5 maneras de saber si tengo el sistema administrativo correcto para mi empresa

¿Sabías que más del 20% de las Pymes fracasan con su primera instalación de ERP? Un software ERP es una inversión costosa y cualquier decisión que tenga que ver con ello debe pensarse cuidadosamente, sobre todo si eres parte de una pequeña o mediana empresa que apenas empieza a entrar en la industria de software administrativo y los colaboradores aún muestran ciertas inquietudes o dudas con respecto a la solución elegida.

Existen muchos proveedores de software ERP en el mercado, y probablemente tu proveedor actual te haya contado muchos beneficios y mil y un maravillas sobre su producto, algunos negocios corren con la suerte de dar en el clavo a la primera y encontrar un sistema ERP que aporta un gran valor para sus negocios pero desafortunadamente, otra parte de los negocios que apuestan por un sistema de este tipo pasan los primeros meses preguntándose una y otra vez si han tomado o no la decisión correcta.

¿Te has sentido identificado con alguna de estas situaciones? En cualquiera las circunstancias en la que te encuentres puede que quieras saber si el software administrativo que has instalado para tu empresa es el correcto. Por eso, en este post hemos reunido algunas preguntas que pueden ayudarte a descifrar si el software administrativo con el que estás trabajando es el correcto para tu empresa.

5 maneras de saber si el software administrativo con el que estás trabajando es el correcto para tu empresa.

1. ¿Los errores de datos aumentan o disminuyen?

Cuando un negocio crece es normal que las hojas de cálculo en Excel ya no puedan seguirle el ritmo y sea necesario instalar un software ERP, pero si una vez instalado el sistema continúan acumulándose errores de entrada de datos es momento de considerar la instalación de un software administrativo nuevo.

Invertir en un software ERP que no puede seguir el ritmo a los datos de tu empresa es una pérdida de dinero. Lo ideal es usar un sistema que pueda mantenerse el día, reduzca el riesgo de entrada de datos y elimine los errores de duplicación.

2. ¿Están tus empleados usando el sistema?

Instalar un software ERP es un tipo de proyecto que siempre hace mucha ilusión a líderes y tomadores de decisión, mientras que al resto de los empleados siempre toma un poco más de tiempo entender el valor de la herramienta.

Sin embargo, si encuentras que tus empleados no están usando el software administrativo puede que sea momento de mirar de cerca esta situación.

Si tus empleados no están usando el software ERP porque les parece muy complicado de usar o simplemente los procesos del negocio no se adaptan a las funcionalidades del sistema puede que sea momento de elegir otro sistema.

Un sistema o software administrativo no tiene porque ser un dolor de cabeza para tu gente, actualmente existen muchas opciones de software ERP que resultan muy fáciles de instalar y usar con las que los empleados pueden estar a bordo desde el primer día.

Además, algunos proveedores ofrecen planes de capacitación durante la implementación del sistema que incluyen materiales educativos y recursos con los que los colaboradores pueden aprovechar los beneficios desde el día uno de instalación y facilitar su día a día a través de la automatización de muchos procesos.

3. ¿Tu ERP es un gasto muy doloroso?

Un software ERP es una tecnología bastante importante para cualquier pequeño o mediano negocio en crecimiento. Afortunadamente, los precios de las soluciones ERP han bajado en los últimos años.

Con la planificación y asesoría necesaria, cualquier negocio en crecimiento puede tener la oportunidad de invertir y mantener un ERP sin tener que sacrificar la salud financiera. Con un paquete ERP rentable y una estrategia de implementación cuidadosa los líderes pueden relajarse sabiendo que han realizado una inversión inteligente que le ahorrará dinero a largo plazo.

Si mantener el ERP en tu negocio se está convirtiendo en algo verdaderamente doloroso y difícil de mantener puede que sea señal de buscar otra opción de sistema que se adapte mucho más a la capacidad económica de tu negocio.

4. ¿Tu ERP está perfectamente integrado con el resto de las plataformas que usan tus empleados?

Un ERP puede hacer mucho por tu negocio, pero no lo hace todo. Por esta razón, es necesario integrar el ERP en otras aplicaciones como por ejemplo un CRM, plataformas logísticas, herramientas de productividad, etc. De esta manera, por ejemplo, si hay un problema de logística, el problema puede ser marcado de forma automática por entrega tardía en el ERP y también, puede enviarse un correo electrónico automatizado para notificar al cliente.

Las soluciones ERP que no pueden integrarse de esta manera crean dos problemas básicos. Por un lado, los procesos se ralentizan. La gente tiene que hacer las cosas manualmente, lo que las hace ineficientes y propensas a errores. También hay un problema de bloqueo de datos en cada sistema. Tales "silos de datos" reducen la capacidad de comprender lo que está sucediendo y tomar decisiones informadas sobre el negocio.

5. ¿Tu ERP actual tiene capacidades móviles?

Tus colaboradores necesitan un ERP que pueda acompañarles en todos lados. Los empleados modernos necesitan trabajar con soluciones que posean capacidades móviles que les permitan trabajar incluso cuando no están dentro de la oficina.

Si tu sistema administrativo actual no cuenta con capacidades móviles, es una clara señal de que ya no es el correcto para tu negocio.

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Julio Castro | Director General CorpoNet | SAP Business One®