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Cuando hablamos de procesos empresariales, regularmente se nos viene a la mente procesos fundamentales para una empresa. Sin embargo, detrás de cada operación exitosa y cada producto de calidad, yace un conjunto de procesos de apoyo que son igualmente vitales para una operación eficiente.
Estos procesos, que abarcan áreas como la gestión de recursos humanos, la contabilidad, la logística y la gestión de inventario, a menudo pasan desapercibidos, pero desempeñan un papel fundamental en la optimización de la eficiencia, la productividad y el crecimiento de una organización.
Tabla de contenidos:
¿Qué son los procesos de apoyo o de soporte?
Importancia de los procesos de apoyo en tu empresa
Ejemplos de procesos de apoyo en diferentes áreas empresariales
Herramientas y tecnologías para optimizar los procesos de apoyo
Consejos para implementar y mejorar los procesos de apoyo en tu empresa
Dada su importancia, estos procesos requieren agilizarse a través de acciones como la automatización, que puede mejorar la eficiencia y la productividad en toda organización. De acuerdo con McKinsey & Company, hasta el 30 por ciento de las actividades se pueden automatizar en el 60 por ciento de todas las ocupaciones en todo el mundo y para la mayoría de las empresas.
Si quieres conocer el valor de los procesos de apoyo en las empresas modernas y cómo mejorar su eficiencia operativa, sigue leyendo, porque en este blog post conoceremos qué son los procesos de soporte, su importancia en la empresa, las herramientas y tecnologías para optimizarlos, así como algunos consejos para mejorarlos.
¿Qué son los procesos de apoyo o de soporte?
Los procesos de apoyo o soporte, también conocidos como procesos secundarios, se refieren a todas las actividades y funciones que facilitan el funcionamiento fluido de una empresa, es decir, la ejecución eficiente de los procesos clave, pero que no están directamente relacionadas con la producción o la entrega del producto o servicio principal.
Estos procesos suelen abarcar una amplia gama de áreas, desde recursos humanos y administración hasta tecnología de la información, mantenimiento de instalaciones, logística, servicios financieros y más.
Importancia de los procesos de apoyo en tu empresa
Aunque pueden no estar en el centro de atención, los procesos de apoyo también son fundamentales, ya que su eficiencia tiene un impacto directo en la capacidad de tu empresa para cumplir sus objetivos estratégicos y operativos. Para comprender mejor su importancia, aquí hemos reunidos algunas razones clave por las cuales los procesos de soporte son tan importantes:
• Permiten que los procesos clave se centren en su función principal. Al encargarse de tareas administrativas y de soporte, los procesos de apoyo liberan a los procesos clave para que se dediquen a lo que mejor saben hacer: crear valor para el cliente.
• Optimizan los recursos. Los procesos de soporte garantizan que los recursos de tu empresa, ya sean financieros, humanos o tecnológicos, se utilicen de manera óptima, evitando el desperdicio y la duplicación de esfuerzos.
• Mejoran la productividad. Los procesos de apoyo también permiten que los empleados se centren en sus tareas principales sin distraerse por problemas administrativos o logísticos.
• Mejoran la calidad. Unos procesos de apoyo sólidos garantizan que los productos y servicios se entreguen al cliente de manera consistente y con altos estándares de calidad.
• Aumentan la satisfacción del cliente. Un buen servicio de atención al cliente, una entrega oportuna y una comunicación efectiva son aspectos que dependen, en gran medida, de los procesos de apoyo.
• Garantizan el cumplimiento normativo. Varios procesos de apoyo están estrechamente vinculados al cumplimiento de regulaciones legales y normativas, de manera que pueden evitar sanciones legales y mantener la reputación de tu empresa.
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Ejemplos de procesos de apoyo en diferentes áreas empresariales
Este tipo de procesos abarcan una amplia gama de áreas dentro de una empresa. Para facilitar su identificación, y comprender mejor su importancia y su impacto en el funcionamiento global de tu empresa, a continuación exploraremos algunos ejemplos de procesos de apoyo en diferentes áreas empresariales.
- Gestión del talento en el área de Recursos Humanos. Es uno de los procesos de apoyo más críticos en este departamento, que incluye actividades como la contratación, el reclutamiento, la capacitación y el desarrollo del personal.
- Gestión de la infraestructura en el área de Sistemas o TI. Implica mantener y optimizar la red de computadoras, servidores, sistemas de almacenamiento de datos y software empresarial. Una buena administración garantiza la disponibilidad, la seguridad y el rendimiento de los sistemas informáticos.
- Gestión de quejas y retornos en el área de Servicio al Cliente. Este proceso de apoyo, bien gestionado, ayuda a mantener la satisfacción del cliente y proteger la reputación de la empresa.
- Gestión de tesorería en el departamento de Finanzas y Contabilidad. Una gestión efectiva de este proceso garantiza que la empresa disponga de los fondos necesarios para operar de manera fluida y que tome decisiones financieras informadas que impulsen su crecimiento y rentabilidad.
- Gestión de inventarios en el área de Logística y Cadena de Suministro. La gestión eficiente de inventarios ayuda a evitar escasez o excesos de stock, reduce los costos de almacenamiento y mejora la capacidad de respuesta ante la demanda del mercado, lo que garantiza una cadena de suministro ágil y eficiente.
Herramientas y tecnologías para optimizar los procesos de apoyo
Para alcanzar la eficiencia, la productividad y la competitividad, también es importante optimizar los procesos de apoyo. ¿Cómo hacerlo? En este esfuerzo, las herramientas y tecnologías desempeñan un papel crítico, proporcionando soluciones innovadoras para automatizar tareas, mejorar la colaboración y la comunicación, y obtener información valiosa para la toma de decisiones.
Si estás pensando en llevar a cabo una optimización de procesos de apoyo, estas son algunas de las herramientas y tecnologías que podrías necesitar.
Software de contabilidad y finanzas: Estas soluciones automatizan procesos contables como la facturación, la conciliación bancaria y la generación de informes financieros, lo que mejora la precisión y velocidad del proceso, y proporciona una visión más clara de la situación financiera de tu empresa en tiempo real.
Sistemas de gestión de recursos humanos: Estas plataformas automatizan tareas como la gestión de nóminas, el reclutamiento, la evaluación del desempeño y el desarrollo profesional.
Sistemas de gestión de la cadena de suministro (SCM): Estas herramientas optimizan la planificación, ejecución y control de todas las actividades relacionadas con la adquisición y producción de bienes y servicios. Desde la gestión de proveedores hasta el control de inventario, los SCM garantizan una cadena de suministro eficiente y ágil.
Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (ERP): Los ERPs integran y centralizan datos y procesos de negocio en una única plataforma. Desde la gestión de la cadena de suministro hasta la contabilidad y la gestión de recursos humanos, los ERPs te brindarán una visión holística de tu empresa. Algunas de las ventajas de implementar un ERP incluyen la centralización de datos, automatización de procesos, mejora de la toma de decisiones, y la flexibilidad y escalabilidad para adaptarse a nuevas necesidades.
Consejos para implementar y mejorar los procesos de apoyo en tu empresa
La optimización de los procesos de apoyo es un esfuerzo continuo que requiere compromiso y dedicación, pero los beneficios a largo plazo valen la pena el esfuerzo invertido. En nuestra experiencia, hemos detectado algunos puntos importantes cuya consideración te ayudará a una implementación exitosa.
- Evalúa las necesidades específicas de tu empresa y establece objetivos claros a alcanzar.
- Invierte en tecnología adecuada, y para ello te sugerimos investigar bien a fin de elegir las herramientas y soluciones tecnológicas que mejor se adapten a las necesidades de tu empresa.
- Capacita a tu personal al personal para que pueda comprender y utilizar eficazmente las nuevas herramientas y sistemas. Además, fomenta una cultura de innovación y adaptabilidad, donde los empleados se sientan motivados para adoptar cambios y contribuir activamente a la mejora continua de los procesos.
- Integra y automatiza procesos para mejorar la eficiencia y reducir los errores en los procesos de apoyo. Para esto, opta por herramientas y sistemas que permitan la integración de datos y procesos en toda la empresa, eliminando silos de información y redundancias.
- Mide y optimiza continuamente, estableciendo métricas claras para medir el desempeño de los procesos y el impacto de las mejoras implementadas.
Aunque a menudo pasan desapercibidos frente a las operaciones centrales, los procesos de apoyo son pilares fundamentales para el funcionamiento eficiente de cualquier empresa. Su correcta gestión y optimización son clave para impulsar la eficiencia, la productividad y el crecimiento sostenible de tu organización.
En este sentido, una solución integral como los sistemas ERP, pueden transformar radicalmente la forma en que se gestionan estos procesos. Al integrar y centralizar datos y operaciones de todas las áreas, un ERP proporciona una visión holística de la empresa, permitiendo una toma de decisiones más informada y eficaz que ayudará a alcanzar niveles superiores de rendimiento y competitividad en el mercado.
Julio Castro | Director General Corponet | SAP Business One®
