La gestión y administración de Pequeñas y Medianas Empresas (PyMEs) es una tarea desafiante, pues requiere que estés a cargo de distintos procesos y operaciones, desde las ventas, la contratación, el arrendamiento, el inventario, entre otros. Además, hay que tomar en cuenta que existe una amplia competencia en el mercado y las necesidades de los clientes siempre están cambiando, lo que dificulta aún más el manejo del negocio.

De acuerdo con cifras del Centro para la Productividad y Competitividad Empresarial (CEPCE), el 75% de las PyMEs en México tuvieron que cerrar antes de cumplir los dos años de haber iniciado operaciones. Si bien las causas pueden ser variadas, lo cierto es que una mala gestión es un factor determinante para su desaparición.

Tabla de contenido:

¿Qué es gestión y administración de PyMEs?

¿Para qué sirve la gestión y administración de PyMEs?

Importancia de la gestión y administración de PyMEs en crecimiento

Gestión y administración de PyMEs para: satisfacer al cliente, control de personal y reducción de costos

5 recomendaciones para una buena gestión y administración de PyMEs

Es fácil sentirse abrumado cuando necesitas supervisar una variedad de áreas diferentes en la empresa, al tiempo que debes buscar formas de escalar sin problemas y lograr que tu negocio crezca de manera continua.

En este post, explicaremos detalladamente la gestión y administración de PyMEs, para qué sirve, cuál es su importancia y algunas recomendaciones para lograr una buena gestión.

¿Qué es gestión y administración de PyMEs?

La administración y gestión de PyMEs es el proceso de supervisar y coordinar las operaciones diarias, tareas y recursos de una empresa con el fin de lograr los objetivos y metas. Implica alinear y coordinar todos los aspectos de una pequeña empresa, como la gestión de empleados, proveedores, finanzas y todos los procesos diarios del negocio, así como diseñar la infraestructura de la empresa para optimizarla para el futuro.

La cantidad de habilidades involucradas en la administración de PyMEs hace necesario que los propietarios y gerentes de estas empresas cuenten con una base sólida de conocimientos sobre muchos temas de gestión empresarial; por ejemplo, la capacidad de toma decisiones comerciales y la elaboración de informes financieros y registros contables.

¿Para qué sirve la gestión y administración de PyMEs?

Toda organización se crea para satisfacer ciertas necesidades y alcanzar una meta. Una buena gestión ayuda a las PyMEs a alcanzar sus objetivos de forma más rápida; por eso, es fundamental para cualquier negocio en crecimiento. 

Estos son algunos beneficios y oportunidades que proporciona la administración y gestión de PyMEs: 

• Ayuda a alinear las actividades con los objetivos: con la gestión y administración, cada decisión que tome el personal de una PyME, puede tomarse en función de los resultados deseados, lo que facilita la coordinación de las actividades que deben realizarse para que el negocio tenga éxito.
  
  

• Acelera el proceso de toma de decisiones: la administración de PyMEs brinda la capacidad de accionar y decidir rápidamente el curso de un programa o iniciativa que no está funcionando, para corregirla. Por ejemplo, si el mercado cambia, un empresario con una buena gestión puede evaluar la situación y cambiar de dirección rápidamente, evitando la pérdida de tiempo y dinero.

• Brinda un sentido de dirección: la administración y gestión de PyMEs ayuda a todas las partes involucradas de la empresa, a mantenerse enfocada y trabajar hacia las metas, según lo definido por el propietario de la pequeña empresa. Esto ayuda a guiar los procesos diarios y fomenta un ambiente de trabajo saludable para los empleados y la gerencia.

• Asegura que se alcancen las metas: con una buena gestión de pequeñas y medianas empresas es posible garantizar que los objetivos de las organizaciones se logren de manera oportuna y consistente con lo previsto por los propietarios. 

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Importancia de la gestión y administración de PyMEs en crecimiento

La gestión y administración de PyMEs es un proceso que ayuda a organizar todos los aspectos de una organización, incluyendo el uso adecuado y eficiente de los recursos, con el fin de alcanzar las metas planteadas. Una empresa que está creciendo, requiere que este proceso se lleve a cabo de manera óptima, con la idea de regular el desarrollo de la organización y garantizar un buen funcionamiento.

Cuando una empresa inicia sus operaciones, se establecen objetivos específicos que solo se pueden lograr si todas las partes de la organización funcionan juntas y de manera eficiente. Una gestión adecuada se asegura de que cada parte de la empresa trabaje para lograr un objetivo común y exista un rendimiento máximo de trabajo para alcanzar los objetivos de la organización rápidamente, manteniendo la calidad del trabajo.

Podemos decir que la gestión y administración de una PyME garantiza que el negocio permanezca operativo y rentable.

Gestión y administración de PyMEs para: satisfacer al cliente, control de personal y reducción de costos

Toda empresa en crecimiento se enfrenta a diversos retos, entre los más comunes están la satisfacción del cliente, el control de personal y la reducción de costos. Mantener una adecuada gestión y administración de PyMEs puede ofrecer importantes beneficios en estos aspectos:

• Satisfacción del cliente

La satisfacción del cliente es uno de los principales determinantes del crecimiento de una empresa, tanto grande como pequeña. Si tus clientes están satisfechos con tu producto o servicio, esto significa que has generado confianza en tu negocio y seguirán siendo clientes de por vida. Mantener una buena administración y gestión de tu PyME te ayudará a identificar las necesidades de tu mercado, brindar un mejor servicio e impulsar la lealtad de tus clientes.

• Control del personal

Los empleados son la fuerza motriz de una empresa y su rendimiento influye en el desempeño de una pequeña empresa. Cuando los empleados tienen un desempeño deficiente, la productividad se ve afectada, lo que puede conducir a una pérdida de ingresos u otras deficiencias del negocio. Una buena administración de PyMEs permite medir y monitorear el desempeño de la fuerza laboral, permitiendo tomar acciones para corregir y evitar el impacto negativo. 

• Reducción de costos

Reducir los costos en tu pequeña empresa y crear procesos que le costarán menos dinero, no tiene que tomar mucho tiempo ni mucho esfuerzo. En la mayoría de los casos, se trata de tomar decisiones más inteligentes al decidir dónde colocar los presupuestos de tu empresa. Precisamente, la administración de PyMEs puede ayudarte a tomar las mejores decisiones, optimizando procesos y recursos, para lograr una reducción de costos sin sacrificar la calidad.

5 recomendaciones para una buena gestión y administración de PyMEs

Hasta aquí, hemos hablado de las bondades de la gestión y administración de PyMEs, pero seguro te preguntarás cómo llevar a cabo una buena gestión que tenga el impacto esperado en tu empresa. Aquí te comparto algunas recomendaciones:

1. Crear un plan de negocios

Para desarrollar un plan de negocios efectivo, necesitas describir tus metas y objetivos comerciales, y tener una descripción concisa de tu negocio y tus productos o servicios. Incluye detalles sobre tu mercado objetivo, tus planes de ventas y proyecciones financieras.

2. Establece metas concretas

Gran parte de la gestión de pequeñas empresas se centra en tareas cotidianas como asegurarse de tener el inventario correcto, mantener contentos a los clientes o cuidar las finanzas; sin embargo, es importante tener presente tus objetivos de crecimiento a largo plazo.

3. Crea procesos y flujos de trabajo que se puedan automatizar y replicar

Esto es un ingrediente clave cuando se trata de optimizar las operaciones del negocio. Cualquier operación, por mínima que parezca, que puedas poner en “piloto automático”, ayudará a ahorrar tiempo.

4. Mantén un registro de tus finanzas

Es fácil realizar un seguimiento del dinero que entra y sale del negocio; sin embargo, a medida que crecen las operaciones, esta tarea puede convertirse en un dolor de cabeza. Esta es la razón por la que debes contratar personal profesional de tiempo completo que se dedique a realizar un seguimiento de las finanzas.

5. Invierte en tecnología

Contar con un software de planificación de recursos empresariales o ERP es de gran apoyo para lograr una buena gestión y administración de tu PyME, ya que puede brindar beneficios como el aumento de la productividad, mejora de la eficiencia operativa y la generación de informes precisos para la toma de decisiones. 

La administración de PyMEs implica tener el control sobre muchos factores y mantener el enfoque en tareas diferentes. Esto puede ser desafiante para cualquier empresa en crecimiento, por lo que es importante contar con un sistema ERP, como SAP Business One, que te ayudará a aumentar el control sobre tu empresa, con una solución diseñada para crecer junto contigo, con la que obtendrás información estratégica sobre tu negocio para tomar decisiones basadas en información e impulsar un crecimiento rentable.

Julio Castro | Director General Corponet | SAP Business One México