¿Sabías que una de las principales razones por las que las pequeñas o medianas empresas fracasan es por cuestiones de precios y costos? Este problema puede prevenirse si se cuenta con un presupuesto realista.

Sin embargo, antes de concentrarte en el presupuesto de tu negocio, debes ser capaz de identificar qué procesos empresariales te gustaría mejorar, y a partir de esta lista, puedes establecer objetivos a corto y largo plazo.

Todos estos objetivos inevitablemente se verán afectados por el dinero que entra y sale. Por ejemplo, una meta a corto plazo puede ser pagar una deuda o comprar una maquinaria nueva y uno a largo plazo, como aumentar la producción tiene que ver directamente con el crecimiento y éxito general del negocio.

Una vez preparada esta lista de objetivos por mejorar es momento de hacerlo realidad y preparar el respectivo presupuesto pero, ¿Cómo empezar?

¿Qué es un presupuesto para un negocio?

Un presupuesto es un plan detallado que describe dónde se gastará el dinero mensual o anualmente.

Este recurso le da a cada centavo un "trabajo", basado en lo que como líder consideras que es el mejor uso de los fondos de tu negocio, y luego regresa y se compara con el plan para compararse con la realidad y determinar si el uso ha sido positivo o negativo.

Un presupuesto te ayudará a:

• Pronosticar el dinero que esperas ganar

• Planificar dónde gastar los ingresos

• Ver la diferencia entre el plan y la realidad

A continuación te enseñamos 7 claves para elaborar un buen presupuesto en tu negocio.

1.     Analiza los costos

Antes de comenzar a redactar un presupuesto, es necesario investigar los costos operativos involucrados en el negocio. Conocer los costos reales de la operación por dentro y por fuera  te permite diseñar un plan de gastos efectivo.

Es un gran error crear un presupuesto basado en aproximaciones porque además de poner en peligro los objetivos, no será capaz de aumentar los ingresos ni expandir el negocio.

Toma en cuenta que este presupuesto debe incluir los costos fijos, variables, únicos e inesperados.

2. Atrévete a negociar con tus proveedores

Si tu negocio ya tiene más de un año operando puede que sea el momento para negociar con proveedores y obtener tarifas con descuento para los materiales, productos o servicios antes de realizar los pagos.

Este tipo de negociaciones permite crear relaciones de confianza con los proveedores, una ventaja muy valorada cuando el efectivo entrante es escaso.

3. Hay que sincerar los ingresos

Muchas empresas grandes y negocios han fracasado en el pasado al sobreestimar los ingresos y pedir prestado más efectivo para satisfacer las necesidades operativas. Esto evidentemente frustra el propósito mismo de crear un presupuesto.

Entonces, para mantener las cosas realistas es importante analizar los ingresos registrados anteriormente y hacer un seguimiento de forma mensual, trimestral o anual.

4. No olvides el flujo de caja

Hay dos componentes muy importantes en el flujo de caja: los pagos de clientes y los pagos de proveedores. Es importante equilibrar estos dos componentes para mantener el flujo de efectivo en el negocio o de lo contrario, es imposible garantizar los pagos oportunos.

Desafortunadamente, es muy probable que debas  tratar con clientes que podrían no cumplir con los términos establecidos y esto podría afectar el pronóstico de flujo de efectivo debido a pagos faltantes.

Por suerte, siempre puedes idear estrategias para fomentar el pago puntual de los clientes como descuentos por pronto pago, otorgar un periodo de gracia o crear políticas de pago estrictas para evitar atrasos.

5. Establece metas de gasto

Preparar un presupuesto es más que restar costos de las ganancias. La estrategia con la que inviertes y gastas el dinero de la empresa también puede ayudar a forjar un futuro próspero.

Los objetivos y metas de gasto pueden ayudar a verificar si el dinero está yendo a las áreas correctas. Por ejemplo, si se está gastando dinero en artículos de papelería que no se utilizan para esfuerzos operativos o de marketing, puede ser el momento de reducir esos costos.

6. Acuerda un margen de beneficio

Es importante que tomes en cuenta que no todo el dinero que ingresará al negocio formará parte de los ingresos netos. Recuerda que parte del dinero que entra es necesario para cubrir los gastos operativos como la reposición de inventarios o la compra de materia prima.

Por esto, antes de poner precio a tus productos o servicios es importante acordar un margen de beneficio.

7. Incluye un fondo de reserva

Uno de los principales objetivos de un presupuesto es reducir los riesgos. Por esto, recomendamos que incluyas dentro del presupuesto un fondo de ahorro o reserva, destinado únicamente para ser utilizado en casos de reserva o para cubrir las cuentas incobrables.

De esa forma tendrás la certeza de que la operatividad de tu negocio no se paralizará pese a que surjan determinadas eventualidades.

Una vez que hayas reunido toda la información de los pasos anteriores, es hora de crear el presupuesto. Al restar los gastos fijos y variables de ingresos, tendrás una idea de la cantidad con la que cuentas.

Nuestro consejo más importante es que siempre estés preparado para hacer frente a los gastos únicos inesperados que puedan presentarse. Luego, podrás encontrar formas de usar el dinero de manera efectiva para lograr los objetivos a corto y largo plazo.

¿Estás preparado para mejorar la forma en la que gestionas el presupuesto de tu negocio? Toma en cuenta estos consejos para preparar un presupuesto que realmente sea útil y beneficioso para el crecimiento del negocio.

Además del presupuesto, es importante que mantengas en orden los procesos empresariales de tu negocio. En este post te enseñamos algunos consejos para optimizar los procesos operativos, administrativos y financieros que pueden ser muy útiles para enfrentar los típicos retos del día a día en las Pymes. 

Julio Castro | Director General Corponet  | SAP Business One®