Conocer el nivel de inventario es clave para tener procesos logísticos eficientes; si tu negocio tiene la cantidad correcta de existencias, podrás reducir los costos y garantizar el cumplimiento de los pedidos sin demoras. 

Sin embargo, el seguimiento de inventario no es tarea sencilla, especialmente para las Pequeñas y Medianas Empresas (PyMEs), pues justo cuando creen que ya terminaron de inventariar y conocen el estado actual de sus existencias, sus niveles de inventario ya cambiaron. Y es que 46% de las pequeñas empresas siguen utilizando tácticas manuales de gestión de inventario que demoran demasiado, como hojas de cálculo de Excel, o simplemente no realizan ningún seguimiento.

Tabla de contenido:

¿En qué consisten los niveles de inventarios?

Los niveles de inventario y su impacto en las empresas

¿Cuál es el nivel de inventario mínimo y máximo?

Cómo administrar correctamente los niveles de inventarios

Nivel óptimo de inventario: factores principales a considerar 

El inventario es la columna vertebral de cualquier negocio, por lo que es esencial gestionar un nivel óptimo si deseas que tu empresa funcione de manera rentable y con un crecimiento constante. 

¿Cómo podemos gestionar el inventario y encontrar el nivel óptimo que necesita nuestro negocio? En este post, lo vamos a averiguar; ya que te compartiremos en qué consisten los niveles de inventario, cuál es su impacto en la empresa, cuál es el nivel de inventario mínimo y máximo, y cómo lograr el nivel óptimo.

¿En qué consisten los niveles de inventarios?

El término "nivel de inventario" se refiere a la cantidad de existencias disponibles que tiene una empresa en toda su red de distribución, con el fin de satisfacer la continua demanda de sus productos. 

Si el nivel de inventario es bajo, tu empresa tendrá suficientes existencias para satisfacer toda la demanda que se presente, por lo que perderías ventas e ingresos. En el otro extremo, si el nivel es máximo, podrías acumular costos por almacenamiento, lo que disminuirá las ganancias brutas.

Si tu empresa da seguimiento y gestiona su nivel de servicio e inventario de seguridad, hasta llegar a un nivel óptimo, siempre cumplirá con la demanda y obtendrá las ganancias esperadas.

Los niveles de inventario y su impacto en las empresas

Conseguir un nivel óptimo de servicio en inventarios es extremadamente importante para una empresa en crecimiento, porque le permite maximizar sus niveles de eficiencia. Para tener en claro el impacto contraproducente de un nivel de inventario máximo o mínimo, considera lo siguiente:

Cuando tu negocio tiene exceso de inventario:

• Tienes efectivo inmovilizado, mismo que podrías invertir en otras áreas clave del negocio.
• Necesitas gastar fondos adicionales para pagar el almacenamiento de las existencias y el mantenimiento de tus almacenes.
• Tienes riesgo de degradación del inventario, que puede ocasionar un problema grave, sobre todo en el caso de productos cíclicos o muy sensibles a los gustos de los consumidores.
• Tu inventario puede reducir su valor a medida que evolucionan las necesidades comerciales y disminuye el valor neto de tus productos.

En el lado opuesto, cuando tu empresa no cuenta con el inventario suficiente:

• No satisfaces la demanda, lo que puede ocasionar que los consumidores se vayan con la competencia.
• Se genera pérdida de confianza en tu negocio, ya que los compradores potenciales se sienten frustrados porque no pueden encontrar el producto que necesitan.
• La visibilidad del inventario se convierte en un desafío mayor, lo que aumenta la probabilidad de pérdidas debido a daños o robos.

Contar con un nivel óptimo de inventario:

• Permite cumplir a precisión con los pedidos, evitando altos volúmenes de devolución y pérdida de clientes, y garantizando que todos los pedidos se cumplan con exactitud.

• Mejora la planificación del inventario, lo que ayudará a mitigar problemas como el exceso y la falta de existencias.

• Reduce los costos generados un exceso de inventario que puede ser robado, dañado o, incluso, quedar obsoleto.

Aumenta la satisfacción del cliente, evitando los pedidos atrasados, desabastecimientos y entregas a destiempo.

¿Cuál es el nivel de inventario mínimo y máximo?

Hasta aquí, hemos mencionado los niveles de inventario tanto máximo como mínimo, que pueden resultar desfavorables para tu empresa, pero ¿a qué se refiere cada uno de estos conceptos?

Nivel de inventario mínimo 

Es la cantidad más baja de inventario que puede tener tu negocio para cada SKU (código de identificación de producto). Si tus existencias están debajo de este límite, significa que podrías agotar el inventario y no cumplir con la demanda de los clientes.

Nivel de inventario máximo

Este nivel de inventario se refiere a la cantidad máxima de existencias que puede tener disponible tu negocio para cada SKU (código de identificación de producto). Si tu inventario supera este límite, entonces estamos hablando de que tu empresa tiene un exceso de inventario, que la pone en riesgo de acumular gastos generales innecesarios.

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Cómo administrar correctamente los niveles de inventarios

La gestión del nivel de inventario es un aspecto crucial que, debido a la cambiante dinámica de los mercados, exige mayor agilidad y automatización.

En este sentido, la tecnología empresarial se ha convertido en un importante aliado de las empresas en crecimiento, al proporcionarles herramientas de software que no solo agilizan el proceso, sino que también conectan con otras aplicaciones y ayudan a tener una visibilidad del nivel de servicio en inventarios desde cualquier lugar y momento.

Un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) permite actualizar la cantidad de existencias en tiempo real. Al conseguir una gestión de inventario eficiente, podrás tener una visión general de la situación actual de tu stock en todo momento.

Sin embargo, necesitas considerar que no se trata solo de tener un software, sino de tener la mejor aplicación para las necesidades de tu negocio, documentar y seguir las mejores prácticas, así como fortalecer las habilidades de gestión de inventario del personal a cargo.

Nivel óptimo de inventario: factores principales a considerar 

Y bueno… si un nivel de inventario máximo o mínimo puede representar riesgos para el negocio, entonces ¿cuál es la opción ideal? Lo mejor es mantener lo que se conoce como el nivel óptimo de inventario, que se refiere a la cantidad exacta de existencias que necesitas tener en un momento dado, para satisfacer la demanda regular de tus productos.

Debido a que los niveles óptimos son diferentes para cada empresa, es importante que consideres estos factores:

• Los plazos de entrega de tus proveedores
• El inventario de seguridad con el que cuentas
• La previsión de la demanda que permite hacer predicciones más precisas

A través de un sistema ERP, las PyMEs pueden manejar los escenarios más complejos relacionados con su inventario. El software SAP Business One facilita tareas como el monitoreo de datos de inventario, la interpretación correcta de los datos, y la construcción y ejecución de una estrategia que permitirá al negocio mantener el nivel óptimo de inventario que necesita para ser más competitivo.

Julio Castro | Director General Corponet | SAP Business One México