la categorización, así podrás controlar al máximo que se cumpla con el presupuesto asignado, controlar órdenes de compras y envío, así como las respectivas negociaciones.

Al mismo tiempo, una plataforma sencilla e intuitiva como la de un sistema ERP que automatiza por completo la gestión de compras a proveedores puede ayudar a mejorar las áreas de conectividad, que es lo primero que suele verse afectado cuando se trabaja con procesos manuales. Con un sistema ERP se digitaliza la entrada de facturas y devoluciones, se crean conexiones directas entre bancos, clientes y proveedores, así todas las partes podrán contar con información al día y llevar un control global de todas las fases en la gestión, no solo de proveedores, sino de todo el proceso logístico del negocio.

¿Cuáles son los beneficios del portal de proveedores para SAP Business One®?

El portal de proveedores disponible en el módulo de compras de SAP para Pymes puede traer a tu negocio los siguientes beneficios:

Beneficios cuantitativos del portal de proveedores de SAP para Pymes:

- Es una aplicación que permite minimizar el tiempo invertido en las transacciones que conllevan la gestión de proveedores.

- Minimiza los errores de captura y reprocesos gracias a la automatización de todos los procesos.

- Disminuye el costo operativo por transacciones electrónicas.

- Permite planear compras, entregas y ventas.

- Es una plataforma en la nube con la que los colaboradores pueden brindar servicio fuera de horarios de oficina y desde cualquier ubicación.

- Hace posible que la gestión de proveedores esté integrada con el resto de los procesos del ERP tales como finanzas y contabilidad.

Beneficios cualitativos del portal de proveedores de SAP® para Pymes

- Incrementa el nivel de satisfacción de los proveedores.

- Aumenta el nivel de productividad del usuario de cuentas por pagar.

- Simplifica todas las gestiones operativas, administrativas y estratégicas con los proveedores fortaleciendo el valor apreciativo de la relación de negocios.

- Provee información y mantiene los procesos 100% en línea, dando a tu negocio visión al futuro electrónico.

- Agiliza la conciliación de datos necesarios para la toma de decisiones.

Un pequeño o mediano negocio con aspiraciones de crecimiento no puede permitirse trabajar con sus proveedores de forma manual, utilizando hojas de datos o plataformas no integrables para soportar toda la negociación, es necesario que como líder de negocios amplíes fronteras y simplifiques recursos, lo cual solo es posible utilizando tecnologías modernas como un software ERP, un sistema que permite controlar de manera global todas las etapas de la gestión de proveedores.

El módulo de compras del sistema ERP SAP Business One® es una funcionalidad integrada con todo lo necesario para que tu pequeña o mediana empresa lleve a cabo de forma eficiente la gestión con proveedores, ayudándote a optimizar las prácticas de compra y controlar los costos.

El sistema ERP SAP permite automatizar y estandarizar las actividades de compras, la selección de proveedores, la gestión de los pedidos y el pago de facturas a proveedores.

Anteriormente, todos estos procesos representaban una gran carga de trabajo para los colaboradores, pero con esta funcionalidad es posible completar la gestión de proveedores rápidamente y con la integración necesaria entre las funciones comerciales en la gestión contable y de almacén para llevar aún más el control de los recursos del negocio.

Con el sistema ERP SAP Business One®, tu negocio obtiene una vista detallada de los proveedores y el soporte necesario para un repositorio de datos de proveedores perfectamente integrado y centralizado, así podrás tomar decisiones de compra más efectivas, identificar oportunidades para ahorrar costos y administrar mejor las relaciones con los proveedores, una parte fundamental para el crecimiento y desarrollo de tu Pyme.

¿Estás interesado en conocer más sobre los principales módulos de SAP Business One que están ayudando a las empresas a tener un mejor manejo y administración? Da clic en la imagen y descúbrelo.