8 consejos para mejorar la gestión de las cuentas por pagar

Para todas las empresas, especialmente para aquellas que se encuentran en pleno crecimiento, es muy importante poder mantener unas finanzas sanas, las cuales les permitan llevar la operación adecuadamente. Y para lograr mantener los números de la empresa en buen estado entran en juego diversos factores, uno de ellos es la correcta gestión de las cuentas por pagar.

Contar con una buena administración de las cuentas por pagar de la compañía hará posible que ésta pueda: Realizar los pagos de facturas en tiempo y forma, evitando así la generación de intereses innecesarios; mantener un adecuado flujo de efectivo y tener una buena relación con los diversos proveedores de la empresa. Incluso, está última puede ayudar a obtener mejores condiciones de pago, lo cual sin duda es de beneficio para la organización.

Por todo lo anterior, es muy relevante tener una buena gestión de cuentas por pagar, de manera que se generen impactos positivos tanto en las finanzas de la empresa, como en la operación de la compañía en general.

En Corponet estamos comprometidos a brindarte información y soluciones que ayuden a tu empresa a mantenerse en constante crecimiento para ser altamente competitiva. Por ello, en esta ocasión queremos compartirte algunas recomendaciones importantes para que puedas gestionar adecuadamente tus cuentas por pagar y mantengas una buena salud financiera en tu organización, además de una relación cordial con tus proveedores.

8 consejos para mejorar la gestión de las cuentas por pagar

A continuación te platicamos algunos consejos que pueden ser de utilidad para mejorar la administración de las cuentas por pagar de tu empresa:

1. Mantén un equilibrio entre tus ingresos y egresos

De entrada este punto pudiera sonar bastante obvio, sin embargo, es importante mantenerlo siempre presente y procurar que el nivel de los egresos no sea mayor que el de los ingresos que percibe el negocio. Esto para poder mantener las finanzas sanas y evitar que se acumulen demasiadas deudas a futuro a tal grado que el manejo de las cuentas por pagar se salga de las manos, sea imposible pagarlas y por lo tanto se presenten otras consecuencias graves como el cese de operaciones del negocio.

2. Elige a tus proveedores más allá del precio

Al momento de elegir a los proveedores con los que desea trabajar una empresa, la mayoría de ellas puede dejarse llevar por el factor precio. No obstante, es recomendable tomar muy en cuenta las diferentes condiciones de pago que ofrece cada uno, ya que contar con condiciones más flexibles puede ser de mayor utilidad que el contar con menores precios.

3. Aprovecha los plazos de pago que ofrecen los proveedores

Y organiza el pago de tus facturas en función de lo anterior, de manera que les puedas dar prioridad a aquellas que cuentan con un plazo más próximo a vencer.

4. Mantén una buena comunicación con tus proveedores

Es posible que en alguna ocasión tu empresa no pueda cumplir con el pago en tiempo de alguna factura. Para este tipo de casos se sugiere que avises anticipadamente al proveedor y expongas la situación, de tal forma que puedas que puedas negociar otra fecha de pago.

5. Busca negociar tus con proveedores la obtención de descuentos por pago anticipado

Pagar anticipadamente, cuando se tiene la posibilidad, no sólo contribuye a una buena relación con los proveedores, sino también te brinda la oportunidad de obtener descuentos por pronto pago, los cuales pueden impactar positivamente en el flujo de efectivo.

6. Revisa que tus proveedores cumplan sus compromisos

Es recomendable que confirmes que cada uno de tus proveedores se encuentre cumpliendo en tiempo y forma con los compromisos previamente pactados. Por ejemplo, que determinados productos sean entregados en la fecha establecida, en la cantidad solicitada y en buen estado, de lo contrario realizar la devolución o reclamo correspondiente.

7. Establece alertas o recordatorios de pago

Los cuales te ayuden a tener siempre presente las fechas en que debas realizar las transacciones correspondientes de las diversas facturas. Éstos no tienen que ser de manera física, sino que algunas herramientas tecnológicas te brindan la oportunidad de tenerlos de manera digital y automática.

8. Automatiza y estandariza el manejo de las cuentas por pagar

Es decir, lleva un control de las facturas de costos y gastos, esto bajo una forma estandarizada. Asimismo es recomendable administrar dichas facturas por centros de costos y proyectos para mayor facilidad.

Afortunadamente hoy en día para este punto puedes apoyarte con un software ERP, el cual además de ayudarte en lo anterior, puede ser muy útil para otras actividades importantes de la administración de cuentas por pagar, tales como el control de los gastos de viaje de tu equipo de trabajo, para el establecimiento de políticas de revisión y control de cuentas por pagar, para agilizar el proceso de autorizaciones de pago de facturas, entre otras más.

SAP Business One es un sistema ERP diseñado especialmente para empresas en crecimiento, el cual puede ayudar a que tu empresa logre gestionar de la mejor forma sus cuentas por pagar.  Esta solución puede apoyarte a reducir la carga administrativa y controlar los gastos de tu negocio apoyado en presupuestos.

¿Estás interesado en conocer más sobre cómo ayuda un sistema ERP en la gestión de proveedores? Te platicamos un poco qué beneficios puede tener tu empresa cuando hace una buena gestión de proveedores y de qué forma un software ERP puede ayudar a hacerlo posible.

Julio Castro | Director General CorpoNet