Adoptar un sistema ERP supone una oportunidad para mejorar la gestión y coordinación de los procesos empresariales. Sin embargo, el éxito de este proyecto no depende únicamente de las funcionalidades del software, sino también de la capacidad de acompañamiento del proveedor responsable de ponerlo en marcha. Por ello, saber cómo elegir un implementador de ERP es fundamental para aprovechar al máximo la inversión tecnológica.
De acuerdo con Gartner, más del 70% de las iniciativas de ERP implementadas no logran cumplir plenamente los objetivos de negocio para los que fueron concebidas. Esta cifra pone de manifiesto la importancia de considerar otros factores más allá de la tecnología, entre ellos la elección de un socio implementador con los conocimientos y la experiencia necesarios para adaptar la solución a las necesidades de cada organización.
En este sentido, elegir un proveedor sin evaluar previamente sus credenciales, conocimientos técnicos y metodología de trabajo puede derivar en retrasos, costos adicionales, procesos mal configurados, dificultades de adopción e incluso interrupciones operativas. Por ello, antes de contratarlo, es necesario determinar si el implementador cuenta con la experiencia, los recursos y las capacidades necesarias para conducir el proyecto de principio a fin.
Guía básica de cómo elegir un proveedor de ERP
Antes de tomar una decisión, las empresas necesitan conocer la experiencia de su potencial socio, su metodología de trabajo, capacidad para comprender las necesidades del negocio y los mecanismos de acompañamiento que ofrece durante cada etapa del proyecto.
Para facilitar esta evaluación, en Corponet hemos creado esta guía con criterios a considerar para conocer cómo trabaja cada empresa implementadora de ERP, identificar posibles riesgos y determinar si cuenta con las capacidades necesarias para llevar adelante una implementación exitosa.
1. Experiencia en proyectos similares y conocimiento del sector
Uno de los primeros aspectos que debe investigar una empresa es la trayectoria del implementador. No basta con conocer cuántos años lleva en el mercado o cuántos sistemas ha instalado; es importante identificar si tiene experiencia en organizaciones con características similares, tanto por su tamaño como por su giro, complejidad operativa y necesidades de gestión.
Un implementador que conoce los procesos de una empresa comercial, por ejemplo, puede tener una perspectiva distinta a la de uno especializado en manufactura o distribución. Esta experiencia le permite anticipar desafíos, identificar requerimientos específicos y proponer configuraciones que respondan mejor a la operación del negocio.
2. Metodología de implementación y claridad del proyecto
Una implementación de ERP requiere una metodología estructurada que establezca las etapas del proyecto, las actividades, los responsables, los entregables y los tiempos estimados. Cuando estos elementos no están claramente definidos, aumenta el riesgo de que surjan cambios constantes, retrasos o desacuerdos sobre el alcance del servicio.
La empresa debe asegurarse de que el implementador contemple un proceso que incluya, al menos, el diagnóstico de necesidades, levantamiento de procesos, diseño de la solución, configuración, migración de datos, pruebas, capacitación, puesta en marcha y acompañamiento posterior.
3. Capacidad para entender y optimizar los procesos del negocio
Un error frecuente al implementar un ERP es intentar trasladar los procedimientos existentes al nuevo sistema sin analizar si realmente son eficientes. El objetivo no debería limitarse a digitalizar las actividades actuales, sino aprovechar la implementación para identificar duplicidades, eliminar tareas innecesarias y mejorar la coordinación entre departamentos.
Por ello, la empresa implementadora del ERP debe tener la capacidad de comprender cómo funciona la organización, detectar oportunidades de mejora y traducir sus necesidades operativas en configuraciones funcionales.
4. Capacidad técnica, certificaciones y conocimiento del ERP
Además de comprender el negocio, el implementador necesita contar con especialistas que dominen la plataforma seleccionada. Esto incluye conocimientos sobre configuración, bases de datos, integraciones, seguridad, infraestructura, migración de información y herramientas de análisis.
Las certificaciones y acreditaciones del fabricante pueden ayudar a comprobar que el proveedor cumple determinados estándares de conocimiento, capacitación y soporte técnico para ERP. Sin embargo, también es necesario conocer la experiencia práctica de los consultores que participarán directamente en el proyecto.
5. Transparencia en costos, alcance y condiciones contractuales
El precio inicial no siempre refleja el costo total de implementar un ERP. Además de las licencias o suscripciones, pueden existir gastos relacionados con consultoría, configuración, desarrollos, integraciones, migración de datos, capacitación, infraestructura, soporte y mantenimiento.
Por esta razón, es indispensable solicitar una propuesta desglosada que permita identificar qué incluye el servicio, qué conceptos se cotizan por separado y bajo qué condiciones podrían generarse costos adicionales.
Preguntas clave para evaluar a un implementador de ERP
Una vez identificados los posibles proveedores, las empresas necesitan profundizar en sus capacidades mediante una evaluación que vaya más allá de la presentación comercial. Entrevistar a los candidatos permite conocer cómo trabajan, qué experiencia tienen en proyectos similares y de qué manera responderían ante los desafíos que pueden surgir durante la implementación.
Para ello, es recomendable formular preguntas clave al implementador de ERP que permitan evaluar no solo sus conocimientos técnicos y experiencia, sino también su capacidad para comprender las necesidades del negocio, resolver desafíos y acompañar a la empresa en cada etapa del proyecto.
Preguntas para profundizar en su experiencia en proyectos similares:
- ¿Cuántas implementaciones de ERP han realizado y en qué sectores?
- ¿Tienen experiencia con empresas de tamaño, complejidad y necesidades operativas similares a las nuestras?
- ¿Pueden compartir casos de éxito y referencias de clientes con los que hayamos podido verificar sus resultados?
- ¿Qué problemas han enfrentado en proyectos anteriores y cómo los resolvieron?
Es importante poner atención a estas señales de alerta:
- El proveedor no puede presentar referencias verificables.
- Ofrece respuestas demasiado generales.
- Carece de experiencia en industrias con procesos similares a los de la empresa.
- Desconfiar de quienes prometen resultados idénticos sin considerar las particularidades de cada organización.
Preguntas para explorar su metodología y alcance de la implementación:
- ¿Cómo estructuran las distintas etapas del proyecto, desde el diagnóstico inicial hasta la puesta en marcha?
- ¿Cómo identifican los procesos que deben adaptarse al ERP y cuáles requieren ajustes?
- ¿Qué entregables, tiempos y responsabilidades contempla su metodología?
- ¿Cómo gestionan los cambios en el alcance o los requerimientos que surgen durante el proyecto?
Señales de alerta a considerar:
- No existe un plan de trabajo documentado.
- Los tiempos se establecen sin un diagnóstico previo.
- El proveedor no define claramente qué actividades están incluidas en la propuesta.
Preguntas en torno al equipo de trabajo y conocimientos técnicos:
- ¿Quiénes integrarán el equipo responsable de nuestra implementación y qué experiencia tiene cada uno?
- ¿Contaremos con consultores especializados en las áreas de finanzas, inventarios, compras, ventas y producción, según nuestras necesidades?
- ¿Quién será nuestro principal punto de contacto y cómo se coordinarán las distintas áreas?
- ¿Qué certificaciones o acreditaciones respaldan sus conocimientos sobre la solución ERP?
Algunas señales de alerta a tomar en cuenta:
- El proveedor no identifica al equipo que participará en el proyecto.
- Depende de personal sin experiencia suficiente.
- No puede demostrar las certificaciones y conocimientos que afirma tener.
En cuanto a la migración e integración de datos, estas preguntas pueden ayudar:
- ¿Cómo realizarán la revisión, depuración y migración de la información de nuestros sistemas actuales?
- ¿Qué mecanismos utilizan para verificar la integridad y precisión de los datos?
- ¿Cómo garantizarán la integración del ERP con otras plataformas y aplicaciones que utiliza la empresa?
- ¿Qué procedimientos contemplan para corregir errores o inconsistencias durante las pruebas?
Señales de alerta:
- La empresa implementadora minimiza la complejidad de la migración.
- No contempla pruebas de validación.
- No explica cómo resolverá posibles inconsistencias.
Para profundizar en la capacitación, adopción y soporte posterior:
- ¿Qué tipo de capacitación recibirán los colaboradores y cómo se adaptará a las funciones de cada área?
- ¿Cómo medirán si los usuarios están preparados para trabajar con el nuevo sistema?
- ¿Qué soporte ofrecerán durante las primeras semanas posteriores a la puesta en marcha?
- ¿Cuáles son los tiempos de respuesta ante incidentes y qué servicios de mantenimiento están incluidos?
Entre las señales de alerta están:
- La capacitación se limita a una demostración general del software.
- No existe un plan para acompañar a los usuarios.
- El proveedor no establece condiciones claras de soporte después de la implementación.
La elección de un implementador de ERP debe entenderse como la selección de un socio tecnológico de largo plazo. Su responsabilidad no termina cuando el sistema comienza a operar: también debe contribuir a que la solución evolucione junto con la empresa, responda a sus nuevas necesidades y genere valor para el negocio.
Por ello, contar con el respaldo de un proveedor especializado puede marcar la diferencia entre una implementación que simplemente digitaliza operaciones y otra que impulsa una gestión empresarial más eficiente.
En Corponet, como partner certificado de SAP Business One y especialistas en esta solución desde hace más de 20 años, acompañamos a las empresas en este proceso, desde el análisis de sus necesidades y la implementación hasta la optimización de sus procesos. Conoce cómo SAP Business One puede ayudar a tu organización a integrar su operación y tomar decisiones con información confiable. Contacta a Corponet y solicita una asesoría para evaluar las necesidades de tu empresa.
