Gestión de proyectos con SAP Business One®

Hacer un seguimiento de los recursos, presupuestos e hitos de varios proyectos en distintos departamentos puede ser un desafío, sobre todo para las pequeñas o medianas empresas que tienen la esperanza de convertirse algún día en una gran corporación.

Sin embargo, con herramientas de gestión eficaces como un sistema ERP, los negocios pueden mantener el control total de sus proyectos gracias a sus capacidades para agrupar todos los datos pertinentes con plena visualización para garantizar que las expectativas de los clientes se cumplan a tiempo y dentro del presupuesto.

El software ERP de SAP Business One ® incluye múltiples funciones y características ideales para gestionar proyectos internos y externos, esto puede ser una gran ayuda para impulsar la competitividad de tu pequeño o mediano negocio, especialmente si trata de aspectos como el desarrollo y prueba de productos, publicidad, contabilidad, servicio al cliente, nómina y otros procesos necesarios.

En este post te contamos un poco cómo funciona la gestión de proyectos con el software SAP Business One® y cómo puede este módulo ayudar a tu pequeño o mediano negocio a estar en otro nivel.

¿Qué es un módulo de Gestión de proyectos en un ERP?

Un proyecto en una pequeña o mediana empresa es un proceso temporal destinado a producir un producto o servicio que supone una planificación, un presupuesto, plazos de entrega, hitos predefinidos, etc.

Por lo general, las Pymes suelen gestionar sus proyectos de forma manual, apoyándose en herramientas no integradas que no permiten llevar un control total del proyecto y en consecuencia, los líderes pierden el ritmo del proyecto y exceden el presupuesto acordado.

Un ERP con capacidades de Gestión de proyectos permite incrementar la productividad de una forma importante, gracias a su poder para medir y optimizar las fases de un proyecto, sus estimaciones y sus desviaciones. Con un ERP, los líderes pueden hacer mejoras en la presupuestación y calidad de servicio para cada uno de los proyectos que se pretendan ejecutar, gestionando y compartiendo documentos entre las personas que colaboran activamente y visualizando la fase y estado de cada proyecto en un momento dado.

¿Qué empresas necesitan la ayuda de un ERP para gestionar sus proyectos?

Cualquier empresa necesita la ayuda de un ERP para gestionar sus proyectos. Supongamos que tu negocio está en la industria de la construcción, seguramente necesites planificar los trabajos, controlar las obras, obtener certificaciones, controlar los suministros de materiales, etc. para todo esto necesitas gestionar proyectos de forma eficiente.

Es aquí cuando el software ERP de SAP Business One® y su módulo de gestión de proyectos puede ayudar.

¿Cómo funciona la gestión de proyectos con el sistema ERP de SAP Business One®?

Para aprovechar el módulo de Gestión de proyectos del software SAP ® en tu negocio es necesario acceder el panel de gestión, y clicar en inicialización del sistema, detalles empresas e inicialización básica. Es importante que en el apartado inferior esté activada la función de Gestión de proyectos.

Una vez dentro de la funcionalidad de Gestión de proyectos, encontrarás la subpestañas de “Etapas” con la que puedes personalizar estas etapas que trae el sistema por defecto y adaptarlas a cada proyecto que quieras ejecutar en tu negocio.

Recuerda que cada proyecto debe contar con diferentes etapas y siempre puedes añadir más o editar los nombres de cada una.

Para crear un nuevo proyecto, basta con acceder a la pestaña Gestión y pulsar en la opción “proyecto”. Aquí puedes decidir si es un grupo de gestión externo e interno, con fecha de inicio y fecha de vencimiento, incluso puedes asignarle un proyecto financiero e indicar que se trata de un proyecto con subproyectos.

Como puedes ver, es un módulo bastante intuitivo con el que con solo unos pocos pasos podrás llevar el control total de todos los proyectos de tu negocio, compartir datos con el equipo involucrado y asegurar que se cumplan todas las etapas en el tiempo esperado.

Dentro de este módulo encontrarás varias pestañas:

• Resumen: en esta pestaña encontrarás un resumen del proyecto o subproyecto que te permite filtrar y revisar todos los detalles que desees. Una de las mejores características de esta pestaña es que permite indicar el nivel de riesgo, establecer un ramo para después clasificar los proyectos e incluir unos comentarios básicos que se pueden ver cuando se entra al proyecto.
• Subproyectos: Los subproyectos aparecen en una lista y al seleccionar cada uno se abrirá una pestaña nueva, parecida a la de proyecto pero con menos información: etapas, un resumen del subproyecto, la descripción, el tipo y la contribución que tiene el proyecto principal.
• Etapas: es la pestaña en donde se organizan todos los hitos, etapas y datos dep proyecto. A cada etapa puedes asignarle una fecha de inicio y de fin, coste, etc. todo esto con la intención de tener el control total del proyecto en todo momento.
  También puedes indicar también un titular para cada etapa y programar dependencias entre cada etapa para que hasta que no finalice una etapa, no pueda comenzarse una nueva.
• Resumen del proyecto: proporciona detalles de todo el proyecto en una tabla de forma jerárquica. Con esta opción es posible calcular las cifras totales del proyecto, e incluso, cuando se asignan facturas, el sistema recalcula las cifras y proporciona cifras de desviación en porcentaje.
• Comentarios: una pestaña ideal para poner comentarios generales más extensos que en la pestaña principal con tu equipo.
• Anexos: para anexar cualquier documento que sea relevante para el proyecto.
• Informes: con el Informe de proyecto puedes tener una visión global de los proyectos activos, asuntos pendientes de un proyecto en concreto o también, un registro ordenado de tiempos que puede asignarse a cada proyecto y etapa.
  Esta pestaña también incorpora un asistente de generación de documentos de facturación, que permite a los colaboradores ver todos los documentos y partidas abiertas que estén pendientes de facturar, y facturarlos por aquí.

Con el módulo de Gestión de proyectos del software SAP Business One® será mucho más fácil para tu negocio llevar un seguimiento del desarrollo de cualquier proyecto activo.

Aprovecha al máximo las mejoras de SAP Business One®, solicita a tu partner o socio SAP® las actualizaciones del sistema para que así, tu empresa pueda maximizar el uso y provecho de esta importante inversión.

Recuerda que SAP Business One® es el ERP líder para las empresas en crecimiento y está diseñado para que éstas comiencen a operar y administrar como grandes. El software SAP® B1 cuenta con funciones específicas de finanzas, ventas, clientes, inventarios, compras, producción, bancos, entre otros. Además, optimiza tus procesos de negocio y te brinda acceso instantáneo a información completa que te ayudará a tomar mejores decisiones para acelerar el desarrollo de tu compañía.

¿Te gustaría conocer más sobre las funcionalidades de SAP Business One®? Agenda  una Demo. En ella podrás conocer este software ERP operando en vivo, con escenarios similares a los de tu empresa y resolver todas tus dudas con el apoyo de un consultor especializado.

Julio Castro | Director General Corponet | SAP Business One®