Cada negocio tiene una manera de supervisar el flujo de sus productos y servicios. Esto es lo que conocemos como la gestión del inventario.

Un pequeño o mediano negocio puede decidir la forma en la que desea gestionar su almacén e incluir o no un sistema de administración de inventario. Si bien, muchas empresas utilizan diferentes procesos para elaborar facturas, recibos, órdenes de compra, así como el control contable relacionado con las mercancías. Pero muchas veces, sobre todo cuando el negocio apenas empieza su operación, los líderes parecen estar perdidos sobre qué mecanismos usar para hacer una correcta rotación de sus inventarios.

En este post hemos reunido siete consejos para manejar la rotación de inventarios en cualquier negocio de cualquier industria.

¿Preparado para mejorar la rotación de tus inventarios?

 7 claves para una correcta rotación de inventarios

1.     Pedir ayuda a los proveedores

Una excelente manera de administrar el inventario de su empresa es pedir ayuda a los proveedores. Con una lista administrada por el proveedor, el proveedor puede otorgar acceso a los datos de inventario del distribuidor y así, generar una orden de compra sólo cuando es necesario.

Con el apoyo de los proveedores es posible que tu negocio sea capaz de eliminar los errores en la entrada de datos y, por lo tanto, administrar el tiempo de las órdenes de compra de manera más efectiva.

Otra idea para administrar mejor la rotación de inventarios es contar con un gerente de control de inventario que sea el responsable de que todos los productos comerciales del negocio estén disponibles en el almacén y en tránsito. Este tipo de perfil profesional también es el encargado de realizar cambios y ajustes en el almacén, preparar órdenes de devolución y asegurarse de que las mercancías pedidas a proveedores han sido recibidas.

2. Implementar un plazo o tiempo de entrega

La cantidad de tiempo para que los productos estén disponibles en el almacén es lo que se conoce como tiempo de entrega. Como sabes, los proveedores tienen diferentes rangos de tiempo para entregar sus productos después de realizar un pedido. Una forma útil de administrar el inventario es elaborar informes de clientes potenciales para comprender mejor la cantidad de tiempo necesario para reponer sus existencias e implementar un plazo de entrega máximo con el fin de no alterar la cadena de suministro de tu negocio.

3. Supervisar los niveles de inventario periódicamente

Tener una gran cantidad de inventario aumenta los gastos de tu negocio y aumenta los costos en general. Entonces, otro consejo útil es determinar con precisión las necesidades de inventario que requiere tu negocio para así no comprar de más ni de menos.

Intenta siempre que sea posible limitar la lista anual y reducir la inversión de muchos recursos en productos que no se venden o que los comerciales nunca ofrecen.

4. Cumplir con la promesa de entrega al cliente

Cumplir con la promesa de entrega al cliente es otra forma eficaz de gestionar la rotación del inventario de tu negocio porque influye directamente en la frecuencia con la que se pesa y mide las inversiones en inventario de tu negocio, así como la duración estimada que se necesita para llegar a cada cliente.

Los encargados del almacén deben comprender que la mercancía que no sale del almacén es dinero estancado para el negocio, por lo que asegurar una entrega rápida es una gran forma de traer dinero al negocio.

5. Hacer conteos o inventarios generales

Los conteos periódicos o cíclicos para hacer un conteo físico de los insumos y poder comparar la información del sistema con el stock real permite al negocio hacer un mejor control de los activos, y en el caso de que la diferencia sea notoria, marcar una alerta y evaluar la trazabilidad de los productos.

También es conveniente que las pequeñas o medianas empresas en crecimiento hagan inventarios generales por lo menos dos veces al año. Esta metodología se practica con el fin de certificar la confiabilidad de los datos de la empresa y además, cumplir con las obligaciones tributarias declaradas durante cada año fiscal.

6. Presta atención a las analíticas

Muchos negocios cometen el error de analizar todo el tiempo si las ventas de hoy son mejores que las de ayer para luego, desarrollar una estrategia sobre cómo mantener la cifra de ventas o aumentarla.

Pero la realidad es que los informes de ventas y analíticas que ofrecen los sistemas modernos pueden ser útiles para cosas mucho más profundas. Por ejemplo, puedes averiguar por qué algunos artículos se venden más rápido en determinados momentos o de otro modo. ¿Hay tendencias que afecten las ventas? ¿Hay artículos que siempre se venden juntos?

Esos datos te serán de gran utilidad si quieres realizar una promociones o planear una estrategia de ventas que permita mejorar la rotación del stock y alcanzar mayor rentabilidad para el negocio.

7. Automatiza tus procesos de inventario

Cuando una empresa está en crecimiento es normal que encuentre situaciones que dificulten una gestión óptima de las mercancías.

Para lograr una rotación efectiva del stock es importante que tu negocio cuente con una herramienta que le ayude a hacerlo de manera más eficiente, así mismo, dentro de la empresa es importante que se establezcan las mejores prácticas al momento de planear y ejecutar el proceso y sobre todo que existan políticas de monitoreo y revisión constantes que te permitan mejorar.

Puedes apoyarte en una solución tecnológica como el  software ERP de SAP® Business One para automatizar todos los procesos del inventario y generar una importante ventaja competitiva al obtener mayor confiabilidad en tus existencias así como en tus costos y por lo tanto un mejor servicio al cliente para lograr la rentabilidad que buscas para tu negocio.

¿Te gustaría obtener más información sobre el software ERP de SAP® Business One? Te invitamos a ver este vídeo de nuestro canal de Youtube “Cómo ayuda SAP® Business One en el control de inventarios” en el que te enseñamos la historia de una empresa comercializadora que al implementar el ERP de SAP® logró obtener una visibilidad del stock y rentabilidad nunca antes vista.

Julio Castro | Director General CorpoNet