La eficiencia operativa no solo se mide en términos de ventas y distribución, también en la gestión de devoluciones. La logística inversa, un proceso esencial para industrias como el comercio electrónico, retail y manufactura, suele ser un área descuidada, a pesar de su impacto directo en costos y satisfacción del cliente.

Tan solo en el comercio electrónico, la tasa de devoluciones es alarmante, pues alcanza o supera el 30% de las ventas. Esto representa un desafío para las empresas, ya que una mala gestión de devoluciones puede generar costos adicionales, pérdida de inventario, deterioro de productos y, lo más crítico, insatisfacción del cliente.

Tabla de contenidos:

Logística inversa: qué es y su impacto en la rentabilidad

Funciones clave de SAP Business One en logística inversa

Ventajas de integrar la logística inversa con tu ERP

SAP Business One optimiza las devoluciones simplificadas

Buenas prácticas para la logística inversa con SAP Business One

La optimización de este proceso requiere de herramientas tecnológicas que permitan automatizar, agilizar y controlar cada una de sus etapas. Un ERP como SAP Business One (SAP B1) se presenta como una solución integral que permite a las empresas gestionar eficazmente sus devoluciones.

¿Quieres saber cómo? Sigue leyendo este artículo en el que encontrarás las funciones clave de SAP B1 para gestionar este proceso, las ventajas que tu empresa conseguirá al integrar este ERP, cómo optimizar las operaciones de devoluciones, y te compartiremos las mejores prácticas para aprovechar esta plataforma de software. 

Logística inversa: qué es y su impacto en la rentabilidad

Primeramente, me gustaría dejar en claro a qué me refiero con este concepto. La logística inversa se refiere al proceso de gestionar el flujo de productos, materiales o embalajes desde el consumidor final hasta el fabricante o proveedor, ya sea por devoluciones, reciclaje, reacondicionamiento, reutilización o disposición final. Su objetivo es gestionar de manera eficiente estos flujos para reducir costos, minimizar desperdicios y recuperar valor de los productos. 

Cuando se gestiona de manera eficiente, puede tener un impacto importante en la rentabilidad de una empresa debido a que reduce los costos asociados con las devoluciones, mejora la satisfacción del cliente, genera oportunidades de reventa y recuperación de valor de los productos, también desempeña un papel importante en la sustentabilidad y la responsabilidad social corporativa, y brinda una ventaja competitiva al permitir a las empresas diferenciarse de sus competidores.

Funciones clave de SAP Business One en logística inversa

Este proceso de negocio no se trata solo de devolver productos defectuosos, sino de gestionar de manera estratégica devoluciones comerciales, reciclaje, reacondicionamiento y disposición final. Para hacerlo de manera eficiente, nos podemos apoyar de la tecnología. Contar con un sistema ERP que ofrezca herramientas especializadas, como es el caso de SAP Business One, nos ayudará a eficientar estas operaciones. ¿Cómo lo hace? A través de ciertas funcionalidades, entre las que podemos mencionar:

• Gestión de devoluciones: SAP Business One permite crear y gestionar de manera eficiente las órdenes de devolución de clientes, incluyendo la recepción de productos, la verificación de su estado y la gestión de reembolsos o cambios. 
  
  

• Control de inventario: La gestión precisa del inventario es fundamental para la logística inversa. Este ERP de SAP permite realizar un seguimiento detallado de los productos devueltos, incluyendo su ubicación, estado y destino final, facilitando la toma de decisiones sobre la reutilización, el reacondicionamiento o la eliminación de los productos.
  
  

• Gestión de reparaciones: En muchos casos, los productos devueltos pueden ser reparados y revendidos. SAP Business One permite gestionar el proceso de reparación, incluyendo la creación de órdenes de reparación, el seguimiento de los técnicos y la gestión de los costos asociados.
  
  

• Gestión de reciclaje y eliminación: Cuando los productos no pueden ser reparados o revendidos, el sistema facilita la gestión de su reciclaje o eliminación, realizando un seguimiento de los materiales reciclables y gestionando los procesos de eliminación de manera eficiente y cumpliendo con las regulaciones ambientales.
  
  

• Automatización de procesos logísticos: Es posible configurar flujos de trabajo automatizados para coordinar la recolección, recepción y clasificación de productos devueltos, minimizando errores manuales, reduciendo tiempos de procesamiento y optimizando el uso de los recursos.
  
  

• Análisis y reporteo: También ofrece herramientas de análisis y reporteo que permiten a las empresas obtener información valiosa sobre el desempeño del proceso, incluyendo los motivos de las devoluciones, los costos asociados, los tiempos de respuesta y otros indicadores clave. 

Ventajas de integrar la logística inversa con tu ERP

La capacidad de gestionar devoluciones, reacondicionamientos, reciclajes y descartes de manera ágil y eficiente marca la diferencia en sectores como el retail, la manufactura y la distribución. La integración de un sistema ERP es una solución estratégica para optimizar estas operaciones; estas son algunas de sus ventajas:

1. Brinda visibilidad y control en tiempo real. Uno de los principales retos de la logística inversa es la falta de visibilidad sobre los productos devueltos y sus condiciones. Un ERP centraliza la información en un solo sistema, proporcionando trazabilidad y control en tiempo real de cada movimiento. 
   
   

2. Automatiza procesos y reducción de costos. La implementación de un ERP automatiza flujos de trabajo en la gestión de devoluciones, desde la recepción del producto hasta su disposición final.
   
   

3. Mejora en la experiencia del cliente. Una gestión eficiente de la logística inversa impacta directamente en la satisfacción del cliente. Un ERP agiliza la validación de garantías, devoluciones y reembolsos, asegurando tiempos de respuesta más cortos y una comunicación clara con los clientes. 
   
   

4. Optimiza el inventario y el reaprovechamiento de recursos. Gracias a la integración de módulos de inventario dentro del ERP, las empresas pueden identificar rápidamente qué productos devueltos pueden reacondicionarse, reintroducirse en el stock o reciclarse. 
   
   

5. Ayuda al cumplimiento normativo y la sustentabilidad. Muchos sectores están sujetos a regulaciones estrictas sobre la disposición de productos defectuosos o desechos electrónicos. Un ERP ayuda a garantizar el cumplimiento normativo mediante el registro detallado de cada proceso de devolución y la generación de reportes para auditorías.
   
   

6. Consigue una integración con proveedores y socios logísticos. Un ERP moderno también permite la conexión con plataformas de terceros. Esto agiliza la comunicación y la coordinación entre los diferentes actores de la cadena de suministro inversa, mejorando la eficiencia y reduciendo tiempos de espera.

SAP Business One optimiza las devoluciones simplificadas

La eficiencia en la gestión de devoluciones es fundamental para mejorar la experiencia del cliente y optimizar los costos operativos. Las empresas que no cuentan con procesos automatizados suelen enfrentar demoras, errores y altos costos administrativos. Para agilizar y simplificar este proceso, SAP Business One representa una solución integral.

Este ERP gestiona devoluciones de manera estructurada mediante la automatización de cada paso del proceso, lo que garantiza una operación precisa y sin errores manuales. Además, al integrarse con los módulos financieros y contables, cuando una devolución es aprobada, el sistema genera automáticamente los asientos contables correspondientes y ajusta el balance de la empresa en tiempo real, reduciendo el riesgo de discrepancias.

Así mismo, actualiza los niveles de inventario de manera automática, asegurando que los productos devueltos sean reincorporados de acuerdo con su estado y clasificación. Por otro lado, los usuarios pueden generar solicitudes de devolución de manera fácil y rápida, ya sea a través de portales en línea o directamente con el equipo de atención al cliente, así se mejora la confianza y fidelización hacia el negocio.

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Buenas prácticas para la logística inversa con SAP Business One

La logística inversa ha adquirido una relevancia creciente en la gestión empresarial; sin embargo, gestionarla eficientemente puede ser un reto sin las herramientas adecuadas. SAP Business One, como un ERP diseñado para pequeñas y medianas empresas, ofrece las funcionalidades necesarias  para estructurar este proceso de manera eficiente. Para obtener el máximo provecho, quiero compartir algunas buenas prácticas para optimizar la logística inversa con este ERP.

• SAP B1 automatiza la recepción y procesamiento de productos devueltos mediante la configuración de órdenes de devolución y documentos de entrada de mercancías. Implementar códigos de serie y lotes facilita la trazabilidad, asegurando que los productos sean correctamente identificados y clasificados según su estado.

• Es fundamental definir reglas claras para la clasificación de productos devueltos, ya sea para su reventa, reacondicionamiento o desecho. El módulo de gestión de almacenes puede ayudar a redistribuir eficientemente los productos dentro de la empresa o canalizarlos a proveedores o centros de reciclaje.

• Es esencial establecer políticas de devolución bien definidas y configurarlas dentro de SAP Business One. Esto incluye reglas sobre plazos de devolución, condiciones del producto y motivos de la devolución, los cuales pueden ser registrados en el sistema para generar informes y analizar patrones recurrentes.

• El análisis de datos es crucial para mejorar continuamente los procesos de logística inversa. El ERP de SAP ofrece herramientas de reportes y dashboards que permiten evaluar indicadores clave como tasas de devolución, costos asociados y tiempos de procesamiento. 

• Este sistema ayuda a gestionar la reutilización de productos y materiales, minimizando residuos y promoviendo una economía circular. Implementar estrategias basadas en la trazabilidad y la planificación de recursos reduce el impacto ambiental y fortalece la reputación corporativa.

Para las empresas en expansión, contar con una estrategia tecnológica para la logística inversa es más que una cuestión de eficiencia operativa, es un diferenciador en la experiencia del cliente. Implementar soluciones como SAP B1 permite transformar las devoluciones, de un problema a una oportunidad, para mejorar la fidelización del cliente y maximizar la rentabilidad del negocio.

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Julio Castro | Director General Corponet  | SAP Business One®