Selecciona un programa ERP adecuado para tu empresa en solo 7 pasos

El proceso de evaluar y seleccionar un sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) para tu pequeña o mediana empresa puede llegar a ser una tarea muy compleja. La implementación del mismo debe proporcionar ventajas claves competitivas para la organización, por lo tanto es una decisión que no debe tomarse a la ligera. Aquí veremos el proceso de las empresas cuando selecciona un programa ERP adecuado a sus necesidades.

Hoy en día existe mucha información y una gran cantidad opciones en el mercado, por ello es necesario adquirir el sistema ERP para sacar ventaja a la competencia y que mejor se adapte a las necesidades de la organización.

Muchas organizaciones carecen de la experiencia interna para implementar un ERP. Considerar la posibilidad de emplear o contratar a un equipo de consultores con experiencia que puedan guiarte a través del proceso de selección te evitará perder tiempo y también dinero.

En Corponet te explicamos los 7 pasos básicos para guiarte a la hora de elegir el ERP más adecuado para alcanzar tus objetivos, lo que aumentará las probabilidades de éxito de tu proyecto.

>> 10 ideas para aventajar a tu competencia con un sistema ERP: INFOGRAFÍA

1. Crear un equipo de trabajo

El primer paso en la selección de un sistema ERP es establecer un comité de selección. Estos serán los encargados de tomar las decisiones en representación de los diferentes departamentos de la organización.

Para crear un equipo de trabajo íntegro, proactivo y eficiente es necesario:

-  Elegir a un líder de equipo: Si bien la elección de un software de Planificación de Recursos Empresariales debe ser una decisión conjunta y es indispensable contar con el apoyo de los ejecutivos de la organización, un líder con conocimientos sobre el negocio y la industria  será capaz de tomar la iniciativa en todo el proceso y velar por la selección del sistema más idóneo.

- Todos los miembros del equipo de trabajo deben comprometerse con todo el proceso de selección del ERP y con el tiempo que esto supone.

2. Evaluar las necesidades de la empresa

Un factor fundamental a la hora de seleccionar un sistema ERP es partir desde las necesidades de la empresa y no desde las características del software.

Los miembros del equipo deben definir cuáles son los problemas de la organización que necesitan ser solucionados. Para ello se puede redactar una lista con lo que la empresa quiere lograr, como por ejemplo:  

- Proporcionar a los clientes fechas de envío más exactas

- Contar con un 98% de precisión en el inventario

También es necesario hacer una lista de logros de mayor alcance, que impliquen la formación de los empleados y la simplificación de los procesos, para aumentar la rentabilidad y el ambiente laboral.

3. Priorizar los logros

Al ordenar los elementos del listado de necesidades y logros el equipo de trabajo puede tomar decisiones más asertivas a la hora de seleccionar el software que mejor se adapte a la empresa.

Una vez ordenados, se deben evaluar todas las opciones de sistemas ERP para determinar cuál de estas es la que mejor se adapta a la organización.

4. ¿Cuál es el presupuesto?

A la hora de seleccionar un ERP, todas las empresas buscan minimizar los costos; sin embargo, es muy importante hacer una inversión que cueste un poco más pero que responda las necesidades de la organización.

Si decides contratar un equipo de consultores, estos te ayudarán a seleccionar la herramienta más conveniente según el presupuesto que la empresa maneje para la implementación y las expectativas a corto, mediano y plazo.

5. Seleccionar y contactar con los proveedores

Los consultores ayudarán al equipo de trabajo a encontrar un proveedor que ofrezca el sistema correcto para la organización. Lo más importante es tener siempre presente la lista de objetivos, el número aproximado de usuarios y el presupuesto.

Es conveniente contactar directamente a los proveedores para aclarar todas las dudas que puedan surgir durante la búsqueda del ERP. Asegurate de que la empresa de consultoria con la que estás evaluando el software te brinde toda la información y se dé el tiempo de conocer tanto tu empresa como tus procesos para poder ofrecerte la mejor alternativa de acuerdo a tus necesidades. 

6. Pide referencias

Una vez creas que has seleccionado a tu proveedor, pídele referencias por parte de otros clientes; esto te permitirá comprobar las características, la relación calidad/precio y si el software es capaz de cumplir con las expectativas de tu proyecto.

Los comentarios, bien sea positivos o negativos, te ayudarán a decidirte o a profundizar aun más en la investigación. Aspectos como la atención al cliente, la capacitación, el grado de compromiso o los costos, son fundamentales y pueden ser de gran ayuda para finalizar el proceso de selección. 

7. Preparar a la plantilla para el cambio

Implementar un sistema ERP puede suponer un cambio drástico para muchas empresas, especialmente si sus trabajadores no han utilizado uno anteriormente. La transparencia durante todo el proceso es importante, así como también mantener a los empleados informados y darles la oportunidad de participar.

Es muy probable que la primera reacción del personal sea una resistencia al cambio y miedo por la incertidumbre que supone esta nueva herramienta así como las prácticas que trae consigo, por esto es importante que exista comunicación y mucha información de parte de los líderes al equipo. 

El sistema ya ha sido seleccionado, ¿y ahora qué?

Asegúrate de que la empresa con la que vas a trabajar en este proyecto, lo haga con base en las mejores prácticas y cuente con una metodología de implementación de un ERP probada.

Uno de los mayores errores que comenten las pequeñas y medianas empresas a la hora de seleccionar e implementar un ERP es no buscar una mejora continua una vez que el sistema ha sido puesto en marcha.

Los sistemas de planificación de recursos empresariales requieren atención más allá de la instalación inicial, es decir, actualizaciones y mantenimiento en general, para aprovechar al máximo el potencial de la herramienta. Para esto es importante que cuentes con un partner que te ofrezca innovación constante y soporte post-implementación.

Si cumples con estos pasos minimizarás los riesgos de fallas en la mínima expresión, un factor fundamental para que se cumplan las expectativas de la organización.SAP BO es un sistema ERP creado exclusivamente para ayudar a las empresas en crecimiento a continuar con su evolución y alcanzar su máximo potencial  para lograr las metas de negocio.

La manera más efectiva de conocer los beneficios del mejor ERP  puede traer a tu mediana empresa es a través de la Demo SAP Business One. Esta es una prueba en vivo donde un consultor te mostrará las funciones y herramientas con qué contarás al adquirirlo. No dudes y solicítala para comprobar lo que puede hacer por tu empresa en crecimiento.

Julio Castro | Director General CorpoNet | SAP Business One