Hoy en día más empresas están adentrándose en el mundo del software ERP al considerar que necesitan ser más eficientes en sus procesos y aprovechar al máximo los recursos con que cuentan. Sin embargo, los líderes de algunas de estas organizaciones aún tienen dudas acerca de si ha llegado el momento de evaluar y adquirir su propio ERP.

Habitualmente se consideraba que un sistema ERP era propicio para las grandes empresas o corporativos por los costos y los recursos que implica su implementación, pero hoy se puede decir que una herramienta de gestión de este tipo está disponible también para las empresas en crecimiento.

Cualquier empresa, no importando su tamaño, giro ni alcance geográfico debe desempeñar sus operaciones en distintas áreas como es el almacén, administración, ventas, en algunos casos producción, etc. y un factor muy importante es poder integrar toda la información para lograr tener una visibilidad global del negocio para buscar la mejora continua y los resultados más relevantes y exitosos para la organización.

¿Está lista mi empresa para tener un ERP? 

Cuando las empresas comienzan a evolucionar y crecer, se van haciendo exitosas y esto implica que las operaciones se vuelven más complejas, existe un mayor flujo de información, hay más clientes a los que otorgar un servicio de calidad, en algunas ocasiones hay varias sucursales. Debido a esto se puede ir perdiendo el control de la misma y comenzar a crecer de manera acelerada pero poco controlada lo que eventualmente puede traer problemas para la compañía.

Es fundamental que antes de adquirir un software ERP exista un proceso previo de planificación adecuado y de evaluación detallada de la situación actual de la empresa para saber exactamente quienes son como organización y la visión que se tiene a futuro, las fortalezas, las áreas de oportunidad y los recursos tanto materiales, económicos, humanos e intelectuales con los que se cuenta.

Señales que indican que tu empresa está lista para un ERP

1. El crecimiento de la empresa ha dificultado el control de los procesos administrativos y operativos

Cuando una compañía crece requiere de mejor organización con el fin de lograr los objetivos y metas establecidas. Es esencial que existan procesos de negocio definidos para la captura de información, para la realización de las actividades y el monitoreo de los resultados. Así mismo es importante que existan alarmas, notificaciones y controles que permitan que los directivos no estén involucrados en la operación pero de igual manera no pierdan el control de lo que sucede.

2. Obtener información financiera es muy tardado debido a que no se encuentra actualizada en tiempo real

Por lo general, uno de los primeros indicios de que tu empresa está creciendo y requiere una herramienta de gestión como un ERP es precisamente la falla en el departamento de finanzas y contabilidad. Esta área medular de la empresa abarca muchos de los principales procesos, si puedes detectar que las actividades se están llevando a cabo de forma lenta y que la información final para reportes no está actualizada en el momento. Es tiempo de cuestionarte y darte cuenta que puedes llevar a cabo todos los procesos y tener información actualizada en tiempo real, aprovechar la productividad de tus colaboradores en tareas de valor y contar con reportes al día gracias a un ERP.

3. La atención al cliente ha disminuido en calidad y agilidad en la respuesta 

Hoy en día en el mercado tan competitivo la diferenciación de las empresas se puede lograr a través de un excelente servicio al cliente; sin embargo esto no es sencillo, se requiere tener sincronía en toda la organización. Un síntoma importante de la falta de control en esta área es que no se tiene visibilidad de la información del cliente tanto en pedidos como en asuntos administrativos, de cuentas por cobrar, etc. y esto comienza a generar molestias en tus clientes al no tener claridad que ofrecerles. 

Contar con un ERP te permitirá una comunicación eficaz entre todas las áreas de la empresa de tal manera que podrás acceder a información del cliente durante todo su proceso de compra hasta soporte pasando por facturación, entrega de mercancías, etc. 

 4. La toma de decisiones de negocio se complica debido a la falta de información integrada

La información es poder y es la base de las decisiones de negocio acertadas, cuando no cuentas con ella puedes empezar a perder oportunidades de hacer negocios y de lograr el crecimiento de la empresa. Si para tomar decisiones en tu empresa requieres obtener información de distintos sistemas, conciliar datos de diferentes fuentes y aun así no es totalmente confiable, entonces estás deteniendo el potencial de tu negocio.  

5. No existe visibilidad en los inventarios y compras de abastecimiento

Para que tu empresa opere de manera administrada y eficiente es vital un buen control del inventario, qué tengan claridad en la mercancía entrante y saliente, existencias al momento y necesidades de abastecimiento. Si estás experimentando gastos innecesarios, compras de emergencia, quejas de los clientes por este concepto, es momento de que te apoyes en una herramienta que te permita tener esa visibilidad total de tus almacenes. De esta manera además de ahorrar en gastos extras podrás ofrecer a tus clientes el mejor servicio y disponibilidad de producto. 

Estos son solamente algunos de los síntomas que tu empresa puede estar experimentando, estos no te dejan crecer y están frenando el éxito de la organización. Justo cuando empiezas a detectar estas señales es el momento indicado para llevar a tu empresa a un nuevo nivel de productividad apoyándote en un software ERP.

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 Julio Castro | Director General CorpoNet