¿Cómo puede el control de stock reducir costos en tu empresa?

¿Sabías que más del 43 por ciento de las pequeñas empresas no monitorean adecuadamente sus niveles de inventario o dependen de procesos manuales para hacerlo? Esta es una estadística preocupante, ya que un control de stock eficiente es esencial para el éxito de cualquier negocio. Al igual que una piedra arrojada a un estanque genera ondas que se propagan, una mala gestión de inventarios puede tener repercusiones en toda la empresa.

Tabla de contenidos:

Importancia del control de stock en la gestión empresarial

Tecnologías avanzadas para el control de stock

Mejores prácticas para un sistema control de stock

Beneficios de automatizar el control de stock

El control de stock, también conocido como gestión de inventarios, es un proceso esencial para toda compañía que busca optimizar sus operaciones y mantener la rentabilidad. Este proceso permite registrar, monitorear y controlar los niveles de existencias de productos, abarcando tanto las materias primas como los productos terminados, a lo largo de toda la cadena de suministro.

Dado que una gestión de stock efectiva no solo facilita el control financiero de tu empresa, sino que también contribuye a la expansión y crecimiento de sus operaciones comerciales; hemos creado este blog post en el que conocerás la importancia crítica de mantener un control de stock riguroso y eficiente, los beneficios que puede traer a tu empresa y las mejores prácticas para implementar un sistema de gestión de inventarios que impulse el crecimiento y la sostenibilidad a largo plazo.

Importancia del control de stock en la gestión empresarial

El control de stock es un proceso fundamental para la gestión empresarial moderna. Tener existencias inactivas en los estantes y permitir que se acumulen con el tiempo significa que tu empresa está literalmente perdiendo dinero cada minuto, ya que un stock inactivo puede generar mayores costos de almacenamiento, aumentar el riesgo de desperdicio y hacer que tu negocio sea más vulnerable a robos. 

Por otro lado, no tener suficientes existencias podría perjudicar su capacidad para cumplir con los pedidos, lo que resultaría en la pérdida de clientes vitales.

Al gestionar de forma eficiente los niveles de stock, tu empresa podrá optimizar sus procesos, reducir costos, mejorar el servicio al cliente y, en última instancia, aumentar la rentabilidad del negocio. En general, podemos decir que el control de stock es una práctica operativa esencial que reduce costos y mejora el servicio al cliente, pero también se trata de una estrategia clave para mejorar la rentabilidad y asegurar un crecimiento rentable a largo plazo.

Tecnologías avanzadas para el control de stock

Aunque parezca insólito, algunas empresas aún llevan a cabo su control de stock con Excel; sin embargo, para una empresa que está en proceso de crecimiento, esta herramienta puede verse rebasada. Afortunadamente, con el avance de la tecnología, las empresas tienen acceso a herramientas sofisticadas que permiten un control de stock más preciso, eficiente y rentable. Estas son algunas de las tecnologías más destacadas para el control de stock. 

Sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP)

Esos sistemas integran diversas funciones empresariales en una única plataforma, incluyendo el control de stock, lo que permite una visibilidad completa y en tiempo real de las operaciones de tu empresa, desde la producción hasta la distribución. Al centralizar la información y los procesos, los ERP facilitan la toma de decisiones informadas, mejoran la precisión en el control de stock y aumentan la eficiencia operativa.

Identificación por radiofrecuencia (RFID)

Esta tecnología utiliza etiquetas electrónicas que emiten señales de radio para identificar y rastrear objetos automáticamente. A diferencia de los códigos de barras tradicionales, las etiquetas RFID no requieren línea de visión directa y pueden ser leídas a distancia, lo que facilita el seguimiento en tiempo real de grandes volúmenes de productos, mejorando la precisión en el control de stock.

Sistemas de gestión de almacenes (WMS)

Se trata de aplicaciones de software diseñadas para optimizar las operaciones de almacenamiento. Estos sistemas automatizan tareas como la recepción, el almacenamiento, la recogida y el envío de productos. Al integrarse con otras tecnologías pueden ofrecer una visión integral y precisa del stock, mejorando la eficiencia y reduciendo los costos operativos.

Inteligencia Artificial y Machine Learning

Estas tecnologías emergentes están mejorando la gestión del inventario, debido a que analizan grandes volúmenes de datos para identificar patrones y prever la demanda futura con mayor precisión. Al anticipar las tendencias del mercado y los cambios en la demanda, tu empresa puede ajustar sus niveles de stock proactivamente, evitando tanto el exceso como la escasez.

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Mejores prácticas para un sistema control de stock

Para lograr un control de stock eficiente, que optimice las operaciones y tenga impacto en los resultados de negocio, es necesario considerar diversos aspectos que confluyen de manera integral. Para ayudarte a lograrlo en tu empresa, hemos reunido algunas de las mejores prácticas.

1. Apóyate de la tecnología. Una plataforma tecnológica automatiza muchas tareas relacionadas con el control de stock, como el seguimiento de los niveles de inventario, la generación de pedidos de reabastecimiento y la realización de informes.

2. Clasifica los productos. Es importante que clasifiques los productos de tu empresa en diferentes categorías, como por su valor, rotación o demanda; esto facilitará la identificación de los productos que requieren una mayor atención.

3. Realiza inventarios regulares. Es importante realizar inventarios físicos de las existencias de forma regular, al menos una vez al año, para garantizar que los registros sean precisos e identificar cualquier discrepancia.

4. Establece políticas de reabastecimiento. También es importante establecer políticas de reabastecimiento que determinen cuándo y cuánto reordenar cada producto. Estas políticas deben basarse en el historial de ventas, los niveles de inventario actuales y los plazos de entrega de los proveedores.

5. Optimizar el espacio de almacenamiento. Esto te permitirá aprovechar al máximo el espacio disponible.

6. Capacita a tu personal. La idea es que las personas involucradas tengan el conocimiento suficiente sobre cómo utilizar la tecnología para el control de stock y cómo seguir los procedimientos correctos de manejo de inventario.

7. Monitorea y analiza los datos del inventario. Esto puede ayudar a identificar tendencias, problemas potenciales y oportunidades para mejorar la eficiencia.

8. Implementa controles de seguridad. La idea con esto es proteger el inventario de robos, daños y pérdidas.

9. Revisar y actualizar el proceso de control de stock. Así te aseguras de que se adapte a las necesidades cambiantes del negocio.

Beneficios de automatizar el control de stock

El control de stock es una herramienta esencial para cualquier empresa que busca mejorar su rendimiento y alcanzar sus objetivos de negocio. Automatizar el proceso de control de stock puede generar una serie de beneficios tangibles que impactan positivamente en la rentabilidad, la eficiencia y la satisfacción del cliente.

• Reducción de costos: Al tener una visión clara de los niveles de inventario, las empresas pueden optimizar sus compras, evitando la compra de productos innecesarios o en cantidades excesivas. Esto a su vez, mejora el flujo de caja y libera capital para otras inversiones.

• Mejora en la atención al cliente: Un buen control de stock permite a las empresas identificar tendencias de demanda y ajustar sus niveles de inventario, asegurando que siempre tengan los productos adecuados en el momento adecuado.

• Mayor eficiencia operativa: Las empresas pueden planificar mejor sus rutas de entrega, reducir los tiempos de espera y mejorar la eficiencia general de la cadena de suministro. 

• Reducción de mermas: Mediante un seguimiento adecuado de las entradas y salidas de inventario, las empresas pueden detectar patrones inusuales que podrían indicar actividades fraudulentas o errores en el manejo de productos. Esto permite tomar medidas oportunas para reducir las mermas y proteger sus ganancias.

• Mejora de la toma de decisiones: El control de stock proporciona información valiosa sobre los patrones de demanda, las tendencias del mercado y el rendimiento de los productos, información que puede ser utilizada por la empresa para tomar mejores decisiones estratégicas.

Sin duda, implementar una gestión de inventarios robusta puede significar la diferencia entre el éxito y el fracaso de un negocio en un mercado donde la competencia crece cada vez más. 

En este sentido, los sistemas ERP representan herramientas estratégicas para las empresas que buscan llevar un control de stock eficiente. Estos sistemas integran la gestión de inventarios con otras áreas clave del negocio, proporcionando una visión holística y en tiempo real de las operaciones, lo que conduce a estrategias más alineadas a las demandas del mercado.

Julio Castro | Director General Corponet  | SAP Business One®