Evaluar un ERP es un paso fundamental para elegir un sistema de gestión que responda a las necesidades de tu empresa y acompañe su crecimiento. Antes de contratar una solución, es necesario analizar los procesos actuales, definir los requerimientos del negocio, comparar funcionalidades y costos, y verificar las condiciones de implementación y soporte.
Algunas de las preguntas más frecuentes que se ven al momento de evaluar un ERP software son:
- La elección de un ERP considerando las necesidades actuales de la empresa, a corto plazo, a mediano plazo.
- ¿Un sólo ERP debe cubrir todas las necesidades de la compañía?
- ¿Me conviene un sistema que abarque todas las áreas o uno específico por área operativa?
Todas estas preguntas son parte del proceso de “discovery de un ERP” o descubrimiento de las necesidades de tu empresa. Sabemos que tomar la decisión de adquirir e implementar un ERP es una tarea compleja que implica tiempo y esfuerzo; sin embargo, es importante que inviertas este tiempo y realices una planificación detallada, ya que esto te ayudará a tomar una decisión más acertada.
1. Crea una junta para evaluar a la empresa
Es fundamental que antes de iniciar de manera formal con la evaluación de un ERP conozcas a fondo cuales son las problemáticas a las que se está enfrentando la empresa y cuáles son sus necesidades. Puedes reunir a los líderes de cada área para obtener información de cada uno de ellos y que la adquisición de la herramienta sea benéfica para todas las áreas operativas y administrativas de la organización.
Además, de esta forma estarás involucrando a todos los líderes en el inicio del proyecto lo cual es importante para transmitir al resto del equipo la confianza que requieren para iniciar un cambio trascendental en la compañía.
2. Haz una revisión de los procesos actuales de tu empresa
Conoce el estado actual de la empresa, sus procesos y operaciones de manera que puedas identificar qué procesos se están llevando a cabo de manera eficiente y qué áreas de oportunidad existen que podrían resolverse con el apoyo del nuevo sistema ERP.
Si bien el proveedor te puede ayudar a evaluar la eficiencia de los procesos, las personas que están dentro de la organización y que lo viven día a día son quienes tienen más información y pueden detectar en qué partes del proceso existe
Evalúa los procesos empresariales existentes y la escala de las operaciones, de modo que pueda determinar qué se está haciendo bien. Identifica las brechas o los desafíos clave que puedan resolverse con la ayuda de un sistema ERP.
3. Identificar los requerimientos particulares de la empresa para evaluar el ERP ideal
Identifica cuáles son las necesidades que requieren cubrirse, esto será la base para cerciorarse de elegir la herramienta indicada contemplando los requerimientos específicos del negocio, los planes de crecimiento y el presupuesto con el que se cuenta.
Es importante definir los criterios que se tomarán en cuenta para evaluar el ERP más adecuado y que este empate con las características de los mismos. Cada negocio es distinto, por lo tanto es fundamental que establezcas prioridades según lo que más convenga a tu organización. Algunos de estos criterios pueden ser:
- Rango de presupuesto
- Soporte post implementación requerido
- Experiencia del proveedor
- Funcionalidades requeridas
4. Solicita demostraciones en vivo de la herramienta
Si bien es válido y muy recomendable que obtengas una consulta telefónica con los posibles proveedores para que puedan conocer más acerca de tus necesidades como empresa y puedas preguntar las dudas básicas, es aún mejor que permitas y solicites que te brinden una demostración en vivo del funcionamiento de la solución, este paso es fundamental para evaluar un ERP ya que te deja ver un escenario similar al tuyo y sus funcionalidades, esto puedes pedirlo a los proveedores que ya hayas pre-seleccionado. Esto te ayudará a comparar efectivamente las soluciones y aclarar todas las dudas que pudieran surgir acerca de las funciones clave o procesos que cubren las mismas.
Además, ver cómo funciona realmente la herramienta te dará una visión más acertada de la interface y saber si ésta es, además de funcional, sencilla de operar para obtener el máximo provecho.
5. Investiga sobre el proceso de implementación
Cuando decides que un sistema ERP es el indicado para tu empresa, el proceso continúa con la investigación y entendimiento de la implementación. Es fundamental que te brinden información completa acerca de todo lo que implica: desde la planeación hasta la liberación del proyecto y lo que significa tanto en recursos como en el tiempo cada una de las etapas de la implementación del ERP.
Si tienes muy en claro cada una de las actividades que deben de realizarse incluyendo el rediseño de procesos, la migración de los datos, la capacitación del personal, las pruebas piloto, el alcance del proyecto y los cambios organizacionales que conlleva es más probable que tu proyecto de implementar un ERP en tu empresa sea un éxito.
6. Pide referencias de clientes al proveedor
Un factor clave en la evaluación de un ERP es el proveedor que te ayudará a llevarlo a cabo. Es muy importante que la empresa que consideres la más apta para guiarte en el proceso sea con la que consideres que puedes crear una mejor sinergia, que tenga la experiencia en la herramienta y en la industria.
¿Qué criterios debes comparar al evaluar un ERP?
Para elegir el ERP adecuado, es importante comparar las soluciones con base en las necesidades reales de la empresa y no únicamente en el precio o la cantidad de funcionalidades que ofrecen. Antes de tomar una decisión, revisa los siguientes criterios:
- Funcionalidades: verifica que el sistema cubra los procesos prioritarios de tu empresa y que las funciones necesarias estén disponibles en la solución propuesta.
- Integración: comprueba si puede intercambiar información con las herramientas que ya utilizas, como sistemas contables, plataformas de comercio electrónico o aplicaciones de gestión comercial.
- Costo total: considera las licencias o suscripciones, la implementación, la capacitación, el soporte, las integraciones y los gastos de mantenimiento.
- Escalabilidad: evalúa si el sistema podrá adaptarse al crecimiento de las operaciones, el número de usuarios y la incorporación de nuevas áreas o sucursales.
- Seguridad y control de acceso: revisa los permisos por usuario, las políticas de respaldo, la recuperación de datos y las medidas de protección de la información.
- Implementación y soporte: solicita información sobre las etapas del proyecto, los responsables, los tiempos estimados y el acompañamiento posterior al lanzamiento.
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